إجراء المراجعة اليومية للمستودعات
يبدأ عندما: بداية يوم العمل، أو ظهور بند جديد في "التنبيهات" على شاشة "لوحة العمليات".
- افتح "لوحة العمليات" واضبط محدد "المستودع" على موقع واحد أو على "جميع المستودعات"؛ يعرض قسم "المواقع" لكل موقع الطلبات المفتوحة وشحنات اليوم.
- اقرأ أولًا "التنبيهات" المرتبة من الأشد خطورة، ثم "طوابير العمل" و"عمر المتراكم" لمعرفة العمل المفتوح لكل نشاط ومدة انتظار الطلبات.
- راجع "رصيف الاستلام" للاستلامات التي تنتظر طويلًا، و"رصيف الشحن الصادر" للطلبات الجاهزة للمغادرة وما يعيقها، بما في ذلك إخفاقات الملصقات اليوم.
- اختر مودِعًا في قسم "المودعون" لتصفية اللوحة بأكملها على هذا العميل؛ واستخدم "عرض جميع التجار" للعودة إلى العرض الكامل.
- إذا تغير موعد الشحن الموعود لموقع ما، فعدّله في "موعد الإغلاق والحدود" ثم انقر "تحديث الآن" لإعادة حساب "الوتيرة حتى وقت الإغلاق" و"مستوى الخدمة عند وقت الإغلاق".
النتيجة: تعكس اللوحة الوضع الحالي لكل موقع، ويتم تحديد العمل المتأخر والاستلامات المتوقفة والشحنات المحتجزة.
الخطوة التالية: يتولى Partner Manager أو Manager الموقع توزيع العمل؛ وينفذه Team Leaders في أرض المستودع.
إنشاء حسابات مستخدمي الشريك وصيانتها
يبدأ عندما: انضمام زميل، أو تغيير وظيفته أو موقعه، أو مغادرته الشركة.
- افتح "إدارة المستخدمين" وابحث عن الشخص باستخدام "البحث بالاسم أو البريد الإلكتروني…"؛ تعرض القائمة لكل حساب الدور والمستودع والحالة "نشط" أو "غير نشط".
- للزميل الجديد، املأ لوحة "إنشاء مستخدم جديد" واختر "الدور" و"الشريك" و"المستودع" ثم انقر "إنشاء مستخدم"؛ يظهر الحساب بالحالة "نشط" وتُرسل الدعوة.
- لتغيير الدور أو الموقع، اختر المستخدم وانقر "تعديل" وعدّل الحقول ثم انقر "حفظ التغييرات".
- إذا تعذر على الشخص تسجيل الدخول، افتح الحساب واستخدم "إعادة تعيين كلمة المرور"، أو "الحصول على رابط إعادة التعيين" للحصول على رابط لمرة واحدة تسلّمه إليه مباشرة.
- عند مغادرة الشخص، انقر "تعطيل" وأدخل السبب؛ تتغير الحالة إلى "غير نشط" وتُلغى جميع الجلسات. استخدم "إعادة التفعيل" عند عودته، أو "إنهاء جميع الجلسات إجباريًا" لإنهاء الجلسات فورًا.
النتيجة: لكل زميل حساب واحد فقط بالدور والموقع الصحيحين، ولم يعد بإمكان الموظفين السابقين تسجيل الدخول.
الخطوة التالية: يسجل المستخدم الجديد دخوله ويتبع دليل دوره؛ ويتولى Platform Administrator إعادة تعيين المصادقة الثنائية ومراجعات الوصول حسب الدور.
إدخال عميل وإصدار فواتير خدماته
يبدأ عندما: توقيع مودِع جديد على عقد، أو انتهاء فترة فوترة.
- في منطقة العملاء انقر "عميل جديد" لفتح "تهيئة العميل" وأكمل "الهوية" و"العنوان والتواصل" و"الشروط التجارية" و"حساب الفوترة"؛ يظهر التأكيد "تم إنشاء العميل".
- افتح سجل العميل، وفي تبويب "العقود" انقر "عقد جديد"؛ وراجع أسعار العميل في تبويب "التسعير والتعريفات".
- في المالية افتح "دفعات إصدار الفواتير" وانقر "تشغيل فوترة جديد" للفترة؛ تظهر الفواتير الناتجة في "الفواتير" كمسودات.
- في "الفواتير" صفِّ المسودات وراجعها ثم انقر "المشكلة"؛ تتغير الحالة من "مسودة" إلى "صادر".
- تابع المقبوضات في "المدفوعات" ووضع فوترة العميل في تبويب "الفوترة والشؤون المالية" ضمن سجله.
النتيجة: العميل نشط بعقد وأسعار، وفواتيره عن الفترة صادرة.
الخطوة التالية: يتابع دور Finance المدفوعات والتذكيرات؛ ويتولى Account Manager العلاقة التجارية.
إعداد مراجعة الإدارة ومجلس الإدارة
يبدأ عندما: اجتماع للإدارة، أو إقفال شهري، أو جلسة للجنة المساهمين.
- افتح "نظرة عامة للرئيس التنفيذي" وحدد "فترة التقرير" المراد مراجعتها.
- في تبويب "نظرة عامة" اقرأ "يحتاج إلى متابعة" و"أهداف مؤشرات الأداء" لتحديد المؤشرات الخارجة عن الهدف.
- تعمق عبر تبويبات "المالية والنقد" و"تقديم الخدمة" و"الأفراد والسلامة" و"العملاء" و"الحوكمة والمخاطر"؛ ويسرد "التصعيدات والنزاعات" التصعيدات المفتوحة.
- افتح "لجنة المساهمين — حزمة مجلس الإدارة" وراجع تبويبات "نظرة عامة" و"المالية والنقد" و"الحوكمة والمخاطر" للجنة.
- إذا كان على الرئيس التنفيذي أو أعضاء اللجنة الاطلاع على هذه العروض بأنفسهم، فأنشئ حساباتهم في "إدارة المستخدمين" بالدور Ceo أو ShareholdersCommittee.
النتيجة: تمتلك الإدارة رؤية حديثة وموحدة للمالية والخدمة والأفراد والعملاء والمخاطر خلال الفترة.
الخطوة التالية: يطّلع Ceo وShareholdersCommittee على النظرة العامة وحزمة المجلس؛ وتنتقل المتابعة التشغيلية إلى Partner Manager.