Crear una cuenta de usuario y conceder acceso
Empieza cuando: Un nuevo empleado o miembro del personal de un socio necesita iniciar sesión en YSEND.
- Abra “Acceso y administración”; primero se muestra la pestaña “Usuarios”.
- Haga clic en “Crear un usuario” para abrir el formulario de creación.
- Introduzca “Correo electrónico”, “Nombre” y “Apellidos” y, a continuación, elija el “Rol”. Si se trata de un rol dentro de una organización asociada, elija también “Organización asociada”.
- Marque los “Almacenes asignados” en los que trabaja la persona, si el rol está vinculado a un almacén.
- Haga clic en “Crear usuario”. Aparece el mensaje “Usuario creado” y la cuenta se muestra con el estado “Activo”; la invitación se envía automáticamente por correo electrónico.
- Si un aviso indica que no se pudo entregar la invitación, abra la cuenta, haga clic en “Obtener enlace de restablecimiento” e introduzca el motivo. Copie el enlace de “Enlace de restablecimiento de un solo uso” mediante “Copiar enlace”, envíeselo a la persona por un canal de confianza y haga clic en “Hecho”.
- Abra la pestaña “Registro de accesos” de la cuenta: la creación queda registrada en “Eventos de acceso de la cuenta”.
Resultado: La cuenta tiene el rol, la organización y los almacenes adecuados, y la persona puede establecer una contraseña e iniciar sesión.
Siguiente paso: El nuevo usuario inicia sesión; su responsable, por ejemplo Warehouse Manager o Partner Administrator, le asigna el trabajo diario.
Conceder capacidades adicionales con un conjunto de permisos
Empieza cuando: Un usuario necesita capacidades que su rol no incluye de forma predeterminada, o acceso de emergencia por tiempo limitado.
- Abra la pestaña “Control de acceso” dentro de “Acceso y administración”.
- En la pestaña “Conjuntos de permisos”, compruebe si existe un conjunto adecuado. Si no existe, haga clic en “Crear conjunto de permisos”, introduzca un nombre y una descripción, seleccione las “Capacidades” y haga clic en “Crear conjunto”.
- Vaya a la pestaña “Asignaciones”. En “Conceder o revocar un conjunto de permisos”, elija el “Usuario” y el “Conjunto de permisos” y, a continuación, haga clic en “Conceder”. El mensaje “Conjunto de permisos concedido” confirma el cambio.
- Utilice “Verificar política de autorización” en la misma pestaña para evaluar al usuario seleccionado según una política de autorización y confirmar el resultado.
- Utilice “Acceso de emergencia break-glass” únicamente en caso de incidente: elija el usuario y el conjunto de permisos, indique la “Justificación”, establezca una duración de entre 1 y 480 minutos y haga clic en “Conceder acceso de emergencia (break-glass)”. La concesión caduca automáticamente.
- En “Concesiones break-glass”, haga clic en “Revocar” para finalizar de inmediato una concesión de emergencia o en “Revisar” para cerrar una concesión caducada o revocada.
Resultado: El usuario dispone exactamente de las capacidades que necesita, y cada concesión, revocación y elevación de emergencia queda registrada.
Siguiente paso: El usuario vuelve a iniciar sesión para utilizar las nuevas capacidades; el cambio permanece visible en “Registro de auditoría” para futuras consultas.
Habilitar dominios y módulos para un ámbito de cuenta
Empieza cuando: Se configura una nueva cuenta de cliente o socio, o una cuenta necesita un dominio o módulo adicional.
- Abra la pestaña “Ámbitos de cuenta” en “Acceso y administración” y busque el ámbito de la cuenta.
- En “Crear/actualizar derecho a nivel de cuenta”, elija “Ámbito de la cuenta” y seleccione los “Dominios habilitados” que desea añadir.
- Haga clic en “Guardar”. Aparece el mensaje “Derecho a nivel de cuenta guardado”; se añaden los dominios seleccionados y los que ya estaban habilitados siguen habilitados.
- Abra la pestaña “Acceso a módulos”, elija la organización asociada y el rol correspondientes, y active o desactive los módulos y funciones que deben estar disponibles para ellos.
- Haga clic en “Guardar cambios”; un mensaje de confirmación indica que se han actualizado la visibilidad y las funciones de ese rol.
- En la pestaña “Control de acceso”, abra “Diagnóstico de acceso por rol” para consultar, en modo de solo lectura, las áreas de navegación y las funciones que ahora ve el rol.
Resultado: El ámbito de la cuenta dispone de los dominios a los que tiene derecho y cada rol solo ve los módulos habilitados para él.
Siguiente paso: El Partner Administrator o Client Administrator de esa cuenta crea sus propios usuarios y empieza a trabajar en los módulos habilitados.
Dar de baja o proteger una cuenta
Empieza cuando: Una persona deja la empresa, cambia de puesto, pierde un dispositivo o se informa de una actividad de inicio de sesión inusual.
- En la pestaña “Usuarios”, busque por nombre o correo electrónico y abra la cuenta.
- Para retirar el acceso, haga clic en “Desactivar”, confirme e introduzca el motivo de auditoría (8 a 500 caracteres). Aparece el mensaje “Estado del usuario actualizado”, el estado cambia a “Inactivo” y se cierra la sesión de la persona en todos sus dispositivos.
- Si la cuenta debe permanecer activa, abra la pestaña “Seguridad” y haga clic en “Forzar cierre de todas las sesiones” indicando un motivo para finalizar todas las sesiones abiertas.
- Si la persona ha perdido su dispositivo de autenticación, haga clic en “Forzar desactivación de la 2FA” en la misma pestaña; deberá volver a configurar la autenticación en dos pasos la próxima vez que inicie sesión.
- Abra la pestaña “Sesiones” para comprobar que no siga activa ninguna sesión inesperada y haga clic en “Revocar” en las sesiones que queden.
- Abra la pestaña “Registro de accesos” para confirmar que la acción está registrada y, si necesita consultar el historial completo en “Auditoría e integridad de datos”, utilice “Abrir registro de auditoría” desde “Resumen del espacio de trabajo”.
Resultado: La cuenta está “Inactivo” o sus sesiones están cerradas, y el motivo queda registrado en su cuenta de administrador.
Siguiente paso: Si la persona regresa, haga clic en “Reactivar” en la misma cuenta; su responsable le reasignará el trabajo interrumpido.