YSEND

Handleidingen per rol

Kies de handleiding die bij je toegang past. Elke pagina legt uit waar je begint, welke gebieden je kunt openen en bij wie je terechtkunt.

Inloggen

Platform

  • Platformbeheerder — De platformbeheerder beheert het YSEND-platform zelf: partnerorganisaties, gebruikersaccounts en toegangsrechten, platformabonnementen en -facturatie, en de status en het auditspoor van het systeem. Met YSEND onboardt u nieuwe logistieke partners, geeft u iedereen de juiste toegang, factureert u partners hun platformplan en kunt u aantonen wie wat wanneer heeft gewijzigd.
  • Beheerder — Administrator (Admin) is de platformbeheerdersrol van YSEND en geeft toegang tot dezelfde modules als Platform Administrator. U maakt en beheert gebruikersaccounts, bepaalt wie wat mag doen met behulp van machtigingensets, accountbereiken en moduletoegang, en zorgt ervoor dat elke toegangswijziging traceerbaar is in het auditlogboek.

Magazijnpartnerteam

  • Partnerbeheerder — De partnerbeheerder leidt de YSEND-tenant van een logistieke partner: de magazijnen, de klantaccounts en de mensen die er werken. Deze rol volgt de dagelijkse operatie van alle locaties, maakt de gebruikersaccounts van de partner aan en onderhoudt ze, neemt klanten in gebruik en factureert hun diensten, en raadpleegt de directie- en bestuursoverzichten.
  • Partnermanager — De partnermanager stuurt de dagelijkse operatie aan van de magazijnen die de logistieke partner hem heeft toegewezen. Deze rol volgt ontvangst, verzending, voorraad en transport op het „Operatiebord”, stelt per locatie de order-cut-off en de waarschuwingsdrempels in, geeft magazijnmedewerkers toegang tot YSEND en beslist over hun verlofaanvragen.
  • Personeelsbeheerder — Als HR-beheerder beheert u in YSEND de personeelszaken van uw organisatie: de personeelsdirectory, werving en indienstneming, onboarding en offboarding, verlof, maandelijkse urenstaten, dienstplanning en opleiding. Alles is gebundeld in de werkruimte Mensen & personeel, zodat magazijnmanagers en teamleiders altijd met actuele personeelsgegevens, goedgekeurde afwezigheden en gevalideerde uren werken.
  • Magazijnmanager — Als Manager van uw magazijnen leidt u de dagelijkse werkzaamheden in YSEND: inkomende leveringen en docks, pickgolven vanaf het inpakken tot en met de overdracht aan de vervoerder, voorraadnauwkeurigheid en het werk en de aanwezigheid van uw team. Het Operatiebord geeft u live inzicht in elke locatie, zodat u ziet wat aandacht nodig heeft, kunt ingrijpen en orders tot aan de cutoff van de vervoerder in beweging houdt.
  • Teamleider — Als Teamleider coördineert u in YSEND het team op de magazijnvloer. U volgt de wachtrij Teamwerk, wijst picktaken opnieuw toe aan gekwalificeerde medewerkers, behandelt ontvangstproblemen en interne post en controleert de aanwezigheid, in de webapplicatie en in de handheld-app.
  • Magazijnmedewerker — Als magazijnmedewerker (Operator) voert u het fysieke werk in het magazijn uit: u ontvangt leveringen, zet voorraad weg, pickt batches, pakt orders in en bezorgt de interne post. YSEND begeleidt elke handeling met een scan, zodat voorraad, locaties en orderstatussen tijdens uw werk worden bijgewerkt, in de webconsole voor operators en in de handheld-app Ysend Operator.

Webwinkel en klant

  • Klantbeheerder — De klantbeheerder beheert het account van een handelsorganisatie in YSEND: productcatalogus, inkomende voorraad, orders, zendingen, wallet en de personen met toegang tot het portaal. Met YSEND stuurt de klantbeheerder voorraad naar het magazijn, laat orders verzamelen en leveren en houdt de facturatie onder controle vanuit één werkomgeving.
  • Klantmedewerker — Als Klantmedewerker volgt u de orders en producten van uw bedrijf in de Ysend-Klantomgeving. U controleert de voortgang van orders, downloadt leveringsdocumenten, stelt voorraadreferenties voor en maakt productetiketten; elke orderwijziging legt u bij de Klantbeheerder.
  • Beheerder van klantaccount — Als Beheerder van klantaccount beheert u het account van een handelsbedrijf waarvan Ysend de goederen opslaat en verzendt. In de Klantomgeving houdt u uw productreferenties bij, maakt u orders aan, volgt u de voorbereiding en zendingen en houdt u de contacten en adressen van uw bedrijf actueel, met de Assistent voor uw vragen.

Eindklant

  • Klant — Als Klant bent u de eindklant van een handelaar wiens goederen Ysend opslaat en verzendt. In de Klantomgeving volgt u uw eigen orders en zendingen, ziet u op elk moment hun status en stelt u de Assistent vragen over wat u ziet.
  • Logistieke klant — Als Logistieke klant volgt u in het Klantenportaal de orders en zendingen van uw eigen account. YSEND toont u de status en afhandelingsstatus van elke order en de vervoerder, ETA en het trackingnummer van elke zending. De Assistent beantwoordt vragen over de zichtbare gegevens.
  • Logistieke partner — Als Logistieke partner volgt u in het Klantenportaal de orders en zendingen van uw eigen account. YSEND toont u de status en afhandelingsstatus van elke order en de vervoerder, ETA en het trackingnummer van elke zending. De Assistent beantwoordt vragen over de zichtbare gegevens.

