Een nieuwe medewerker werven en aannemen
Start wanneer: Een magazijn heeft iemand extra nodig of een vertrekkende medewerker moet worden vervangen.
- Open Mensen & personeel > Mensen, selecteer de weergave Werving en daarna de lijst Vacatureaanvragen.
- Klik op „Nieuwe aanvraag”, voer de functietitel, locatie, personeelsaantal en salarisrange in en sla op; vink „Nu openen zodat er meteen sollicitaties kunnen worden toegevoegd” aan om de aanvraag direct te openen. Anders blijft deze een concept.
- Open een conceptaanvraag met de statusknop op de betreffende rij, zodat kandidaten kunnen reageren.
- Klik op „Pijplijn” bij de vacatureaanvraag en gebruik „Sollicitatie toevoegen” om iemand uit uw kandidatenpool te koppelen of een nieuwe kandidaat toe te voegen.
- Open een sollicitatie en gebruik „Naar een andere fase” wanneer de kandidaat de screening en gesprekken doorloopt; gebruik „Afwijzen” of „Intrekken” wanneer een sollicitatie eindigt.
- Klik na het kiezen van de kandidaat op „Aanbod doen”, voer de voorwaarden in en klik op „Aanbod uitbrengen”.
- Leg het antwoord vast met „Aanvaard” of „Afgewezen” en bevestig.
- Klik bij een aanvaard aanbod op „Aannemen”, voer indien beschikbaar de personeelscode in, laat „Onboarding starten” aangevinkt en bevestig; de nieuwe medewerker verschijnt nu in Directory.
Resultaat: De kandidaat is aangenomen, er staat een personeelsrecord in Directory en de vacatureaanvraag toont hoeveel functies zijn ingevuld.
Volgende stap: De onboarding-checklist neemt het over (zie de volgende workflow); daarna plant de Manager of Teamleider van het magazijn de eerste diensten van de nieuwe medewerker.
Een medewerker in- of uitdienst laten treden met een checklist
Start wanneer: Een nieuwe medewerker begint of iemand verlaat de organisatie.
- Open Mensen & personeel > Mensen en selecteer de weergave Onboarding & offboarding.
- Controleer onder Sjablonen of er een geschikt sjabloon bestaat; zo niet, klik op „Nieuw sjabloon” en gebruik „Taak toevoegen” om elke taak, eigenaar en termijn in dagen vast te leggen.
- Klik op „Checklist starten”, kies de medewerker en het best passende sjabloon, stel de ankerdatum in (eerste of laatste werkdag) en klik op „Starten”; de checklist verschijnt als open.
- Open de checklist vanuit de lijst Checklists om elke taak, eigenaar en vervaldatum te bekijken.
- Klik op „Afhandelen” zodra een taak is voltooid; als een taak niet van toepassing is, gebruik „Overslaan (met een notitie)” en leg uit waarom.
- Vink regelmatig „Alleen te laat” aan om taken waarvan de deadline is verstreken op te volgen.
Resultaat: Zodra alle taken zijn afgehandeld of overgeslagen, is de checklist voltooid en blijft de geschiedenis beschikbaar voor audits.
Volgende stap: Taakeigenaren, bijvoorbeeld de Manager of Teamleider voor de overdracht van apparatuur, voeren hun taken uit; u sluit de zaak zodra de checklist af is.
Verlofaanvragen beslissen en afwezigheden registreren
Start wanneer: Een medewerker dient een verlofaanvraag in of een afwezigheid moet namens iemand worden geregistreerd.
- Open Mensen & personeel > Verlof en klik op de kaart „In afwachting” om alleen aanvragen te tonen waarop nog een beslissing nodig is.
- Klik op de naam van de medewerker om de aanvraagdetails te openen en controleer de Verlofsaldi voor dat jaar.
- Klik op „Goedkeuren” om de aanvraag goed te keuren; de status verandert van „In behandeling” naar „Goedgekeurd”.
- Klik op „Afwijzen” om de aanvraag af te wijzen, voer een reden in en bevestig; de status wordt „Afgewezen”.
- Als een goedgekeurde afwezigheid niet meer van toepassing is, opent u deze en gebruikt u „Verlof annuleren” met een reden; de status wordt „Geannuleerd”.
- Als u zelf verlof voor een medewerker invoert, klikt u op „+ Verlof aanvragen” op het tabblad Verlof, kiest u de operator, het verlofbeleid en de datums en klikt u op „Versturen”.
Resultaat: Elke aanvraag heeft een eindstatus, de verlofsaldi zijn actueel en planners kunnen goedgekeurde afwezigheden zien.
Volgende stap: Managers en Teamleiders zien goedgekeurde afwezigheden in Aanwezigheid vandaag en Planning en regelen passende vervanging.
Maandelijkse urenstaten controleren en goedkeuren
Start wanneer: Aan het einde van de maand moeten de gewerkte uren van medewerkers worden gevalideerd.
- Open Mensen & personeel > Urenstaten en kies de werkgever.
- Controleer onder Werkroosters de contractuele werkpatronen; maak er een met „Nieuw rooster” of wijs een patroon aan een medewerker toe met „Een rooster toewijzen”.
- Kies een persoon om diens Maandelijkse urenstaat te openen en selecteer de maand.
- Vergelijk de kolommen Gewerkt, Gepland en Verschil en bekijk dagen die als Gemarkeerd zijn aangegeven.
- Klik op „Maand goedkeuren” als de maand klopt; klik bij een fout op „Terugsturen ter correctie”, zodat de maand kan worden aangepast en opnieuw ingediend.
- Herhaal dit voor elke persoon en controleer daarna op het tabblad Overuren de overuren die in dezelfde periode zijn vastgelegd.
Resultaat: De maand van elke medewerker wordt goedgekeurd of met een duidelijk correctieverzoek teruggestuurd, zodat gewerkte uren betrouwbaar zijn voor de Arbeidskosten.
Volgende stap: Goedgekeurde uren worden verwerkt in Arbeidskosten; de Partnerbeheerder verwerkt en sluit de kostprijsperiode.