Zrekrutować i zatrudnić nową osobę
Początek: Magazyn potrzebuje dodatkowej osoby albo trzeba zastąpić pracownika, który odchodzi.
- Proszę otworzyć Ludzie i kadry > Ludzie, wybrać widok Rekrutacja, a następnie listę Zapotrzebowania.
- Proszę kliknąć „Nowe zapotrzebowanie”, wpisać nazwę stanowiska, lokalizację, liczbę etatów i widełki płacowe, a następnie zapisać; proszę zaznaczyć „Otwórz od razu, aby można było dodawać aplikacje”, by od razu je otworzyć. W przeciwnym razie pozostanie wersją roboczą.
- Proszę otworzyć wersję roboczą zapotrzebowania przyciskiem stanu w jego wierszu, aby można było przyjmować kandydatury.
- Proszę kliknąć „Lejek” przy zapotrzebowaniu i użyć „Dodaj aplikację”, aby dołączyć osobę z bazy kandydatów lub utworzyć nową kandydaturę.
- Proszę otworzyć kandydaturę i używać „Przenieś na inny etap” w miarę postępów w selekcji i rozmowach; po zakończeniu kandydatury proszę wybrać „Odrzuć” lub „Wycofaj”.
- Po wybraniu kandydata proszę kliknąć „Złóż ofertę”, wprowadzić jej warunki, a następnie kliknąć „Przedstaw ofertę”.
- Proszę zapisać odpowiedź kandydata jako „Przyjęta” lub „Odrzucona” i potwierdzić.
- Po przyjęciu oferty proszę kliknąć „Zatrudnij”, podać kod pracownika, jeśli go ma, pozostawić zaznaczone „Rozpocznij wdrożenie” i potwierdzić; nowa osoba pojawi się w Katalogu.
Wynik: Kandydat zostaje zatrudniony, jego rekord pracownika pojawia się w Katalogu, a zapotrzebowanie pokazuje liczbę obsadzonych stanowisk.
Następny krok: Proces przejmuje lista kontrolna wdrożenia (zob. następny proces); następnie Kierownik lub Lider zespołu w magazynie planuje pierwsze zmiany nowej osoby.
Przeprowadzić wdrożenie lub odejście pracownika z listą kontrolną
Początek: Nowy pracownik rozpoczyna pracę albo pracownik odchodzi z organizacji.
- Proszę otworzyć Ludzie i kadry > Ludzie i wybrać widok Wdrożenia i odejścia.
- W sekcji Szablony proszę sprawdzić, czy istnieje odpowiedni szablon; jeśli nie, proszę kliknąć „Nowy szablon” i użyć „Dodaj zadanie”, aby wymienić zadania, ich właścicieli oraz terminy w dniach.
- Proszę kliknąć „Rozpocznij listę”, wybrać pracownika i najlepiej dopasowany szablon, ustawić datę odniesienia (pierwszy lub ostatni dzień pracy), a następnie kliknąć „Rozpocznij”; lista pojawi się jako otwarta.
- Proszę otworzyć listę z wykazu Listy kontrolne, aby zobaczyć zadania, ich właścicieli i terminy.
- Po wykonaniu zadania proszę kliknąć „Rozlicz”; jeśli zadanie nie ma zastosowania, proszę wybrać „Pomiń (z notatką)” i wyjaśnić dlaczego.
- Proszę regularnie zaznaczać „Tylko po terminie”, aby śledzić zadania, których termin już minął.
Wynik: Po rozliczeniu lub pominięciu wszystkich zadań lista zostaje ukończona, a jej historia pozostaje dostępna do audytu.
Następny krok: Właściciele zadań, na przykład Kierownik lub Lider zespołu przy przekazywaniu sprzętu, wykonują swoje zadania; po ukończeniu listy należy zamknąć sprawę.
Rozpatrywać wnioski urlopowe i rejestrować nieobecności
Początek: Pracownik składa wniosek urlopowy albo trzeba zarejestrować nieobecność w jego imieniu.
- Proszę otworzyć Ludzie i kadry > Urlopy i kliknąć kartę „Oczekujące”, aby wyświetlić wyłącznie wnioski wymagające rozpatrzenia.
- Proszę kliknąć nazwisko pracownika na wniosku, aby otworzyć szczegóły, i sprawdzić Salda urlopowe za dany rok.
- Proszę kliknąć „Zatwierdź”, aby zaakceptować wniosek; jego stan zmieni się z „Oczekuje na decyzję” na „Zatwierdzony”.
- Aby odmówić, proszę kliknąć „Odrzuć”, podać powód i potwierdzić; stan zmieni się na „Odrzucony”.
- Jeśli zatwierdzona nieobecność przestaje obowiązywać, proszę ją otworzyć i wybrać „Anuluj urlop”, podając powód; stan zmieni się na „Anulowany”.
- Aby samodzielnie wprowadzić urlop pracownika, proszę kliknąć „+ Złóż wniosek urlopowy” na karcie Urlopy, wybrać operatora, politykę urlopową i daty, a następnie kliknąć „Wyślij”.
Wynik: Każdy wniosek ma końcowy stan, salda urlopowe są aktualne, a zatwierdzone nieobecności są widoczne dla osób planujących pracę.
Następny krok: Kierownicy i Liderzy zespołów widzą zatwierdzone nieobecności w Dzisiejszej obecności i Planowaniu oraz odpowiednio organizują zastępstwa.
Weryfikować i zatwierdzać miesięczną ewidencję czasu pracy
Początek: Na koniec miesiąca trzeba zweryfikować godziny przepracowane przez pracowników.
- Proszę otworzyć Ludzie i kadry > Ewidencja czasu pracy i wybrać podmiot zatrudniający.
- W sekcji Harmonogramy pracy proszę sprawdzić umowne wzorce czasu pracy; utworzyć wzorzec przez „Nowy grafik” albo przypisać go pracownikowi za pomocą „Przypisz grafik”.
- Proszę wybrać osobę, aby otworzyć widok „Miesięczna karta czasu pracy”, i wybrać miesiąc.
- Proszę porównać kolumny Przepracowane, Planowane i Różnica oraz sprawdzić dni oznaczone jako Oznaczone.
- Jeśli miesiąc jest poprawny, proszę kliknąć „Zatwierdź miesiąc”; jeśli coś się nie zgadza, proszę kliknąć „Zwróć do poprawy”, aby można było skorygować i ponownie przesłać miesiąc.
- Proszę powtórzyć dla każdej osoby, a następnie sprawdzić kartę Nadgodziny, aby zobaczyć nadgodziny z tego samego okresu.
Wynik: Miesiąc każdego pracownika zostaje zatwierdzony albo zwrócony z jasnym żądaniem korekty, dzięki czemu godziny są wiarygodne na potrzeby Kosztów pracy.
Następny krok: Zatwierdzone godziny zasilają Koszty pracy; Administrator partnera przetwarza i zamyka okres kalkulacji kosztów.