De dagelijkse magazijnreview uitvoeren
Start wanneer: Het begin van de werkdag, of een nieuwe melding onder „Waarschuwingen” op het „Operatiebord”.
- Open het „Operatiebord” en zet de keuzelijst „Magazijn” op één locatie of op „Alle magazijnen”; de sectie „Locaties” toont per locatie het openstaande orderboek en de zendingen van vandaag.
- Lees eerst „Waarschuwingen”, gesorteerd van ernstig naar minder ernstig, en daarna „Werkwachtrijen” en „Leeftijd van de achterstand” om het openstaande werk per activiteit en de wachttijd van orders te zien.
- Controleer het „Inbounddok” op ontvangsten die te lang wachten en het „Uitgaand dock” op orders die klaar zijn voor vertrek en wat ze tegenhoudt, inclusief de labelfouten van vandaag.
- Selecteer een bewaargever in de sectie „Bewaargevers” om het hele bord op die klant te filteren; gebruik „Alle merchants tonen” om terug te keren naar het volledige overzicht.
- Is de beloofde verzendtijd van een locatie gewijzigd, pas deze dan aan in „Cut-off en drempels” en klik op „Nu verversen”, zodat „Tempo tot de cutoff” en „Serviceniveau tot de cutoff” opnieuw worden berekend.
Resultaat: Het bord geeft de actuele situatie van elke locatie weer, en te laat werk, geblokkeerde ontvangsten en tegengehouden zendingen zijn in beeld.
Volgende stap: De Partner Manager of Manager van de locatie verdeelt het werk; de Team Leaders voeren het uit op de vloer.
Gebruikersaccounts van de partner aanmaken en onderhouden
Start wanneer: Een collega treedt in dienst, wisselt van functie of locatie, of verlaat het bedrijf.
- Open „Gebruikersbeheer” en zoek de persoon via „Zoeken op naam of e-mail…”; de lijst toont per account de rol, het magazijn en de status „Actief” of „Inactief”.
- Vul voor een nieuwe collega het paneel „Nieuwe gebruiker aanmaken” in, kies „Rol”, „Partner” en „Magazijn” en klik op „Gebruiker aanmaken”; het account verschijnt met de status „Actief” en de uitnodiging wordt verstuurd.
- Om rol of locatie te wijzigen selecteert u de gebruiker, klikt u op „Bewerken”, past u de velden aan en klikt u op „Wijzigingen opslaan”.
- Kan de persoon zich niet aanmelden, open dan het account en gebruik „Wachtwoord herstellen”, of „Herstellink ophalen” voor een eenmalige link die u rechtstreeks overhandigt.
- Wanneer de persoon vertrekt, klikt u op „Deactiveren” en vermeldt u de reden; de status wordt „Inactief” en alle sessies worden ingetrokken. Gebruik „Reactiveren” bij terugkeer, of „Alle sessies geforceerd uitloggen” om sessies direct te beëindigen.
Resultaat: Elke collega heeft precies één account met de juiste rol en locatie, en vertrokken medewerkers kunnen zich niet meer aanmelden.
Volgende stap: De nieuwe gebruiker meldt zich aan en volgt de handleiding van zijn rol; een Platform Administrator behandelt het resetten van tweestapsverificatie en rolgerichte toegangsreviews.
Een klant in gebruik nemen en zijn diensten factureren
Start wanneer: Een nieuwe bewaargever tekent een contract, of een factuurperiode loopt af.
- Klik in het klantengebied op „Nieuwe klant” om „Klant onboarden” te openen en vul „Identiteit”, „Adres en contact”, „Commerciële voorwaarden” en „Factuurrekening” in; de bevestiging „Klant aangemaakt” verschijnt.
- Open het klantdossier en klik op het tabblad „Contracten” op „Nieuw contract”; controleer de tarieven van de klant op het tabblad „Prijzen & tarieven”.
- Open in Financiën „Facturatieruns” en klik voor de periode op „Nieuwe factuurrun”; de aangemaakte facturen verschijnen onder „Facturen” als concept.
- Filter onder „Facturen” de concepten, controleer ze en klik op „Uitgeven”; de status verandert van „Concept” in „Uitgegeven”.
- Volg ontvangen betalingen onder „Betalingen” en de factuurpositie van de klant op het tabblad „Facturatie & financiën” van het klantdossier.
Resultaat: De klant is actief met een contract en tarieven, en zijn facturen voor de periode zijn uitgegeven.
Volgende stap: De rol Finance volgt betalingen en herinneringen op; de Account Manager onderhoudt de commerciële relatie.
De directie- en bestuursreview voorbereiden
Start wanneer: Een directievergadering, een maandafsluiting of een vergadering van de aandeelhouderscommissie.
- Open het „CEO-overzicht” en stel de „Rapportageperiode” in die u wilt bekijken.
- Lees op het tabblad „Overzicht” de onderdelen „Aandacht nodig” en „KPI-doelen” om indicatoren buiten de doelstelling te zien.
- Ga dieper in via de tabbladen „Financiën & kas”, „Dienstverlening”, „Mensen & veiligheid”, „Klanten” en „Governance & risico”; „Escalaties & geschillen” toont de openstaande escalaties.
- Open „Aandeelhouderscommissie — bestuursrapport” en bekijk de tabbladen „Overzicht”, „Financiën & kas” en „Governance & risico” voor de commissie.
- Moeten de CEO of de commissieleden deze overzichten zelf raadplegen, maak dan hun accounts aan in „Gebruikersbeheer” met de rol Ceo of ShareholdersCommittee.
Resultaat: De directie beschikt over een actueel, geconsolideerd beeld van financiën, dienstverlening, mensen, klanten en risico's over de periode.
Volgende stap: De Ceo en het ShareholdersCommittee raadplegen het overzicht en het bestuursrapport; operationele opvolging gaat naar de Partner Manager.