Criar uma conta de utilizador e conceder acesso
Começa quando: Um novo colaborador ou membro da equipa de um parceiro precisa de iniciar sessão no YSEND.
- Abra “Acesso e administração”; o separador “Utilizadores” é apresentado primeiro.
- Clique em “Criar um utilizador” para abrir o formulário de criação.
- Introduza “E-mail”, “Nome próprio” e “Apelido” e, em seguida, escolha a “Papel”. Para uma função exercida numa organização parceira, escolha também “Organização parceira”.
- Selecione os “Armazéns atribuídos” onde a pessoa trabalha, se a função estiver associada a um armazém.
- Clique em “Criar utilizador”. É apresentada a mensagem “Utilizador criado” e a conta surge com o estado “Ativo”; o e-mail de convite é enviado automaticamente.
- Se uma faixa indicar que não foi possível entregar o convite, abra a conta, clique em “Obter ligação de reposição” e indique o motivo. Copie a ligação de “Ligação de reposição de utilização única” através de “Copiar ligação”, envie-a à pessoa por um canal de confiança e clique em “Concluído”.
- Abra o separador “Registo de acessos” da conta: a criação fica registada em “Eventos de acesso da conta”.
Resultado: A conta tem a função, a organização e os armazéns adequados, e a pessoa pode definir uma palavra-passe e iniciar sessão.
Passo seguinte: O novo utilizador inicia sessão; o respetivo responsável, por exemplo Warehouse Manager ou Partner Administrator, atribui-lhe o trabalho diário.
Conceder capacidades adicionais através de um conjunto de permissões
Começa quando: Um utilizador precisa de capacidades não incluídas por predefinição na sua função ou de acesso de emergência por tempo limitado.
- Abra o separador “Controlo de acessos” em “Acesso e administração”.
- No separador “Conjuntos de permissões”, verifique se existe um conjunto adequado. Caso contrário, clique em “Criar conjunto de permissões”, introduza um nome e uma descrição, selecione as “Capacidades” e clique em “Criar conjunto”.
- Aceda ao separador “Atribuições”. Em “Conceder ou revogar um conjunto de permissões”, escolha o “Utilizador” e o “Conjunto de permissões” e, em seguida, clique em “Conceder”. A mensagem “Conjunto de permissões concedido” confirma a alteração.
- Utilize “Verificar política de autorização” no mesmo separador para avaliar o utilizador selecionado segundo uma política de autorização e confirmar o resultado.
- Utilize “Acesso de emergência break-glass” apenas em caso de incidente: escolha o utilizador e o conjunto de permissões, preencha a “Justificativa”, defina uma duração entre 1 e 480 minutos e clique em “Conceder acesso break-glass”. A concessão expira automaticamente.
- Em “Concessões break-glass”, clique em “Revogar” para terminar imediatamente uma concessão de emergência ou em “Rever” para encerrar uma concessão expirada ou revogada.
Resultado: O utilizador dispõe exatamente das capacidades necessárias, e cada concessão, revogação e elevação de emergência fica registada.
Passo seguinte: O utilizador inicia sessão novamente para utilizar as novas capacidades; a alteração permanece visível em “Trilho de auditoria” para consulta posterior.
Ativar domínios e módulos para um âmbito de conta
Começa quando: É configurada uma nova conta de cliente ou parceiro, ou uma conta precisa de um domínio ou módulo adicional.
- Abra o separador “Âmbitos da conta” em “Acesso e administração” e procure o âmbito da conta.
- Em “Criar/atualizar direito ao nível da conta”, escolha o “Âmbito da conta” e selecione os “Domínios ativados” a adicionar.
- Clique em “Guardar”. É apresentada a mensagem “Direito de conta salvo”; os domínios selecionados são adicionados e os que já estavam ativados permanecem ativados.
- Abra o separador “Acesso a módulos”, escolha a organização parceira e a função em causa e ative ou desative os módulos e funcionalidades que devem estar visíveis.
- Clique em “Guardar alterações”; uma confirmação indica que a visibilidade e as funcionalidades foram atualizadas para essa função.
- No separador “Controlo de acessos”, abra “Diagnóstico de acesso por função” para consultar, em modo só de leitura, as áreas de navegação e as funcionalidades que a função vê agora.
Resultado: O âmbito da conta inclui os domínios a que tem direito, e cada função vê apenas os módulos que foram ativados para si.
Passo seguinte: O Partner Administrator ou Client Administrator dessa conta cria os respetivos utilizadores e começa a trabalhar nos módulos ativados.
Desativar ou proteger uma conta
Começa quando: Uma pessoa sai da empresa, muda de função, perde um dispositivo ou é comunicada uma atividade de início de sessão invulgar.
- No separador “Utilizadores”, pesquise pelo nome ou endereço de e-mail e abra a conta.
- Para remover o acesso, clique em “Desativar”, confirme e indique o motivo de auditoria (8 a 500 carateres). É apresentada a mensagem “Estado do utilizador atualizado”, o estado passa a “Inativo” e a pessoa termina a sessão em todos os dispositivos.
- Se a conta tiver de permanecer ativa, abra o separador “Segurança” e clique em “Forçar fim de todas as sessões”, indicando um motivo, para terminar todas as sessões abertas.
- Se a pessoa tiver perdido o dispositivo de autenticação, clique em “Forçar desativação da 2FA” no mesmo separador; terá de configurar novamente a autenticação de dois fatores no próximo início de sessão.
- Abra o separador “Sessões” para confirmar que não permanece ativa nenhuma sessão inesperada e clique em “Revogar” em cada sessão restante.
- Abra o separador “Registo de acessos” para confirmar que a ação foi registada e, se precisar do histórico mais abrangente em “Auditoria e integridade dos dados”, utilize “Abrir registo de auditoria” a partir de “Resumo da área de trabalho”.
Resultado: A conta está “Inativo” ou as respetivas sessões foram terminadas, e o motivo fica registado na sua conta de administrador.
Passo seguinte: Se a pessoa regressar, clique em “Reativar” na mesma conta; o respetivo responsável volta a atribuir-lhe o trabalho interrompido.