استقطاب موظف جديد وتوظيفه
يبدأ عندما: يحتاج المستودع إلى موظف إضافي أو يتعين تعويض موظف مغادر.
- افتح People & workforce > People، واختر عرض Recruiting ثم قائمة Requisitions.
- انقر على "طلب توظيف جديد" وأدخل المسمى الوظيفي والموقع وعدد الموظفين ونطاق الراتب ثم احفظ؛ حدد "مفتوحة الآن" لفتح الطلب فورًا، وإلا فسيظل مسودة.
- لفتح طلب توظيف مسودة كي يستقبل المتقدمين، استخدم زر الحالة في صفه.
- انقر على "مسار التنفيذ" في طلب التوظيف واستخدم "إضافة طلب" لإضافة مرشح من مجموعتك أو إنشاء مرشح جديد.
- افتح طلب التقديم واستخدم "نقل إلى مرحلة أخرى" مع تقدم الشخص خلال الفرز والمقابلات؛ استخدم "رفض" أو "سحب" عند انتهاء الطلب.
- بعد اختيار المرشح، انقر على "تقديم عرض" وأدخل شروط العرض ثم انقر على "إرسال العرض".
- سجل إجابة المرشح باستخدام "مقبول" أو "مرفوض" ثم أكدها.
- عند قبول العرض، انقر على "توظيف" وأدخل رمز الموظف إن وجد، واترك "بدء التهيئة" محددًا ثم أكد؛ سيظهر الموظف الجديد في Directory.
النتيجة: يتم توظيف المرشح، ويظهر سجل الموظف في Directory، ويعرض طلب التوظيف عدد الوظائف التي تم شغلها.
الخطوة التالية: تتولى قائمة التهيئة متابعة العمل (راجع سير العمل التالي)؛ ثم يخطط Manager أو Team Leader في المستودع الورديات الأولى للموظف الجديد.
تهيئة موظف أو إنهاء خدمته باستخدام قائمة تحقق
يبدأ عندما: يبدأ موظف جديد العمل أو يغادر موظف المؤسسة.
- افتح People & workforce > People واختر عرض Onboarding & offboarding.
- ضمن Templates، تحقق من وجود قالب مناسب؛ وإلا فانقر على "قالب جديد" واستخدم "إضافة مهمة" لإدراج كل مهمة والمسؤول عنها والمهلة بالأيام.
- انقر على "بدء قائمة مهام" واختر الموظف والقالب الأنسب، وحدد تاريخ الارتكاز (أول يوم عمل أو آخره)، ثم انقر على "بدء"؛ ستظهر القائمة مفتوحة.
- افتح قائمة التحقق من قائمة Checklists للاطلاع على كل مهمة ومسؤولها وتاريخ استحقاقها.
- عند إنجاز كل مهمة، انقر على "تحديد القيم"؛ وإذا لم تكن المهمة منطبقة، فاستخدم "تخطٍّ (مع ملاحظة)" واشرح السبب.
- حدد "المتأخر فقط" بانتظام لمتابعة المهام التي تجاوزت تاريخ استحقاقها.
النتيجة: بعد معالجة كل المهام أو تخطيها، تكتمل قائمة التحقق ويظل سجلها متاحًا للتدقيق.
الخطوة التالية: ينجز أصحاب المهام مهامهم، مثل Manager أو Team Leader عند تسليم المعدات؛ وتغلق الحالة عند اكتمال قائمة التحقق.
اتخاذ قرار بشأن طلبات الإجازة وتسجيل الغياب
يبدأ عندما: يقدم موظف طلب إجازة أو يلزم تسجيل غياب نيابة عنه.
- افتح People & workforce > Leave وانقر على بطاقة Pending لعرض الطلبات التي تنتظر قرارًا فقط.
- انقر على اسم الموظف في الطلب لفتح تفاصيله، وتحقق من Leave Balances المعروضة لذلك العام.
- انقر على "موافقة" لقبول الطلب؛ وتتغير حالته من Pending إلى Approved.
- للرفض، انقر على "رفض" وأدخل السبب ثم أكد؛ وتتغير الحالة إلى Rejected.
- إذا لم يعد الغياب المعتمد منطبقًا، فافتحه واستخدم "إلغاء الإجازة" مع ذكر السبب؛ وتتغير الحالة إلى Cancelled.
- لإدخال إجازة لموظف بنفسك، انقر على "+ طلب إجازة" في علامة التبويب Leave، واختر المشغل وسياسة الإجازة والتواريخ، ثم انقر على "إرسال".
النتيجة: لكل طلب حالة نهائية، وأرصدة الإجازات محدثة، والغيابات المعتمدة ظاهرة للمخططين.
الخطوة التالية: يرى Managers وTeam Leaders حالات الغياب المعتمدة في Daily presence وScheduling ويخططون للتغطية المناسبة.
مراجعة كشوف الدوام الشهرية واعتمادها
يبدأ عندما: يجب التحقق من ساعات عمل الموظفين عند نهاية الشهر.
- افتح People & workforce > Timesheets واختر الكيان الموظِّف.
- ضمن Work schedules، تحقق من أنماط العمل التعاقدية؛ أنشئ نمطًا باستخدام "نمط دوام جديد" أو عيّن نمطًا لموظف باستخدام "تعيين نمط دوام".
- اختر شخصًا لفتح Monthly timesheet الخاص به ثم حدد الشهر.
- قارن أعمدة Worked وPlanned وDifference وراجع الأيام الموضحة على أنها Flagged.
- إذا كان الشهر صحيحًا، فانقر على "الموافقة على الشهر"؛ وإذا وجدت مشكلة، فانقر على "إعادة للتصحيح" ليتم تصحيح الشهر وإرساله مرة أخرى.
- كرر ذلك لكل شخص، ثم راجع علامة التبويب Overtime للتحقق من الساعات الإضافية المسجلة في الفترة نفسها.
النتيجة: يُعتمد شهر كل موظف أو يُعاد مع طلب تصحيح واضح، لتكون ساعات العمل موثوقة لأغراض Labour costing.
الخطوة التالية: تُضاف الساعات المعتمدة إلى Labour costing؛ ويتولى Partner Admin معالجة فترة احتساب التكاليف وإغلاقها.