Créer un compte utilisateur et lui donner accès
Point de départ: Un nouvel employé ou un membre du personnel d’un partenaire doit se connecter à YSEND.
- Ouvrez «Accès et administration» ; l’onglet «Utilisateurs» s’affiche en premier.
- Cliquez sur «Créer un utilisateur» pour ouvrir le formulaire de création.
- Saisissez «E-mail», «Prénom» et «Nom», puis choisissez le «Rôle». Pour un rôle exercé au sein d’une organisation partenaire, choisissez également «Organisation partenaire».
- Cochez les «Entrepôts affectés» où la personne travaille, si son rôle est lié à un entrepôt.
- Cliquez sur «Créer l'utilisateur». Le message «Utilisateur créé» s’affiche et le compte est répertorié avec le statut «Actif» ; l’e-mail d’invitation est envoyé automatiquement.
- Si une bannière indique que l’invitation n’a pas pu être remise, ouvrez le compte, cliquez sur «Obtenir un lien de réinitialisation» et indiquez le motif. Copiez le lien depuis «Lien de réinitialisation à usage unique» à l’aide de «Copier le lien», transmettez-le à la personne par un canal fiable, puis cliquez sur «Terminé».
- Ouvrez l’onglet «Journal d'accès» du compte : sa création est consignée sous «Événements d'accès du compte».
Résultat: Le compte est créé avec le rôle, l’organisation et les entrepôts appropriés, et la personne peut définir un mot de passe et se connecter.
Étape suivante: Le nouvel utilisateur se connecte ; son responsable, par exemple Warehouse Manager ou Partner Administrator, lui attribue son travail quotidien.
Accorder des capacités supplémentaires avec un ensemble d’autorisations
Point de départ: Un utilisateur a besoin de capacités que son rôle ne lui confère pas par défaut, ou d’un accès d’urgence limité dans le temps.
- Ouvrez l’onglet «Contrôle d'accès» dans «Accès et administration».
- Dans l’onglet «Jeux de permissions», vérifiez si un ensemble adapté existe. Sinon, cliquez sur «Créer un jeu de permissions», saisissez un nom et une description, sélectionnez les «Capacités», puis cliquez sur «Créer le jeu».
- Accédez à l’onglet «Affectations». Sous «Accorder ou révoquer un ensemble de permissions», choisissez l’«Utilisateur» et le «Jeu de permissions», puis cliquez sur «Accorder». Le message «Ensemble d'autorisations accordé» confirme la modification.
- Utilisez «Vérifier la politique d'autorisation» dans le même onglet pour évaluer l’utilisateur sélectionné au regard d’une règle d’autorisation et confirmer le résultat.
- Uniquement en cas d’incident, utilisez «Accès d'urgence bris de glace» : choisissez l’utilisateur et l’ensemble d’autorisations, renseignez la «Justification», définissez une durée comprise entre 1 et 480 minutes, puis cliquez sur «Accorder l'accès bris de glace». L’autorisation expire automatiquement.
- Dans «Octrois bris de glace», cliquez sur «Révoquer» pour mettre immédiatement fin à une autorisation d’urgence, ou sur «Examiner» pour clôturer une autorisation arrivée à expiration ou révoquée.
Résultat: L’utilisateur dispose exactement des capacités nécessaires, et chaque attribution, révocation et élévation d’urgence est consignée.
Étape suivante: L’utilisateur se reconnecte pour profiter des nouvelles capacités ; la modification reste visible dans «Piste d'audit» pour consultation ultérieure.
Activer des domaines et des modules pour un périmètre de compte
Point de départ: Un nouveau compte client ou partenaire est configuré, ou un compte a besoin d’un domaine ou d’un module supplémentaire.
- Ouvrez l’onglet «Périmètres de compte» dans «Accès et administration» et recherchez le périmètre du compte.
- Dans «Créer/mettre à jour un droit au niveau du compte», choisissez le «Périmètre du compte» et sélectionnez les «Domaines activés» à ajouter.
- Cliquez sur «Enregistrer». Le message «Droit au niveau du compte enregistré» s’affiche ; les domaines sélectionnés sont ajoutés et ceux déjà activés le restent.
- Ouvrez l’onglet «Accès aux modules», choisissez l’organisation partenaire et le rôle concernés, puis activez ou désactivez les modules et fonctionnalités à leur présenter.
- Cliquez sur «Enregistrer les modifications» ; un message de confirmation indique que la visibilité et les fonctionnalités ont été mises à jour pour ce rôle.
- Dans l’onglet «Contrôle d'accès», ouvrez «Diagnostic des accès par rôle» pour consulter, en lecture seule, les zones de navigation et les fonctionnalités désormais visibles pour le rôle.
Résultat: Le périmètre du compte comprend les domaines auxquels il a droit, et chaque rôle ne voit que les modules qui lui ont été activés.
Étape suivante: Partner Administrator ou Client Administrator de ce compte crée ses propres utilisateurs et commence à travailler dans les modules activés.
Désactiver ou sécuriser un compte
Point de départ: Une personne quitte l’entreprise, change de poste, perd un appareil ou fait l’objet d’un signalement d’activité de connexion inhabituelle.
- Dans l’onglet «Utilisateurs», recherchez la personne par son nom ou son adresse e-mail, puis ouvrez son compte.
- Pour supprimer l’accès, cliquez sur «Désactiver», confirmez et indiquez le motif d’audit (8 à 500 caractères). Le message «Statut de l'utilisateur mis à jour» s’affiche, le statut devient «Inactif» et la personne est déconnectée de tous ses appareils.
- Si le compte doit rester actif, ouvrez l’onglet «Sécurité» et cliquez sur «Forcer la déconnexion de toutes les sessions» en indiquant un motif pour mettre fin à toutes les sessions ouvertes.
- Si la personne a perdu son appareil d’authentification, cliquez sur «Forcer la désactivation de la 2FA» dans le même onglet ; elle devra reconfigurer l’authentification à deux facteurs lors de sa prochaine connexion.
- Ouvrez l’onglet «Sessions» pour vérifier qu’aucune session inattendue n’est encore active, puis cliquez sur «Révoquer» pour chacune des sessions restantes.
- Ouvrez l’onglet «Journal d'accès» pour confirmer que l’action est consignée, puis utilisez «Ouvrir le journal d’audit» depuis «Résumé de l’espace de travail» si vous souhaitez consulter l’historique plus complet dans «Audit et intégrité des données».
Résultat: Le compte est «Inactif» ou ses sessions sont fermées, et le motif est consigné sous votre compte administrateur.
Étape suivante: Si la personne revient, cliquez sur «Réactiver» dans le même compte ; son responsable lui réattribue les tâches interrompues.