Benutzerkonto erstellen und Zugriff übergeben
Auslöser: Ein neuer Mitarbeiter oder ein Mitarbeiter eines Partners muss sich bei YSEND anmelden.
- Öffnen Sie „Zugriff und Verwaltung“; zunächst wird die Registerkarte „Benutzer“ angezeigt.
- Klicken Sie auf „Neuen Benutzer anlegen“, um das Erstellungsformular zu öffnen.
- Geben Sie „E-Mail“, „Vorname“ und „Nachname“ ein und wählen Sie anschließend die „Rolle“ aus. Bei einer Rolle innerhalb einer Partnerorganisation wählen Sie zusätzlich „Partnerorganisation“ aus.
- Wählen Sie die „Zugewiesene Lager“ aus, in denen die Person arbeitet, sofern die Rolle an ein Lager gebunden ist.
- Klicken Sie auf „Benutzer anlegen“. Die Meldung „Benutzer angelegt“ wird angezeigt und das Konto mit dem Status „Aktiv“ aufgeführt; die Einladungs-E-Mail wird automatisch gesendet.
- Falls ein Banner meldet, dass die Einladung nicht zugestellt werden konnte, öffnen Sie das Konto, klicken Sie auf „Zurücksetzungslink erhalten“ und geben Sie den Grund ein. Kopieren Sie den Link aus „Einmaliger Zurücksetzungslink“ über „Link kopieren“, übermitteln Sie ihn der Person über einen vertrauenswürdigen Kanal und klicken Sie auf „Fertig“.
- Öffnen Sie im Konto die Registerkarte „Zugriffsprotokoll“: Die Erstellung ist unter „Zugriffsereignisse des Kontos“ protokolliert.
Ergebnis: Das Konto verfügt über die passende Rolle, Organisation und Lager, und die Person kann ein Passwort festlegen und sich anmelden.
Weiter mit: Der neue Benutzer meldet sich an; die zuständige Führungskraft, zum Beispiel Warehouse Manager oder Partner Administrator, weist der Person die täglichen Aufgaben zu.
Mit einem Berechtigungssatz zusätzliche Funktionen gewähren
Auslöser: Ein Benutzer benötigt Funktionen, die seine Rolle standardmäßig nicht bietet, oder einen zeitlich begrenzten Notfallzugriff.
- Öffnen Sie in „Zugriff und Verwaltung“ die Registerkarte „Zugriffssteuerung“.
- Prüfen Sie auf der Registerkarte „Berechtigungssätze“, ob ein passender Satz vorhanden ist. Falls nicht, klicken Sie auf „Berechtigungssatz erstellen“, geben Sie einen Namen und eine Beschreibung ein, wählen Sie die „Fähigkeiten“ aus und klicken Sie auf „Set erstellen“.
- Wechseln Sie zur Registerkarte „Zuweisungen“. Wählen Sie unter „Berechtigungssatz gewähren oder entziehen“ den „Benutzer“ und den „Berechtigungssatz“ aus und klicken Sie dann auf „Gewähren“. Die Meldung „Berechtigungssatz erteilt“ bestätigt die Änderung.
- Verwenden Sie auf derselben Registerkarte „Autorisierungsrichtlinie prüfen“, um den ausgewählten Benutzer anhand einer Autorisierungsrichtlinie zu prüfen und das Ergebnis zu bestätigen.
- Verwenden Sie „Break-Glass-Notfallzugriff“ ausschließlich bei einem Vorfall: Wählen Sie den Benutzer und den Berechtigungssatz aus, tragen Sie die „Begründung“ ein, legen Sie eine Dauer zwischen 1 und 480 Minuten fest und klicken Sie auf „Break-Glass-Zugriff gewähren“. Die Berechtigung läuft automatisch ab.
- Klicken Sie unter „Break-Glass-Berechtigungen“ auf „Widerrufen“, um eine Notfallberechtigung sofort zu beenden, oder auf „Prüfen“, um eine abgelaufene oder widerrufene Berechtigung abzuschließen.
Ergebnis: Der Benutzer erhält genau die benötigten Funktionen. Jede Gewährung, jeder Widerruf und jede Notfallerweiterung wird protokolliert.
