Creare un account utente e concedere l’accesso
Inizia quando: Un nuovo dipendente o un membro del personale di un partner deve accedere a YSEND.
- Apra “Accesso e amministrazione”; viene visualizzata per prima la scheda “Utenti”.
- Faccia clic su “Crea un utente” per aprire il modulo di creazione.
- Inserisca “E-mail”, “Nome” e “Cognome”, quindi scelga il “Ruolo”. Per un ruolo all’interno di un’organizzazione partner, scelga anche “Organizzazione partner”.
- Selezioni i “Magazzini assegnati” in cui lavora la persona, se il ruolo è associato a un magazzino.
- Faccia clic su “Crea utente”. Viene visualizzato il messaggio “Utente creato” e l’account è elencato con lo stato “Attivo”; l’e-mail di invito viene inviata automaticamente.
- Se un banner indica che l’invito non è stato consegnato, apra l’account, faccia clic su “Ottieni link di reimpostazione” e inserisca il motivo. Copi il link da “Link di reimpostazione monouso” con “Copia link”, lo invii alla persona tramite un canale sicuro e faccia clic su “Fatto”.
- Apra la scheda “Registro accessi” dell’account: la creazione è registrata in “Eventi di accesso dell'account”.
Risultato: L’account dispone del ruolo, dell’organizzazione e dei magazzini corretti e la persona può impostare una password e accedere.
Passo successivo: Il nuovo utente accede; il suo responsabile, ad esempio Warehouse Manager o Partner Administrator, gli assegna le attività quotidiane.
Concedere funzionalità aggiuntive con un set di autorizzazioni
Inizia quando: Un utente necessita di funzionalità non previste per impostazione predefinita dal suo ruolo oppure di un accesso di emergenza a tempo limitato.
- Apra la scheda “Controllo accessi” in “Accesso e amministrazione”.
- Nella scheda “Set di permessi”, verifichi se esiste un set adeguato. In caso contrario, faccia clic su “Crea set di permessi”, inserisca un nome e una descrizione, selezioni le “Funzionalità” e faccia clic su “Crea set”.
- Apra la scheda “Assegnazioni”. In “Concedi o revoca un set di autorizzazioni”, scelga l’“Utente” e il “Set di permessi”, quindi faccia clic su “Concedi”. Il messaggio “Set di permessi assegnato” conferma la modifica.
- Utilizzi “Verifica la policy di autorizzazione” nella stessa scheda per valutare l’utente selezionato rispetto a una politica di autorizzazione e confermare il risultato.
- Utilizzi “Accesso di emergenza break-glass” solo in caso di incidente: scelga l’utente e il set di autorizzazioni, inserisca la “Giustificazione”, imposti una durata compresa tra 1 e 480 minuti e faccia clic su “Concedi accesso break-glass”. L’autorizzazione scade automaticamente.
- In “Concessioni break-glass”, faccia clic su “Revoca” per terminare immediatamente un’autorizzazione di emergenza oppure su “Rivedi” per chiudere un’autorizzazione scaduta o revocata.
Risultato: L’utente dispone esattamente delle funzionalità necessarie e ogni concessione, revoca ed elevazione di emergenza viene registrata.
Passo successivo: L’utente accede di nuovo per utilizzare le nuove funzionalità; la modifica resta visibile in “Traccia di audit” per le verifiche future.
Abilitare domini e moduli per un ambito dell’account
Inizia quando: Viene configurato un nuovo account cliente o partner oppure un account necessita di un dominio o modulo aggiuntivo.
- Apra la scheda “Ambiti account” in “Accesso e amministrazione” e cerchi l’ambito dell’account.
- In “Crea/aggiorna diritto a livello di account”, scelga “Ambito account” e selezioni i “Domini abilitati” da aggiungere.
- Faccia clic su “Salva”. Viene visualizzato il messaggio “Autorizzazione a livello account salvata”; i domini selezionati vengono aggiunti e quelli già abilitati restano attivi.
- Apra la scheda “Accesso moduli”, scelga l’organizzazione partner e il ruolo interessati e attivi o disattivi i moduli e le funzionalità che devono essere visibili.
- Faccia clic su “Salva modifiche”; una conferma indica che la visibilità e le funzionalità sono state aggiornate per quel ruolo.
- Nella scheda “Controllo accessi”, apra “Diagnostica accessi ruoli” per esaminare in sola lettura le aree di navigazione e le funzionalità ora visibili al ruolo.
Risultato: L’ambito dell’account dispone dei domini previsti e ogni ruolo vede solo i moduli abilitati per esso.
Passo successivo: Il Partner Administrator o Client Administrator di tale account crea i propri utenti e inizia a lavorare nei moduli abilitati.
Disattivare o proteggere un account
Inizia quando: Una persona lascia l’azienda, cambia mansione, perde un dispositivo oppure viene segnalata un’attività di accesso insolita.
- Nella scheda “Utenti”, cerchi per nome o indirizzo e-mail e apra l’account.
- Per rimuovere l’accesso, faccia clic su “Disattiva”, confermi e inserisca il motivo di audit (da 8 a 500 caratteri). Viene visualizzato il messaggio “Stato utente aggiornato”, lo stato diventa “Inattivo” e la persona viene disconnessa da tutti i dispositivi.
- Se l’account deve rimanere attivo, apra la scheda “Sicurezza” e faccia clic su “Forza disconnessione di tutte le sessioni” indicando un motivo, per terminare tutte le sessioni aperte.
- Se la persona ha perso il dispositivo di autenticazione, faccia clic su “Forza disattivazione 2FA” nella stessa scheda; al prossimo accesso dovrà configurare nuovamente l’autenticazione a due fattori.
- Apra la scheda “Sessioni” per verificare che non siano attive sessioni impreviste e faccia clic su “Revoca” per ciascuna sessione ancora presente.
- Apra la scheda “Registro accessi” per verificare che l’azione sia registrata, quindi utilizzi “Apri registro di controllo” da “Riepilogo spazio di lavoro” se desidera consultare lo storico più ampio in “Audit e integrità dei dati”.
Risultato: L’account è “Inattivo” oppure le sue sessioni sono chiuse, e il motivo è registrato a nome del Suo account amministratore.
Passo successivo: Se la persona rientra, faccia clic su “Riattiva” nello stesso account; il suo responsabile le riassegnerà le attività interrotte.