Utworzenie konta użytkownika i przekazanie dostępu
Początek: Nowy pracownik lub pracownik partnera musi zalogować się do YSEND.
- Proszę otworzyć „Dostęp i administracja“; jako pierwsza wyświetla się karta „Użytkownicy“.
- Proszę kliknąć „Utwórz użytkownika“, aby otworzyć formularz tworzenia.
- Proszę wprowadzić „E-mail“, „Imię“ i „Nazwisko“, a następnie wybrać „Rola“. W przypadku roli działającej w ramach organizacji partnerskiej należy również wybrać „Organizacja partnerska“.
- Jeśli rola jest przypisana do magazynu, proszę zaznaczyć „Przypisane magazyny“, w których pracuje dana osoba.
- Proszę kliknąć „Utwórz użytkownika“. Pojawi się komunikat „Utworzono użytkownika“, a konto zostanie wyświetlone ze statusem „Aktywny“; wiadomość e-mail z zaproszeniem zostanie wysłana automatycznie.
- Jeśli baner informuje, że nie udało się dostarczyć zaproszenia, proszę otworzyć konto, kliknąć „Pobierz link resetujący“ i podać powód. Następnie proszę skopiować łącze z okna „Jednorazowy link resetujący“ za pomocą „Kopiuj link“, przekazać je tej osobie zaufanym kanałem i kliknąć „Gotowe“.
- Proszę otworzyć kartę „Dziennik dostępu“ konta: utworzenie jest zapisane w sekcji „Zdarzenia dostępu konta“.
Wynik: Konto ma odpowiednią rolę, organizację i magazyny, a dana osoba może ustawić hasło i się zalogować.
Następny krok: Nowy użytkownik loguje się, a jego przełożony, na przykład Warehouse Manager lub Partner Administrator, przydziela mu codzienne zadania.
Przyznanie dodatkowych możliwości za pomocą zestawu uprawnień
Początek: Użytkownik potrzebuje możliwości, których jego rola domyślnie nie zapewnia, albo ograniczonego czasowo dostępu awaryjnego.
- Proszę otworzyć kartę „Kontrola dostępu“ w obszarze „Dostęp i administracja“.
- Na karcie „Zestawy uprawnień“ proszę sprawdzić, czy istnieje odpowiedni zestaw. Jeśli go nie ma, należy kliknąć „Utwórz zestaw uprawnień“, podać nazwę i opis, wybrać „Możliwości“, a następnie kliknąć „Utwórz zestaw“.
- Proszę przejść do karty „Przydziały“. W sekcji „Przyznaj lub odbierz zestaw uprawnień“ należy wybrać „Użytkownik“ i „Zestaw uprawnień“, a następnie kliknąć „Przyznaj“. Komunikat „Zestaw uprawnień przyznany“ potwierdza zmianę.
- Na tej samej karcie proszę użyć opcji „Sprawdź politykę autoryzacji“, aby ocenić wybranego użytkownika według zasad autoryzacji i potwierdzić wynik.
- Opcji „Awaryjny dostęp break-glass“ należy używać tylko w razie incydentu: proszę wybrać użytkownika i zestaw uprawnień, podać „Uzasadnienie“, ustawić czas od 1 do 480 minut i kliknąć „Przyznaj dostęp awaryjny (break-glass)“. Przyznane uprawnienie wygaśnie automatycznie.
- W sekcji „Uprawnienia break-glass“ proszę kliknąć „Odwołaj“, aby natychmiast zakończyć dostęp awaryjny, albo „Przejrzyj“, aby zamknąć dostęp, który wygasł lub został cofnięty.
Wynik: Użytkownik ma dokładnie te możliwości, których potrzebuje, a każde przyznanie, cofnięcie i awaryjne rozszerzenie uprawnień jest rejestrowane.
Następny krok: Użytkownik loguje się ponownie, aby korzystać z nowych możliwości; zmiana pozostaje widoczna w „Ślad audytowy“ do późniejszego przeglądu.
Włączenie domen i modułów dla zakresu konta
Początek: Konfigurowane jest nowe konto klienta lub partnera albo konto wymaga dodatkowej domeny lub modułu.
- Proszę otworzyć kartę „Zakresy kont“ w obszarze „Dostęp i administracja“ i wyszukać zakres konta.
- W sekcji „Utwórz/zaktualizuj uprawnienie na poziomie konta“ proszę wybrać „Zakres konta“ i zaznaczyć „Włączone domeny“, które mają zostać dodane.
- Proszę kliknąć „Zapisz“. Pojawi się komunikat „Uprawnienie na poziomie konta zapisane“; wybrane domeny zostaną dodane, a domeny już włączone pozostaną aktywne.
- Proszę otworzyć kartę „Dostęp do modułów“, wybrać odpowiednią organizację partnerską i rolę, a następnie włączyć lub wyłączyć widoczność właściwych dla nich modułów i funkcji.
- Proszę kliknąć „Zapisz zmiany“; komunikat potwierdzi aktualizację widoczności i funkcji dla tej roli.
- Na karcie „Kontrola dostępu“ proszę otworzyć „Diagnostyka uprawnień ról“, aby w trybie tylko do odczytu sprawdzić, które obszary nawigacji i funkcje są teraz widoczne dla tej roli.
Wynik: Zakres konta obejmuje przysługujące mu domeny, a każda rola widzi tylko włączone dla niej moduły.
Następny krok: Partner Administrator lub Client Administrator tego konta tworzy własnych użytkowników i rozpoczyna pracę w włączonych modułach.
Dezaktywacja lub zabezpieczenie konta
Początek: Osoba odchodzi z firmy, zmienia stanowisko, traci urządzenie albo zgłoszono nietypową aktywność logowania.
- Na karcie „Użytkownicy“ proszę wyszukać konto po nazwisku lub adresie e-mail i je otworzyć.
- Aby odebrać dostęp, proszę kliknąć „Dezaktywuj“, potwierdzić i podać powód audytu (od 8 do 500 znaków). Pojawi się komunikat „Zaktualizowano status użytkownika“, status zmieni się na „Nieaktywny“, a użytkownik zostanie wylogowany ze wszystkich urządzeń.
- Jeśli konto ma pozostać aktywne, proszę otworzyć kartę „Bezpieczeństwo“ i kliknąć „Wymuś wylogowanie ze wszystkich sesji“, podając powód, aby zakończyć wszystkie otwarte sesje.
- Jeśli dana osoba utraciła urządzenie uwierzytelniające, proszę kliknąć „Wymuś wyłączenie 2FA“ na tej samej karcie; przy następnym logowaniu będzie musiała ponownie skonfigurować uwierzytelnianie dwuskładnikowe.
- Proszę otworzyć kartę „Sesje“, aby sprawdzić, czy nie pozostała aktywna nieoczekiwana sesja, i kliknąć „Unieważnij“ przy każdej nadal aktywnej sesji.
- Proszę otworzyć kartę „Dziennik dostępu“, aby potwierdzić zapisanie działania, a następnie w razie potrzeby użyć „Otwórz dziennik audytu“ w sekcji „Podsumowanie obszaru roboczego“, aby wyświetlić pełniejszą historię na stronie „Audyt i integralność danych“.
Wynik: Konto ma status „Nieaktywny“ albo jego sesje zostały zamknięte, a powód zapisano przy koncie administratora.
Następny krok: Jeśli dana osoba wróci, proszę kliknąć „Aktywuj ponownie“ na tym samym koncie; jej przełożony ponownie przydzieli przerwane zadania.