ביצוע הסקירה היומית של המחסנים
מתחיל כאשר: תחילת יום העבודה, או רשומה חדשה ב-"התראות" במסך "לוח תפעול".
- פתחו את "לוח תפעול" והגדירו בבורר "מחסן" אתר אחד או "כל המחסנים"; האזור "אתרים" מציג לכל אתר את ההזמנות הפתוחות ואת המשלוחים של היום.
- קראו תחילה את "התראות", הממוינות מהחמורה ביותר, ולאחר מכן את "תורי עבודה" ו-"גיל הצבר" כדי לראות את העבודה הפתוחה לפי פעילות ואת זמן ההמתנה של ההזמנות.
- בדקו ב-"רציף קליטה" קבלות הממתינות זמן רב מדי, וב-"רציף יציאה" הזמנות המוכנות לצאת ומה מעכב אותן, כולל כשלי תוויות של היום.
- בחרו מפקיד באזור "מפקידים" כדי לסנן את כל הלוח לפי לקוח זה; השתמשו ב-"הצג את כל הסוחרים" כדי לחזור לתצוגה המלאה.
- אם מועד המשלוח שהובטח לאתר השתנה, עדכנו אותו ב-"שעת סגירה וספים" ולחצו על "רענון עכשיו" כדי ש-"קצב עד שעת הסגירה" ו-"רמת שירות עד שעת הסגירה" יחושבו מחדש.
תוצאה: הלוח משקף את המצב הנוכחי של כל אתר, והעבודה המאחרת, הקבלות התקועות והמשלוחים המעוכבים מזוהים.
השלב הבא: ה-Partner Manager או ה-Manager של האתר מקצים את העבודה; ה-Team Leaders מבצעים אותה ברצפה.
יצירה ותחזוקה של חשבונות המשתמשים של השותף
מתחיל כאשר: עמית מצטרף, מחליף תפקיד או אתר, או עוזב את החברה.
- פתחו את "ניהול משתמשים" ואתרו את האדם באמצעות "חיפוש לפי שם או דוא״ל…"; הרשימה מציגה לכל חשבון את התפקיד, המחסן והסטטוס "פעיל" או "לא פעיל".
- לעמית חדש מלאו את הלוח "יצירת משתמש חדש", בחרו "תפקיד", "שותף" ו-"מחסן" ולחצו על "יצירת משתמש"; החשבון מופיע בסטטוס "פעיל" וההזמנה נשלחת.
- לשינוי תפקיד או אתר בחרו את המשתמש, לחצו על "עריכה", עדכנו את השדות ולחצו על "שמירת שינויים".
- אם האדם אינו מצליח להתחבר, פתחו את החשבון והשתמשו ב-"איפוס סיסמה", או ב-"קבלת קישור לאיפוס" לקבלת קישור חד-פעמי שאתם מוסרים לו ישירות.
- כאשר האדם עוזב, לחצו על "השבתה" והזינו סיבה; הסטטוס משתנה ל-"לא פעיל" וכל ההפעלות מבוטלות. השתמשו ב-"הפעלה מחדש" אם הוא חוזר, או ב-"כפיית יציאה מכל ההפעלות" לסיום מיידי של ההפעלות.
תוצאה: לכל עמית חשבון אחד בלבד עם התפקיד והאתר הנכונים, ועובדים שעזבו אינם יכולים עוד להתחבר.
השלב הבא: המשתמש החדש מתחבר ופועל לפי המדריך של תפקידו; Platform Administrator מטפל באיפוס אימות דו-שלבי ובסקירות גישה לפי תפקיד.
צירוף לקוח והפקת חשבוניות על שירותיו
מתחיל כאשר: מפקיד חדש חותם על חוזה, או שתקופת חיוב מסתיימת.
- באזור הלקוחות לחצו על "לקוח חדש" כדי לפתוח את "קליטת לקוח" והשלימו את "זהות", "כתובת ופרטי קשר", "תנאים מסחריים" ו-"חשבון חיוב"; מופיע האישור "הלקוח נוצר".
- פתחו את רשומת הלקוח ובלשונית "חוזים" לחצו על "חוזה חדש"; בדקו את תעריפי הלקוח בלשונית "תמחור ותעריפים".
- באזור הכספים פתחו את "סבבי הפקת חשבוניות" ולחצו על "הרצת חשבוניות חדשה" עבור התקופה; החשבוניות שנוצרו מופיעות ב-"חשבוניות" כטיוטות.
- ב-"חשבוניות" סננו את הטיוטות, בדקו אותן ולחצו על "בעיה"; הסטטוס משתנה מ-"טיוטה" ל-"הונפק".
- עקבו אחר התקבולים ב-"תשלומים" ואחר מצב החיוב של הלקוח בלשונית "חיוב וכספים" ברשומת הלקוח.
תוצאה: הלקוח פעיל עם חוזה ותעריפים, והחשבוניות שלו לתקופה הונפקו.
השלב הבא: תפקיד Finance עוקב אחר תשלומים ותזכורות; ה-Account Manager מנהל את הקשר המסחרי.
הכנת סקירת ההנהלה והדירקטוריון
מתחיל כאשר: ישיבת הנהלה, סגירת חודש או ישיבת ועדת בעלי המניות.
- פתחו את "סקירת מנכ״ל" והגדירו את "טווח הדיווח" לסקירה.
- בלשונית "סקירה כללית" קראו את "דורש טיפול" ואת "יעדי KPI" כדי לזהות מדדים החורגים מהיעד.
- העמיקו באמצעות הלשוניות "כספים ומזומנים", "אספקת שירות", "אנשים ובטיחות", "לקוחות" ו-"ממשל תאגידי וסיכונים"; "פניות לטיפול בדרג גבוה יותר ומחלוקות" מפרט את ההסלמות הפתוחות.
- פתחו את "ועדת בעלי המניות — חבילת מידע לדירקטוריון" וסקרו עבור הוועדה את הלשוניות "סקירה כללית", "כספים ומזומנים" ו-"ממשל תאגידי וסיכונים".
- אם המנכ"ל או חברי הוועדה צריכים לעיין בתצוגות אלה בעצמם, צרו עבורם חשבונות ב-"ניהול משתמשים" עם התפקיד Ceo או ShareholdersCommittee.
תוצאה: להנהלה תמונה עדכנית ומאוחדת של הכספים, השירות, האנשים, הלקוחות והסיכונים בתקופה.
השלב הבא: ה-Ceo וה-ShareholdersCommittee מעיינים בסקירה וב-board pack; טיפול תפעולי עובר ל-Partner Manager.