Eseguire la revisione giornaliera dei magazzini
Inizia quando: L'inizio della giornata lavorativa o una nuova voce in «Avvisi» del «Quadro operativo».
- Apra il «Quadro operativo» e imposti il selettore «Magazzino» su un sito o su «Tutti i magazzini»; la sezione «Siti» mostra per ogni sito il portafoglio aperto e le spedizioni del giorno.
- Legga prima «Avvisi», ordinati dal più grave, poi «Code di lavoro» e «Anzianità dell'arretrato» per vedere il lavoro aperto per attività e da quanto tempo attendono gli ordini.
- Controlli la «Banchina di ricevimento» per i ricevimenti in attesa da troppo tempo e la «Banchina di spedizione» per gli ordini pronti a partire e ciò che li trattiene, compresi gli errori di etichetta del giorno.
- Selezioni un depositante nella sezione «Depositanti» per filtrare l'intero quadro su quel cliente; usi «Mostra tutti i merchant» per tornare alla vista completa.
- Se l'orario di spedizione promesso di un sito è cambiato, lo modifichi in «Cut-off e soglie» e clicchi «Aggiorna ora» affinché «Ritmo verso l'orario limite» e «Livello di servizio all'orario limite» vengano ricalcolati.
Risultato: Il quadro riflette la situazione attuale di ogni sito e sono individuati il lavoro in ritardo, i ricevimenti bloccati e le spedizioni trattenute.
Passo successivo: Il Partner Manager o il Manager del sito assegna il lavoro; i Team Leader lo eseguono in magazzino.
Creare e mantenere gli account utente del partner
Inizia quando: Un collega entra in azienda, cambia mansione o sito, oppure lascia l'azienda.
- Apra «Gestione utenti» e trovi la persona con «Cerca per nome o e-mail…»; l'elenco mostra per ogni account ruolo, magazzino e stato «Attivo» o «Inattivo».
- Per un nuovo collega compili il pannello «Crea un utente», scelga «Ruolo», «Partner» e «Magazzino» e clicchi «Crea utente»; l'account compare con lo stato «Attivo» e l'invito viene inviato.
- Per cambiare ruolo o sito selezioni l'utente, clicchi «Modifica», aggiorni i campi e clicchi «Salva modifiche».
- Se la persona non riesce ad accedere, apra l'account e usi «Reimposta password», oppure «Ottieni link di reimpostazione» per ottenere un link monouso da consegnare direttamente.
- Quando la persona lascia l'azienda, clicchi «Disattiva» e indichi il motivo; lo stato passa a «Inattivo» e tutte le sessioni vengono revocate. Usi «Riattiva» in caso di rientro, oppure «Forza disconnessione di tutte le sessioni» per chiudere subito le sessioni.
Risultato: Ogni collega ha un solo account con ruolo e sito corretti, e il personale uscito non può più accedere.
Passo successivo: Il nuovo utente accede e segue la guida del proprio ruolo; un Platform Administrator gestisce i ripristini dell'autenticazione a due fattori e le revisioni degli accessi per ruolo.
Acquisire un cliente e fatturarne i servizi
Inizia quando: Un nuovo depositante firma un contratto o termina un periodo di fatturazione.
- Nell'area Clienti clicchi «Nuovo cliente» per aprire «Onboarding cliente» e completi «Anagrafica», «Indirizzo e contatto», «Condizioni commerciali» e «Conto di fatturazione»; compare la conferma «Cliente creato».
- Apra la scheda del cliente e, nella scheda «Contratti», clicchi «Nuovo contratto»; verifichi le tariffe del cliente nella scheda «Prezzi e tariffe».
- In Finanza apra «Esecuzioni di fatturazione» e clicchi «Nuova elaborazione fatture» per il periodo; le fatture prodotte compaiono in «Fatture» come bozze.
- In «Fatture» filtri le bozze, le controlli e clicchi «Emetti»; lo stato passa da «Bozza» a «Emesso».
- Segua gli incassi in «Pagamenti» e la posizione di fatturazione del cliente nella scheda «Fatturazione e finanza» della sua scheda.
Risultato: Il cliente è attivo con contratto e tariffe, e le sue fatture del periodo sono emesse.
Passo successivo: Il ruolo Finance segue pagamenti e solleciti; l'Account Manager cura la relazione commerciale.
Preparare la revisione direzionale e del consiglio
Inizia quando: Una riunione di direzione, una chiusura mensile o una seduta del comitato degli azionisti.
- Apra la «Panoramica del CEO» e imposti il «Periodo di riferimento» da esaminare.
- Nella scheda «Panoramica» legga «Da gestire» e «Obiettivi KPI» per individuare gli indicatori fuori obiettivo.
- Approfondisca con le schede «Finanza e cassa», «Erogazione del servizio», «Persone e sicurezza», «Clienti» e «Governance e rischi»; «Escalation e contestazioni» elenca le escalation aperte.
- Apra «Comitato degli azionisti — fascicolo del consiglio» e consulti le schede «Panoramica», «Finanza e cassa» e «Governance e rischi» per il comitato.
- Se l'amministratore delegato o i membri del comitato devono consultare personalmente queste viste, crei i loro account in «Gestione utenti» con il ruolo Ceo o ShareholdersCommittee.
Risultato: La direzione dispone di una visione aggiornata e consolidata di finanza, servizio, persone, clienti e rischi del periodo.
Passo successivo: Il Ceo e lo ShareholdersCommittee consultano la panoramica e il fascicolo del consiglio; le azioni operative passano al Partner Manager.