दैनिक वेयरहाउस समीक्षा करना
कब शुरू होता है: कार्यदिवस की शुरुआत, या "संचालन बोर्ड" के "अलर्ट" में नई प्रविष्टि।
- "संचालन बोर्ड" खोलें और "गोदाम" चयनकर्ता को एक साइट या "सभी गोदाम" पर सेट करें; "साइटें" अनुभाग हर साइट के खुले ऑर्डर और आज के शिपमेंट दिखाता है।
- पहले गंभीरता के क्रम में लगे "अलर्ट" पढ़ें, फिर गतिविधि के अनुसार खुला काम और ऑर्डरों की प्रतीक्षा अवधि देखने के लिए "कार्य कतारें" और "बैकलॉग की आयु" देखें।
- बहुत देर से प्रतीक्षारत प्राप्तियों के लिए "इनबाउंड डॉक" और रवाना होने को तैयार ऑर्डरों तथा उन्हें रोकने वाले कारणों, आज की लेबल विफलताओं सहित, के लिए "आउटबाउंड डॉक" जाँचें।
- पूरे बोर्ड को किसी एक क्लाइंट पर फ़िल्टर करने के लिए "जमाकर्ता" अनुभाग में डिपॉज़िटर चुनें; पूर्ण दृश्य पर लौटने के लिए "सभी व्यापारी दिखाएँ" का उपयोग करें।
- यदि किसी साइट का वादा किया गया शिपिंग समय बदला है, तो उसे "कटऑफ़ और सीमाएँ" में समायोजित करें और "अभी ताज़ा करें" दबाएँ ताकि "कटऑफ तक की गति" और "कटऑफ सेवा स्तर" फिर से गणना हों।
परिणाम: बोर्ड हर साइट की वर्तमान स्थिति दिखाता है, और विलंबित काम, अटकी प्राप्तियाँ तथा रुके शिपमेंट पहचाने जा चुके हैं।
अगला चरण: साइट का Partner Manager या Manager काम सौंपता है; Team Leader उसे फ़्लोर पर पूरा कराते हैं।
पार्टनर उपयोगकर्ता खाते बनाना और बनाए रखना
कब शुरू होता है: कोई सहकर्मी जुड़ता है, भूमिका या साइट बदलता है, या कंपनी छोड़ता है।
- "उपयोगकर्ता प्रबंधन" खोलें और "नाम या ईमेल से खोजें…" से व्यक्ति खोजें; सूची प्रत्येक खाते की भूमिका, वेयरहाउस और "सक्रिय" या "निष्क्रिय" स्थिति दिखाती है।
- नए सहकर्मी के लिए "नया उपयोगकर्ता बनाएँ" पैनल भरें, "भूमिका", "साझेदार" और "गोदाम" चुनें और "उपयोगकर्ता बनाएँ" पर क्लिक करें; खाता "सक्रिय" स्थिति के साथ दिखता है और आमंत्रण भेजा जाता है।
- भूमिका या साइट बदलने के लिए उपयोगकर्ता चुनें, "संपादित करें" पर क्लिक करें, फ़ील्ड बदलें और "बदलाव सहेजें" पर क्लिक करें।
- यदि व्यक्ति साइन इन नहीं कर पा रहा है, तो खाता खोलें और "पासवर्ड रीसेट करें" का उपयोग करें, या एक बार उपयोग वाला लिंक पाने के लिए "रीसेट लिंक पाएँ" का उपयोग करें जिसे आप सीधे सौंपते हैं।
- व्यक्ति के जाने पर "निष्क्रिय करें" पर क्लिक करें और कारण दर्ज करें; स्थिति "निष्क्रिय" हो जाती है और सभी सत्र रद्द हो जाते हैं। लौटने पर "फिर सक्रिय करें" का, या सत्र तुरंत समाप्त करने के लिए "सभी सत्रों से अनिवार्य लॉगआउट करें" का उपयोग करें।