Weiter mit: Der Benutzer meldet sich erneut an, um die neuen Funktionen zu nutzen; die Änderung bleibt zur späteren Prüfung in „Audit-Trail“ sichtbar.
Domains und Module für einen Kontobereich aktivieren
Auslöser: Ein neues Kunden- oder Partnerkonto wird eingerichtet oder ein Konto benötigt eine zusätzliche Domain oder ein weiteres Modul.
- Öffnen Sie in „Zugriff und Verwaltung“ die Registerkarte „Kontobereiche“ und suchen Sie nach dem Kontobereich.
- Wählen Sie unter „Konto-Berechtigung anlegen/aktualisieren“ den „Kontobereich“ aus und wählen Sie die hinzuzufügenden „Aktivierte Domänen“ aus.
- Klicken Sie auf „Speichern“. Die Meldung „Kontobezogene Berechtigung gespeichert“ wird angezeigt; die ausgewählten Domains werden hinzugefügt, bereits aktivierte Domains bleiben aktiviert.
- Öffnen Sie die Registerkarte „Modulzugriff“, wählen Sie die betreffende Partnerorganisation und Rolle aus und schalten Sie die für sie sichtbaren Module und Funktionen ein oder aus.
- Klicken Sie auf „Änderungen speichern“; eine Bestätigung zeigt an, dass Sichtbarkeit und Funktionen für diese Rolle aktualisiert wurden.
- Öffnen Sie auf der Registerkarte „Zugriffssteuerung“ die Option „Rollen-Zugriffsdiagnose“, um schreibgeschützt zu prüfen, welche Navigationsbereiche und Funktionen die Rolle nun sieht.
Ergebnis: Der Kontobereich umfasst die berechtigten Domains, und jede Rolle sieht nur die für sie aktivierten Module.
Weiter mit: Der Partner Administrator oder Client Administrator dieses Kontos erstellt eigene Benutzer und beginnt mit der Arbeit in den aktivierten Modulen.
Ein Konto außer Betrieb nehmen oder absichern
Auslöser: Eine Person verlässt das Unternehmen, wechselt die Stelle, verliert ein Gerät oder es wird ungewöhnliche Anmeldeaktivität gemeldet.
- Suchen Sie auf der Registerkarte „Benutzer“ nach Name oder E-Mail-Adresse und öffnen Sie das Konto.
- Klicken Sie zum Entziehen des Zugriffs auf „Deaktivieren“, bestätigen Sie den Vorgang und geben Sie den Auditgrund ein (8 bis 500 Zeichen). Die Meldung „Benutzerstatus aktualisiert“ wird angezeigt, der Status wechselt zu „Inaktiv“ und die Person wird auf allen Geräten abgemeldet.
- Falls das Konto aktiv bleiben muss, öffnen Sie die Registerkarte „Sicherheit“ und klicken Sie mit Angabe eines Grundes auf „Alle Sitzungen erzwungen abmelden“, um alle offenen Sitzungen zu beenden.
- Falls die Person ihr Authentifizierungsgerät verloren hat, klicken Sie auf derselben Registerkarte auf „2FA erzwungen deaktivieren“; bei der nächsten Anmeldung muss sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung erneut einrichten.
- Öffnen Sie die Registerkarte „Sitzungen“, um zu prüfen, ob noch eine unerwartete Sitzung aktiv ist, und klicken Sie bei jeder verbleibenden Sitzung auf „Widerrufen“.
- Öffnen Sie die Registerkarte „Zugriffsprotokoll“, um den Eintrag der Aktion zu bestätigen. Verwenden Sie anschließend bei Bedarf „Audit-Protokoll öffnen“ unter „Arbeitsbereich Übersicht“, um den umfassenderen Verlauf in „Audit & Datenintegrität“ aufzurufen.
Ergebnis: Das Konto ist „Inaktiv“ oder seine Sitzungen sind beendet; der Grund ist Ihrem Administratorkonto zugeordnet protokolliert.
Weiter mit: Kehrt die Person zurück, klicken Sie im selben Konto auf „Reaktivieren“; die Führungskraft weist ihr die unterbrochenen Aufgaben erneut zu.