Mener la revue quotidienne des entrepôts
Point de départ: Le début de la journée de travail, ou une nouvelle entrée dans « Alertes » du « Tableau des opérations ».
- Ouvrez le « Tableau des opérations » et réglez le sélecteur « Entrepôt » sur un site ou sur « Tous les entrepôts » ; la section « Sites » présente le carnet ouvert et les expéditions du jour de chaque site.
- Lisez d'abord « Alertes », classées de la plus grave à la moins grave, puis « Files de travail » et « Ancienneté du reste à faire » pour voir le travail ouvert par activité et le temps d'attente des commandes.
- Contrôlez le « Quai de réception » pour les réceptions qui attendent trop longtemps et le « Quai d'expédition » pour les commandes prêtes à partir et ce qui les retient, y compris les échecs d'étiquettes du jour.
- Sélectionnez un déposant dans la section « Déposants » pour filtrer tout le tableau sur ce client ; utilisez « Afficher tous les marchands » pour revenir à la vue complète.
- Si l'heure d'expédition promise d'un site a changé, ajustez-la dans « Coupure et seuils », puis cliquez sur « Actualiser » afin que « Rythme jusqu'à l'heure limite » et « Niveau de service à l'heure limite » soient recalculés.
Résultat: Le tableau reflète la situation actuelle de chaque site, et les travaux en retard, les réceptions bloquées et les expéditions retenues sont identifiés.
Étape suivante: Le Partner Manager ou le Manager du site affecte le travail ; les Team Leaders l'exécutent sur le terrain.
Créer et tenir à jour les comptes utilisateurs du partenaire
Point de départ: Un collaborateur arrive, change de poste ou de site, ou quitte l'entreprise.
- Ouvrez « Gestion des utilisateurs » et retrouvez la personne avec « Rechercher par nom ou e-mail… » ; la liste indique pour chaque compte le rôle, l'entrepôt et le statut « Actif » ou « Inactif ».
- Pour un nouveau collaborateur, remplissez le panneau « Créer un utilisateur », choisissez le « Rôle », le « Partenaire » et l'« Entrepôt », puis cliquez sur « Créer l'utilisateur » ; le compte apparaît avec le statut « Actif » et l'invitation est envoyée.
- Pour changer de rôle ou de site, sélectionnez l'utilisateur, cliquez sur « Modifier », ajustez les champs puis cliquez sur « Enregistrer les modifications ».
- Si la personne ne parvient pas à se connecter, ouvrez le compte et utilisez « Réinitialiser le mot de passe », ou « Obtenir un lien de réinitialisation » pour obtenir un lien à usage unique que vous lui remettez directement.
- Au départ de la personne, cliquez sur « Désactiver » et indiquez le motif ; le statut passe à « Inactif » et toutes les sessions sont révoquées. Utilisez « Réactiver » en cas de retour, ou « Forcer la déconnexion de toutes les sessions » pour fermer immédiatement les sessions.
Résultat: Chaque collaborateur dispose d'un seul compte avec le bon rôle et le bon site, et les anciens collaborateurs ne peuvent plus se connecter.
Étape suivante: Le nouvel utilisateur se connecte et suit le guide de son rôle ; un Platform Administrator traite les réinitialisations de double authentification et les revues d'accès par rôle.
Intégrer un client et facturer ses prestations
Point de départ: Un nouveau déposant signe un contrat, ou une période de facturation se termine.
- Dans l'espace Clients, cliquez sur « Nouveau client » pour ouvrir « Intégration d’un client » et complétez « Identité », « Adresse et contact », « Conditions commerciales » et « Compte de facturation » ; la confirmation « Client créé » s'affiche.
- Ouvrez la fiche du client et, dans l'onglet « Contrats », cliquez sur « Nouveau contrat » ; vérifiez les tarifs du client dans l'onglet « Tarifs & barèmes ».
- Dans la Finance, ouvrez « Cycles de facturation » et cliquez sur « Nouveau traitement de facturation » pour la période ; les factures produites apparaissent dans « Factures » à l'état de brouillon.
- Dans « Factures », filtrez les brouillons, contrôlez-les et cliquez sur « Émettre » ; le statut passe de « Brouillon » à « Émis ».
- Suivez les encaissements dans « Paiements » et la situation de facturation du client dans l'onglet « Facturation & finance » de sa fiche.
Résultat: Le client est actif avec un contrat et des tarifs, et ses factures de la période sont émises.
Étape suivante: Le rôle Finance suit les paiements et les relances ; l'Account Manager gère la relation commerciale.
Préparer la revue de direction et du conseil
Point de départ: Une réunion de direction, une clôture mensuelle ou une séance du comité des actionnaires.
- Ouvrez le « Tableau de bord du DG » et définissez la « Période de reporting » à examiner.
- Dans l'onglet « Vue d’ensemble », lisez « À traiter » et « Objectifs KPI » pour repérer les indicateurs hors objectif.
- Approfondissez avec les onglets « Finance & trésorerie », « Exécution du service », « Effectifs & sécurité », « Clients » et « Gouvernance & risques » ; « Escalades & litiges » recense les escalades ouvertes.
- Ouvrez « Comité des actionnaires — dossier du conseil » et parcourez ses onglets « Vue d’ensemble », « Finance & trésorerie » et « Gouvernance & risques » pour le comité.
- Si le directeur général ou les membres du comité doivent consulter ces vues eux-mêmes, créez leurs comptes dans « Gestion des utilisateurs » avec le rôle Ceo ou ShareholdersCommittee.
Résultat: La direction dispose d'une vue actuelle et consolidée des finances, du service, des effectifs, des clients et des risques sur la période.
Étape suivante: Le Ceo et le ShareholdersCommittee consultent la vue de direction et le dossier du conseil ; les suites opérationnelles reviennent au Partner Manager.