परिणाम: हर सहकर्मी के पास सही भूमिका और साइट वाला केवल एक खाता है, और पूर्व कर्मचारी अब साइन इन नहीं कर सकते।
अगला चरण: नया उपयोगकर्ता साइन इन करके अपनी भूमिका की मार्गदर्शिका का पालन करता है; टू-फ़ैक्टर रीसेट और भूमिका पहुँच समीक्षा Platform Administrator संभालता है।
क्लाइंट को जोड़ना और उसकी सेवाओं का बिल बनाना
कब शुरू होता है: कोई नया डिपॉज़िटर अनुबंध पर हस्ताक्षर करता है, या बिलिंग अवधि समाप्त होती है।
- क्लाइंट क्षेत्र में "ग्राहक खाता सेटअप" खोलने के लिए "नया ग्राहक" पर क्लिक करें और "पहचान", "पता और संपर्क", "व्यापारिक शर्तें" तथा "बिलिंग खाता" पूरे करें; पुष्टि "ग्राहक बना दिया गया" दिखाई देती है।
- क्लाइंट रिकॉर्ड खोलें और "अनुबंध" टैब पर "नया अनुबंध" पर क्लिक करें; "मूल्य निर्धारण और दरें" टैब पर क्लाइंट की दरें जाँचें।
- वित्त क्षेत्र में "इनवॉइस बैच" खोलें और अवधि के लिए "नया चालान रन" पर क्लिक करें; बने हुए इनवॉइस "इनवॉइस" में ड्राफ़्ट के रूप में दिखते हैं।
- "इनवॉइस" में ड्राफ़्ट फ़िल्टर करें, उन्हें जाँचें और "समस्या" पर क्लिक करें; स्थिति "ड्राफ़्ट" से "जारी किया गया" हो जाती है।
- प्राप्त भुगतान "भुगतान" में और क्लाइंट की बिलिंग स्थिति उसके रिकॉर्ड के "बिलिंग और वित्त" टैब पर देखें।
परिणाम: क्लाइंट अनुबंध और दरों के साथ सक्रिय है, और अवधि के उसके इनवॉइस जारी हो चुके हैं।
अगला चरण: Finance भूमिका भुगतान और अनुस्मारक देखती है; Account Manager व्यावसायिक संबंध संभालता है।
प्रबंधन और बोर्ड समीक्षा तैयार करना
कब शुरू होता है: प्रबंधन बैठक, माह-अंत समापन या शेयरधारक समिति की बैठक।
- "सीईओ का अवलोकन" खोलें और समीक्षा के लिए "रिपोर्टिंग अवधि" निर्धारित करें।
- "अवलोकन" टैब पर "ध्यान देने की ज़रूरत है" और "प्रमुख प्रदर्शन संकेतकों के लक्ष्य" पढ़ें ताकि लक्ष्य से बाहर के संकेतक दिखें।
- "वित्त और नकदी", "सेवा निष्पादन", "लोग और सुरक्षा", "ग्राहक" और "प्रशासन और जोखिम" टैब से गहराई में जाएँ; "उच्च स्तर पर भेजे गए मामले और विवाद" खुले एस्केलेशन सूचीबद्ध करता है।
- "शेयरधारक समिति — बोर्ड रिपोर्ट" खोलें और समिति के लिए उसके "अवलोकन", "वित्त और नकदी" और "प्रशासन और जोखिम" टैब की समीक्षा करें।
- यदि CEO या समिति सदस्यों को ये दृश्य स्वयं देखने हैं, तो "उपयोगकर्ता प्रबंधन" में Ceo या ShareholdersCommittee भूमिका के साथ उनके खाते बनाएँ।
परिणाम: प्रबंधन के पास अवधि के वित्त, सेवा, लोगों, ग्राहकों और जोखिमों का अद्यतन समेकित दृश्य है।
अगला चरण: Ceo और ShareholdersCommittee ओवरव्यू और board pack देखते हैं; परिचालन अनुवर्ती कार्य Partner Manager को जाते हैं।