יצירת חשבון משתמש והעברת גישה
מתחיל כאשר: עובד חדש או חבר צוות של שותף צריך להיכנס ל-YSEND.
- יש לפתוח את "גישה וניהול"; תחילה תוצג הכרטיסייה "משתמשים".
- יש ללחוץ על "יצירת משתמש חדש" כדי לפתוח את טופס היצירה.
- יש להזין את "דוא״ל", "שם פרטי" ו-"שם משפחה", ולאחר מכן לבחור את "תפקיד". לתפקיד הפועל בתוך ארגון שותף יש לבחור גם את "ארגון שותף".
- אם התפקיד משויך למחסן, יש לבחור את "מחסנים משויכים" שבהם האדם עובד.
- יש ללחוץ על "יצירת משתמש". ההודעה "המשתמש נוצר" תופיע והחשבון יוצג עם הסטטוס "פעיל"; הודעת ההזמנה תישלח אוטומטית בדוא״ל.
- אם מופיעה הודעה שההזמנה לא נמסרה, יש לפתוח את החשבון, ללחוץ על "קבלת קישור לאיפוס" ולהזין את הסיבה. יש להעתיק את הקישור מתוך "קישור חד־פעמי לאיפוס סיסמה" באמצעות "העתקת קישור", להעביר אותו לאדם בערוץ מהימן וללחוץ על "בוצע".
- יש לפתוח בחשבון את הכרטיסייה "יומן גישה": היצירה מתועדת תחת "אירועי גישה לחשבון".
תוצאה: החשבון כולל את התפקיד, הארגון והמחסנים המתאימים, והאדם יכול להגדיר סיסמה ולהיכנס.
השלב הבא: המשתמש החדש נכנס; המנהל שלו, למשל Warehouse Manager או Partner Administrator, מקצה לו את העבודה היומיומית.
הענקת יכולות נוספות באמצעות קבוצת הרשאות
מתחיל כאשר: משתמש זקוק ליכולות שאינן ניתנות כברירת מחדל במסגרת תפקידו, או לגישת חירום מוגבלת בזמן.
- יש לפתוח את הכרטיסייה "בקרת גישה" בתוך "גישה וניהול".
- בכרטיסייה "קבוצות הרשאות", יש לבדוק אם קיימת קבוצה מתאימה. אם לא, יש ללחוץ על "יצירת קבוצת הרשאות", להזין שם ותיאור, לבחור את "יכולות" וללחוץ על "יצירת קבוצה".
- יש לעבור לכרטיסייה "שיוכים". תחת "הענקה או ביטול של קבוצת הרשאות", יש לבחור את "משתמש" ואת "קבוצת הרשאות", ולאחר מכן ללחוץ על "הקצאה". ההודעה "קבוצת ההרשאות הוענקה" מאשרת את השינוי.
- יש להשתמש ב-"בדיקת מדיניות הרשאות" באותה כרטיסייה כדי להעריך את המשתמש שנבחר מול מדיניות הרשאות ולאשר את התוצאה.
- יש להשתמש ב-"גישת חירום" רק במקרה של אירוע: יש לבחור משתמש וקבוצת הרשאות, למלא את "הצדקה", להגדיר משך של 1 עד 480 דקות וללחוץ על "הענקת גישת חירום". ההרשאה תפקע אוטומטית.
- ב-"הרשאות גישת חירום", יש ללחוץ על "ביטול הרשאה" כדי לסיים מיד הרשאת חירום, או על "בדיקה" כדי לסגור הרשאה שפגה או בוטלה.
תוצאה: למשתמש יש בדיוק את היכולות הדרושות לו, וכל הענקה, ביטול והרחבת הרשאות לשעת חירום מתועדים.
השלב הבא: המשתמש נכנס שוב כדי להשתמש ביכולות החדשות; השינוי יישאר גלוי ב-"היסטוריית שינויים" לצורך עיון בהמשך.
הפעלת דומיינים ומודולים עבור תחום חשבון
מתחיל כאשר: מוגדר חשבון חדש של לקוח או שותף, או שחשבון זקוק לדומיין או למודול נוסף.
- יש לפתוח את הכרטיסייה "תחומי חשבונות" בתוך "גישה וניהול" ולחפש את תחום החשבון.
- ב-"יצירה או עדכון של זכאות בהיקף החשבון", יש לבחור את "היקף חשבון" ולבחור את "תחומים מופעלים" להוספה.
- יש ללחוץ על "שמירה". ההודעה "זכאות בהיקף החשבון נשמרה" תופיע; הדומיינים שנבחרו יתווספו ודומיינים שכבר הופעלו יישארו פעילים.
- יש לפתוח את הכרטיסייה "גישה למודולים", לבחור את ארגון השותף ואת התפקיד הנוגעים בדבר, ולהפעיל או להשבית את המודולים והתכונות שהם אמורים לראות.
- יש ללחוץ על "שמירת שינויים"; הודעת אישור תציג שהחשיפה והתכונות עודכנו עבור התפקיד.
- בכרטיסייה "בקרת גישה", יש לפתוח את "אבחון הרשאות תפקיד" כדי לבדוק במצב לקריאה בלבד אילו אזורי ניווט ותכונות התפקיד רואה כעת.
תוצאה: תחום החשבון כולל את הדומיינים שהוא זכאי להם, וכל תפקיד רואה רק את המודולים שהופעלו עבורו.
השלב הבא: Partner Administrator או Client Administrator של החשבון יוצר משתמשים משלו ומתחיל לעבוד במודולים שהופעלו.
השבתת חשבון או אבטחתו
מתחיל כאשר: אדם עוזב את החברה, מחליף תפקיד, מאבד מכשיר או שמדווחת פעילות כניסה חריגה.
- בכרטיסייה "משתמשים", יש לחפש לפי שם או כתובת דוא״ל ולפתוח את החשבון.
- כדי להסיר גישה, יש ללחוץ על "השבתה", לאשר ולהזין את סיבת הביקורת (8 עד 500 תווים). ההודעה "סטטוס המשתמש עודכן" תופיע, הסטטוס ישתנה ל-"לא פעיל" והאדם ינותק מכל המכשירים.
- אם החשבון צריך להישאר פעיל, יש לפתוח את הכרטיסייה "אבטחה" וללחוץ על "כפיית יציאה מכל ההפעלות" עם סיבה כדי לסיים את כל ההפעלות הפתוחות.
- אם האדם איבד את מכשיר האימות שלו, יש ללחוץ על "השבתה כפויה של 2FA" באותה כרטיסייה; בכניסה הבאה יהיה עליו להגדיר מחדש אימות דו-שלבי.
- יש לפתוח את הכרטיסייה "הפעלות" כדי לבדוק שלא נותרה הפעלה פעילה בלתי צפויה, וללחוץ על "ביטול הרשאה" בכל הפעלה שנותרה.
- יש לפתוח את הכרטיסייה "יומן גישה" כדי לוודא שהפעולה תועדה, ולאחר מכן להשתמש ב-"פתיחת יומן הביקורת" מתוך "סיכום סביבת העבודה" אם דרושה ההיסטוריה המלאה יותר ב-"ביקורת ושלמות הנתונים".
תוצאה: החשבון נמצא במצב "לא פעיל" או שההפעלות שלו נסגרו, והסיבה מתועדת בחשבון המנהל שלך.
השלב הבא: אם האדם חוזר, יש ללחוץ על "הפעלה מחדש" באותו חשבון; המנהל שלו יקצה מחדש את העבודה שנקטעה.