Transport

  • Transportmanager — Als Transportmanager beheert u de transportoperatie in YSEND: u bouwt en verzendt ladingen, plant tours voor uw chauffeurs en voertuigen, volgt zendingen tot de aflevering en lost transportuitzonderingen op. Uw dag begint op de Dashboard en gaat verder in Transportbeheer en Netwerk & partners.
  • Chauffeur — Als Chauffeur levert u de stops die aan u zijn toegewezen. In de Ysend Operator-app accepteert u uw stops, meldt u uw aankomst, legt u het bezorgbewijs vast en voltooit u elke bezorging; op het web kunt u via Mijn route / Mijn stops veldproblemen en brandstofrapporten melden.

Back-officeteams

  • Financieel specialist — De rol Finance beheert in YSEND de facturatie aan klanten, de inning van betalingen en de verrekeningen met partners. U geeft facturen uit en verstuurt ze, registreert en wijst betalingen toe, keurt verrekeningen en uitbetalingen goed en volgt vorderingen en schulden in het grootboek.
  • Supportmedewerker — De rol Support bemant de YSEND-helpdesk voor een logistieke partner. U werkt vanuit één scherm met twee ticketboeken — de interne servicewachtrij en de klanttickets die door deposanten zijn aangemaakt — beantwoordt klanten, escaleert pakketproblemen, maakt vervoerdersclaims aan en stelt klantcompensaties voor die een leidinggevende moet goedkeuren. De kennisartikelen en de Assistent helpen u sneller en consistenter te antwoorden.
  • Commercieel beheerder — Als commercieel beheerder beheert u de Commerciële CRM voor de klanten die uw organisatie bedient: u richt de CRM van elke klant in, begeleidt leads tot gewonnen deals en houdt de offertedesk gereed. YSEND brengt de Agenda, pipeline, Prognose, Vragenlijsten en Offertesjablonen samen in Commerciële CRM, naast het Klantenbestand.
  • Accountmanager — Als accountmanager beheert u een portefeuille klantaccounts: u houdt de gegevens van elke klant nauwkeurig bij, volgt het account in de Commerciële CRM en laat het groeien via nieuwe deals. Uw werk begint in het Klantenbestand en gaat verder in de Commerciële CRM.
  • After-salesmanager — De After-Sales Manager leidt de aftersalesdienst in YSEND. U behandelt de wachtrij met klanttickets samen met Support, beslist over escalaties en vervoerdersclaims en vormt het goedkeuringsniveau voor de klantcompensaties die de servicedesk invoert. Uw doel is dat elk klantprobleem wordt beantwoord, eerlijk wordt gecompenseerd en volledig wordt vastgelegd.
  • Customer-succesmanager — De Customer Success Manager is in YSEND verantwoordelijk voor de relatie met een portefeuille klantaccounts. U volgt de activiteit en gezondheid van elk account, spreekt met de klant een actieplan af en bewaakt de opvolging, brengt supportvragen samen met de servicedesk vooruit en legt elk klantcontact vast in de Commerciële CRM. Uw doel is dat elke klant geïnformeerd, tevreden en groeiend blijft.

Directie

  • Directie — Als Directie stuurt u het bedrijf vanuit het CEO-overzicht: één rapportageperiode brengt omzet, marge, dienstverlening, mensen, klanten en governance samen op één scherm. U opent de details achter elk cijfer alleen-lezen en keurt zelf budgetten, inkooporders en klantcompensaties goed.
  • Aandeelhouderscommissie — Als lid van de Aandeelhouderscommissie houdt u toezicht op het bedrijf via het Bestuursrapport: financiële kernindicatoren, kwartaaltrends, governance en risico’s, en geaggregeerde cijfers over personeel en klantenbestand voor de gekozen rapportageperiode. Het rapport is alleen-lezen en noemt geen individuele persoon, klant of order.

Externe partners

  • Vervoerder — Vervoerders zijn de transportbedrijven die leveren aan en ophalen bij de magazijnlocaties die met YSEND worden beheerd. In het Vervoerdersportaal boekt u dockslots bij de locaties waarmee u werkt, volgt en beantwoordt u de dockafspraken van uw bedrijf, brengt u biedingen uit op open aanbestedingen en dient u tariefvoorstellen ter beoordeling in.
  • Koper — Kopers zijn particulieren en bedrijven die op de Ysend-marktplaats magazijnbenodigdheden kopen bij gecontroleerde verkopers. Met een kopersaccount bestelt en betaalt u met een kaart, kiest u thuisbezorging of een afhaalpunt, volgt u uw bestellingen, vraagt u retouren aan en beoordeelt u verkopers; zakelijke accounts kunnen ook offertes aanvragen en accepteren.
  • Technologieleverancier — De rol Technologieleverancier is bedoeld voor fabrikanten en integrators van magazijnautomatisering, zoals robots, AGV’s en PLC-gestuurde systemen, die hun technologie met Ysend verbinden. In het Testlab voor apparaten test u de aan uw organisatie toegewezen apparaten tegen het platform, legt u het bewijs van elke run vast in een compatibiliteitsrapport en publiceert u uw modellen, prijzen, reserveonderdelen, contactpersonen en app-vermeldingen bij Ysend.
  • Leverancier — Als leverancier verkoopt u goederen of verpakking en verbruiksartikelen aan Ysend en haar kopers via het Leveranciersportaal. U houdt uw aanbiedingscatalogus actueel, beantwoordt de inkooporders die kopers bij u plaatsen en kondigt uw zendingen van tevoren aan. Daarnaast volgt u uw prijsrangschikking, uw Scorecard en uw Marktplaats-verkopen.