Neue Mitarbeitende suchen und einstellen
Auslöser: Ein Lager benötigt zusätzliche Mitarbeitende oder ein Abgang muss ersetzt werden.
- Öffnen Sie Personen & Belegschaft > Personen, wählen Sie die Ansicht Recruiting und anschließend die Liste Stellenanforderungen.
- Klicken Sie auf „Neue Anforderung“, geben Sie Stellenbezeichnung, Standort, Anzahl und Gehaltsspanne ein und speichern Sie; aktivieren Sie „Sofort eröffnen, damit Bewerbungen direkt hinzugefügt werden können“, um die Stelle sofort zu öffnen. Andernfalls bleibt sie ein Entwurf.
- Öffnen Sie einen Entwurf über die Status-Schaltfläche in der zugehörigen Zeile, damit Bewerbungen eingehen können.
- Klicken Sie in der Stellenanforderung auf „Pipeline“ und verwenden Sie „Bewerbung hinzufügen“, um eine Person aus Ihrem Pool zuzuordnen oder einen neuen Kandidaten anzulegen.
- Öffnen Sie eine Bewerbung und verwenden Sie „In andere Phase verschieben“, während die Person das Screening und die Gespräche durchläuft; beenden Sie eine Bewerbung mit „Absagen“ oder „Zurückziehen“.
- Wenn Sie sich für eine Person entschieden haben, klicken Sie auf „Angebot erstellen“, geben Sie die Angebotsbedingungen ein und klicken Sie auf „Angebot unterbreiten“.
- Erfassen Sie die Antwort mit „Angenommen“ oder „Abgelehnt“ und bestätigen Sie.
- Klicken Sie bei einem angenommenen Angebot auf „Einstellen“, geben Sie gegebenenfalls den Mitarbeitendencode ein, lassen Sie „Onboarding starten“ aktiviert und bestätigen Sie; die neue Person erscheint danach im Verzeichnis.
Ergebnis: Die Person ist eingestellt, ihr Personaldatensatz ist im Verzeichnis vorhanden und die Stellenanforderung zeigt die Anzahl der besetzten Stellen.
Weiter mit: Die Onboarding-Checkliste übernimmt (siehe nächsten Arbeitflow); anschließend plant der Lager-Manager oder Teamleiter die ersten Schichten der neuen Person.
Mitarbeitende mit einer Checkliste ein- oder austreten lassen
Auslöser: Eine neue Person beginnt oder jemand verlässt die Organisation.
- Öffnen Sie Personen & Belegschaft > Personen und wählen Sie die Ansicht Onboarding & Offboarding.
- Prüfen Sie unter Vorlagen, ob eine passende Vorlage vorhanden ist. Falls nicht, klicken Sie auf „Neue Vorlage“ und verwenden Sie „Aufgabe hinzufügen“, um jede Aufgabe mit zuständiger Person und Fälligkeit in Tagen einzutragen.
- Klicken Sie auf „Checkliste starten“, wählen Sie die Person und die passende Vorlage, legen Sie das Ankerdatum (erster oder letzter Arbeitstag) fest und klicken Sie auf „Starten“; die Checkliste wird als offen angezeigt.
- Öffnen Sie die Checkliste in der Liste Checklisten, um die Aufgaben mit Zuständigkeit und Fälligkeitsdatum zu sehen.
- Klicken Sie nach Erledigung einer Aufgabe auf „Erledigen“; falls eine Aufgabe nicht zutrifft, verwenden Sie „Überspringen (mit Notiz)“ und begründen Sie dies.
- Aktivieren Sie regelmäßig „Nur überfällige“, um Aufgaben nachzuverfolgen, deren Frist abgelaufen ist.
Ergebnis: Sobald alle Aufgaben erledigt oder übersprungen sind, ist die Checkliste abgeschlossen und ihr Verlauf bleibt für Prüfungen verfügbar.
Weiter mit: Die Aufgabenverantwortlichen, zum Beispiel der Manager oder Teamleiter bei der Geräteübergabe, erledigen ihre Aufgaben; Sie schließen den Vorgang ab, sobald die Checkliste vollständig ist.
Urlaubsanträge entscheiden und Abwesenheiten erfassen
Auslöser: Eine beschäftigte Person beantragt Urlaub oder eine Abwesenheit muss in ihrem Namen erfasst werden.
- Öffnen Sie Personen & Belegschaft > Abwesenheit und klicken Sie auf die Karte „Ausstehend“, um nur Anträge anzuzeigen, über die noch entschieden werden muss.
- Klicken Sie auf den Namen der Person, um die Antragsdetails zu öffnen, und prüfen Sie die für dieses Jahr angezeigten Urlaubssalden.
- Klicken Sie auf „Genehmigen“, um den Antrag anzunehmen; der Status wechselt von „Offen“ zu „Genehmigt“.
- Klicken Sie zum Ablehnen auf „Ablehnen“, geben Sie einen Grund an und bestätigen Sie; der Status lautet danach „Abgelehnt“.
- Wenn eine genehmigte Abwesenheit nicht mehr gilt, öffnen Sie sie und verwenden Sie „Urlaub stornieren“ mit einer Begründung; der Status wechselt zu „Abgesagt“.
- Um Urlaub selbst für eine Person einzutragen, klicken Sie auf „+ Urlaub beantragen“ auf der Registerkarte Abwesenheit, wählen Sie den Bediener, die Urlaubsregelung und die Daten aus und klicken Sie auf „Absenden“.
Ergebnis: Jeder Antrag hat einen endgültigen Status, Urlaubssalden sind aktuell und genehmigte Abwesenheiten sind für die Planung sichtbar.
Weiter mit: Manager und Teamleiter sehen genehmigte Abwesenheiten unter Anwesenheit heute und Einsatzplanung und planen entsprechend Ersatz ein.
Monatliche Stundenzettel prüfen und genehmigen
Auslöser: Am Monatsende müssen die geleisteten Arbeitsstunden validiert werden.
- Öffnen Sie Personen & Belegschaft > Stundenzettel und wählen Sie die beschäftigende Einheit.
- Prüfen Sie unter Arbeitszeitpläne die vertraglichen Arbeitszeitmuster; legen Sie mit „Neues Arbeitszeitmodell“ eines an oder weisen Sie einer Person mit „Arbeitszeitmodell zuweisen“ eines zu.
- Wählen Sie eine Person, um den Bereich „Monatlicher Stundenzettel“ zu öffnen, und wählen Sie den Monat aus.
- Vergleichen Sie die Spalten Geleistet, Geplant und Differenz und prüfen Sie die als Markiert gekennzeichneten Tage.
- Wenn der Monat stimmt, klicken Sie auf „Monat genehmigen“; bei Fehlern klicken Sie auf „Zur Korrektur zurückgeben“, damit der Monat korrigiert und erneut eingereicht werden kann.
- Wiederholen Sie dies für jede Person und prüfen Sie anschließend auf der Registerkarte Überstunden die Überstunden desselben Zeitraums.
Ergebnis: Der Monat jeder beschäftigten Person wird genehmigt oder mit einem klaren Korrekturhinweis zurückgegeben, damit die geleisteten Stunden für die Personalkosten verlässlich sind.
Weiter mit: Genehmigte Stunden fließen in die Personalkosten ein; der Partner-Admin verarbeitet und schließt den Abrechnungszeitraum.