Een gebruikersaccount aanmaken en toegang overdragen
Start wanneer: Een nieuwe medewerker of een personeelslid van een partner moet zich aanmelden bij YSEND.
- Open “Toegang en beheer”; het tabblad “Gebruikers” wordt als eerste weergegeven.
- Klik op “Nieuwe gebruiker aanmaken” om het aanmaakformulier te openen.
- Voer “E-mail”, “Voornaam” en “Achternaam” in en kies vervolgens de “Rol”. Kies voor een rol binnen een partnerorganisatie ook “Partnerorganisatie”.
- Selecteer de “Toegewezen magazijnen” waar de persoon werkt, als de rol aan een magazijn is gebonden.
- Klik op “Gebruiker aanmaken”. Het bericht “Gebruiker aangemaakt” verschijnt en het account wordt vermeld met de status “Actief”; de uitnodigingsmail wordt automatisch verzonden.
- Als een banner meldt dat de uitnodiging niet kon worden bezorgd, opent u het account, klikt u op “Herstellink ophalen” en voert u de reden in. Kopieer de link uit “Eenmalige herstellink” met “Link kopiëren”, stuur deze via een vertrouwd kanaal naar de persoon en klik op “Klaar”.
- Open het tabblad “Toegangslogboek” van het account: de aanmaak is vastgelegd onder “Toegangsgebeurtenissen van het account”.
Resultaat: Het account heeft de juiste rol, organisatie en magazijnen, en de persoon kan een wachtwoord instellen en zich aanmelden.
Volgende stap: De nieuwe gebruiker meldt zich aan; diens manager, bijvoorbeeld Warehouse Manager of Partner Administrator, wijst het dagelijkse werk toe.
Extra mogelijkheden verlenen met een machtigingenset
Start wanneer: Een gebruiker heeft mogelijkheden nodig die niet standaard bij diens rol horen, of tijdelijke noodtoegang.
- Open het tabblad “Toegangsbeheer” in “Toegang en beheer”.
- Controleer op het tabblad “Permissiesets” of er een geschikte set bestaat. Zo niet, klik dan op “Rechtenset aanmaken”, voer een naam en beschrijving in, selecteer de “Mogelijkheden” en klik op “Set aanmaken”.
- Ga naar het tabblad “Toewijzingen”. Kies onder “Een permissieset toekennen of intrekken” de “Gebruiker” en de “Permissieset” en klik vervolgens op “Toekennen”. Het bericht “Rechtenpakket toegekend” bevestigt de wijziging.
- Gebruik “Autorisatiebeleid controleren” op hetzelfde tabblad om de geselecteerde gebruiker aan een autorisatiebeleid te toetsen en het resultaat te bevestigen.
- Gebruik “Break-glass-noodtoegang” uitsluitend bij een incident: kies de gebruiker en de machtigingenset, vul de “Onderbouwing” in, stel een duur in tussen 1 en 480 minuten en klik op “Break-glass-toegang toekennen”. De toekenning verloopt automatisch.
- Klik in “Break-glass-toekenningen” op “Intrekken” om een noodtoekenning direct te beëindigen, of op “Beoordelen” om een verlopen of ingetrokken toekenning af te sluiten.
Resultaat: De gebruiker beschikt precies over de benodigde mogelijkheden en elke toekenning, intrekking en noodverhoging wordt vastgelegd.
Volgende stap: De gebruiker meldt zich opnieuw aan om de nieuwe mogelijkheden te gebruiken; de wijziging blijft zichtbaar in “Auditspoor” voor latere controle.
Domeinen en modules voor een accountbereik inschakelen
Start wanneer: Er wordt een nieuw klant- of partneraccount ingesteld, of een account heeft een extra domein of module nodig.
- Open het tabblad “Accountbereiken” in “Toegang en beheer” en zoek het accountbereik.
- Kies in “Accountrecht aanmaken/bijwerken” het “Accountbereik” en selecteer de “Ingeschakelde domeinen” die u wilt toevoegen.
- Klik op “Opslaan”. Het bericht “Account-brede rechten opgeslagen” verschijnt; de geselecteerde domeinen worden toegevoegd en domeinen die al waren ingeschakeld blijven ingeschakeld.
- Open het tabblad “Moduletoegang”, kies de betreffende partnerorganisatie en rol en schakel de modules en functies die deze moeten zien in of uit.
- Klik op “Wijzigingen opslaan”; een bevestiging geeft aan dat de zichtbaarheid en functies voor die rol zijn bijgewerkt.
- Open op het tabblad “Toegangsbeheer” de optie “Roltoegang controleren” om alleen-lezen te controleren welke navigatiegebieden en functies de rol nu ziet.
Resultaat: Het accountbereik bevat de domeinen waarop het recht heeft en elke rol ziet alleen de modules die ervoor zijn ingeschakeld.
Volgende stap: De Partner Administrator of Client Administrator van dit account maakt eigen gebruikers aan en gaat aan de slag in de ingeschakelde modules.
Een account uit dienst nemen of beveiligen
Start wanneer: Iemand verlaat het bedrijf, verandert van functie, raakt een apparaat kwijt of er wordt ongebruikelijke aanmeldactiviteit gemeld.
- Zoek op het tabblad “Gebruikers” op naam of e-mailadres en open het account.
- Klik op “Deactiveren” om de toegang in te trekken, bevestig dit en voer de auditreden in (8 tot 500 tekens). Het bericht “Gebruikersstatus bijgewerkt” verschijnt, de status wordt “Inactief” en de persoon wordt op alle apparaten afgemeld.
- Als het account actief moet blijven, opent u het tabblad “Beveiliging” en klikt u met een reden op “Alle sessies geforceerd uitloggen” om alle open sessies te beëindigen.
- Als de persoon het authenticatieapparaat is kwijtgeraakt, klikt u op hetzelfde tabblad op “2FA geforceerd uitschakelen”; bij de volgende aanmelding moet deze tweefactorauthenticatie opnieuw instellen.
- Open het tabblad “Sessies” om te controleren of er nog een onverwachte sessie actief is en klik bij elke resterende sessie op “Intrekken”.
- Open het tabblad “Toegangslogboek” om te bevestigen dat de actie is vastgelegd. Gebruik daarna indien nodig “Auditlog openen” vanuit “Overzicht werkruimte” om de uitgebreidere geschiedenis in “Audit & gegevensintegriteit” te bekijken.
Resultaat: Het account is “Inactief” of de sessies ervan zijn beëindigd, en de reden is vastgelegd bij uw beheerdersaccount.
Volgende stap: Als de persoon terugkeert, klikt u op “Reactiveren” bij hetzelfde account; de manager wijst het onderbroken werk opnieuw toe.