Recruter et embaucher une nouvelle personne
Point de départ: Un entrepôt a besoin d'une personne supplémentaire ou doit remplacer quelqu'un qui part.
- Ouvrez Personnes et effectifs > Personnes, sélectionnez la vue Recrutement, puis la liste Demandes de recrutement.
- Cliquez sur « Nouvelle demande », indiquez l'intitulé du poste, le site, le nombre de postes et la fourchette salariale, puis enregistrez ; cochez « L'ouvrir tout de suite pour pouvoir y ajouter des candidats » pour l'ouvrir immédiatement, sinon elle reste à l'état de brouillon.
- Pour une demande en brouillon, utilisez le bouton d'état de sa ligne pour l'ouvrir et permettre la réception de candidatures.
- Cliquez sur « Pipeline » dans la demande et utilisez « Ajouter un candidat » pour rattacher une personne de votre vivier ou en créer une nouvelle.
- Ouvrez une candidature et utilisez « Changer d'étape » au fil de la présélection et des entretiens ; utilisez « Refuser » ou « Retirer » lorsqu'une candidature prend fin.
- Après avoir choisi la personne, cliquez sur « Faire une offre », saisissez les conditions de l'offre, puis cliquez sur « Transmettre l'offre ».
- Enregistrez sa réponse avec « Acceptée » ou « Refusée », puis confirmez.
- Si l'offre est acceptée, cliquez sur « Embaucher », saisissez le code employé s'il existe, laissez « Démarrer l'intégration » coché et confirmez ; la personne apparaît alors dans l'Annuaire.
Résultat: La personne est embauchée, son dossier figure dans l'Annuaire et la demande indique le nombre de postes pourvus.
Étape suivante: La checklist d'intégration prend le relais (voir le workflow suivant) ; le Responsable ou le Chef d'équipe de l'entrepôt planifie ensuite les premiers postes de la nouvelle recrue.
Intégrer ou faire partir une personne à l'aide d'une checklist
Point de départ: Une nouvelle personne commence ou une personne quitte l'organisation.
- Ouvrez Personnes et effectifs > Personnes et sélectionnez la vue Intégration et départs.
- Sous Modèles, vérifiez qu'un modèle adapté existe ; sinon, cliquez sur « Nouveau modèle » et utilisez « Ajouter une tâche » pour répertorier chaque tâche, son responsable et son délai en jours.
- Cliquez sur « Lancer une checklist », choisissez la personne, conservez le modèle le mieux adapté ou sélectionnez-en un autre, définissez la date de référence (premier ou dernier jour travaillé), puis cliquez sur « Lancer » ; la checklist apparaît comme ouverte.
- Ouvrez la checklist depuis la liste Checklists pour voir chaque tâche, son responsable et sa date d'échéance.
- Une fois une tâche terminée, cliquez sur « Traiter » ; si elle ne s'applique pas, utilisez « Ignorer (avec une note) » et expliquez pourquoi.
- Cochez régulièrement « En retard uniquement » pour suivre les tâches dont l'échéance est dépassée.
Résultat: Lorsque toutes les tâches sont traitées ou ignorées, la checklist est terminée et son historique reste disponible pour les audits.
Étape suivante: Les responsables des tâches, par exemple le Responsable ou le Chef d'équipe pour la remise de l'équipement, les réalisent ; vous clôturez le dossier une fois la checklist terminée.
Décider des demandes de congé et enregistrer les absences
Point de départ: Une personne soumet une demande de congé ou une absence doit être enregistrée en son nom.
- Ouvrez Personnes et effectifs > Congés et cliquez sur la carte « En attente » pour n'afficher que les demandes à traiter.
- Cliquez sur le nom de la personne dans une demande pour ouvrir ses détails et vérifier les Soldes de congés affichés pour l'année.
- Cliquez sur « Approuver » pour accepter la demande ; son état passe de « En attente » à « Approuvée ».
- Pour refuser la demande, cliquez sur « Rejeter », indiquez un motif et confirmez ; son état devient « Rejetée ».
- Si une absence approuvée n'est plus d'actualité, ouvrez-la et utilisez « Annuler le congé » en indiquant un motif ; son état devient « Annulée ».
- Pour saisir vous-même un congé pour une personne, cliquez sur « + Demander un congé » dans l'onglet Congés, choisissez l'opérateur, la politique de congés et les dates, puis cliquez sur « Envoyer ».
Résultat: Chaque demande a un état définitif, les soldes de congés sont à jour et les absences approuvées sont visibles par les personnes chargées de la planification.
Étape suivante: Les Responsables et les Chefs d'équipe voient les absences approuvées dans Présence du jour et Planification et organisent les remplacements nécessaires.
Examiner et approuver les feuilles de temps mensuelles
Point de départ: À la fin du mois, les heures travaillées par les membres du personnel doivent être validées.
- Ouvrez Personnes et effectifs > Feuilles de temps et choisissez l'entité employeuse.
- Dans Horaires de travail, vérifiez les horaires contractuels ; créez-en un avec « Nouveau rythme » ou attribuez-en un à une personne avec « Affecter un rythme ».
- Choisissez une personne pour ouvrir sa Feuille de temps mensuelle, puis sélectionnez le mois.
- Comparez les colonnes Travaillé, Prévu et Écart, et examinez les jours marqués comme Signalé.
- Si le mois est correct, cliquez sur « Approuver le mois » ; en cas d'erreur, cliquez sur « Renvoyer pour correction » afin que le mois puisse être corrigé et soumis à nouveau.
- Répétez l'opération pour chaque personne, puis consultez l'onglet Heures supplémentaires pour les heures supplémentaires enregistrées sur la même période.
Résultat: Le mois de chaque personne est approuvé ou renvoyé avec une demande de correction claire, ce qui fiabilise les heures travaillées pour le Coût de la main-d’œuvre.
Étape suivante: Les heures approuvées alimentent le Coût de la main-d’œuvre ; l'Admin partenaire traite et clôture la période de valorisation.