Team partner di magazzino

Amministratore del personale

In qualità di Admin HR, gestisce in YSEND l'area delle risorse umane della sua organizzazione: l'elenco del personale, la selezione e l'assunzione, gli inserimenti e le uscite, le assenze, i fogli ore mensili, la pianificazione dei turni e la formazione. Tutto è raccolto nello spazio Persone e forza lavoro, così i responsabili di magazzino e i capi squadra lavorano sempre con dati aggiornati, assenze approvate e ore convalidate.

AccediTutte le guide per ruolo

Guida introduttiva

  1. Apri il link di accesso ricevuto nell’invito, poi inserisci l’e-mail di lavoro e la password fornita.
  2. Se dimentichi la password, scegli «Password dimenticata» e poi «Invia istruzioni di recupero».
  3. Il pulsante «Accedi» apre l’app nella lingua di questa pagina.
  4. Dopo il primo accesso, YSEND apre lo spazio Persone e forza lavoro sulla scheda Persone, nella vista Directory.
  5. Cerchi i membri del suo team in Directory e apra alcuni record per verificare che magazzino, team e data di inizio siano corretti; usi «Aggiungi operatore» per chi manca.
  6. Passi alla vista Assenze e selezioni «In attesa» per vedere le richieste di congedo ancora da decidere.
  7. Esamini le altre schede dello spazio, come Permessi, Foglio ore, Pianificazione, Formazione, Costi lavoro, Presenze giornaliere, Ore straordinarie e Statistiche, per capire dove viene gestito ciascun processo HR.
  8. Nella scheda Persone, apra una volta Inserimenti e uscite e Selezione per sapere dove si trovano le checklist, le richieste di assunzione e le candidature.

Processi dall’inizio alla fine

Selezionare e assumere una nuova persona

Inizia quando: Un magazzino ha bisogno di una persona in più oppure deve sostituire chi lascia l'organizzazione.

  1. Apra Persone e forza lavoro > Persone e selezioni la vista Selezione, quindi l'elenco Richieste di assunzione.
  2. Faccia clic su «Nuova richiesta», inserisca ruolo, sede, numero di posizioni e fascia salariale, quindi salvi; selezioni «Aprila subito per poter aggiungere candidature immediatamente» per aprirla subito, altrimenti resterà una bozza.
  3. Per aprire una richiesta in bozza e consentire di ricevere candidature, usi il pulsante di stato sulla relativa riga.
  4. Faccia clic su «Pipeline» nella richiesta e usi «Aggiungi candidatura» per associare una persona del suo gruppo di candidati o crearne una nuova.
  5. Apra una candidatura e usi «Sposta in un'altra fase» man mano che la persona avanza nella selezione e nei colloqui; usi «Respingi» o «Ritira» quando una candidatura termina.
  6. Dopo aver scelto la persona, faccia clic su «Fai un'offerta», inserisca i termini dell'offerta e faccia clic su «Invia offerta».
  7. Registri la risposta con «Accettata» o «Rifiutata» e confermi.
  8. Se l'offerta è accettata, faccia clic su «Assumi», inserisca il codice dipendente se disponibile, lasci selezionato «Avvia l'inserimento» e confermi; la nuova persona comparirà in Directory.

Risultato: La persona viene assunta, il suo record è presente in Directory e la richiesta mostra quante posizioni sono state coperte.

Passo successivo: La checklist di inserimento prende il posto del processo (vedere il flusso successivo); poi il Responsabile o il Capo squadra del magazzino pianifica i primi turni della nuova persona.

Gestire l'inserimento o l'uscita di una persona con una checklist

Inizia quando: Una nuova persona sta per iniziare oppure una persona lascia l'organizzazione.

  1. Apra Persone e forza lavoro > Persone e selezioni la vista Inserimenti e uscite.
  2. In Modelli, verifichi che esista un modello adatto; in caso contrario faccia clic su «Nuovo modello» e usi «Aggiungi attività» per elencare ogni attività, il responsabile e la scadenza in giorni.
  3. Faccia clic su «Avvia una checklist», scelga la persona e il modello più adatto, imposti la data di riferimento (primo o ultimo giorno di lavoro) e faccia clic su «Avvia»; la checklist risulterà aperta.
  4. Apra la checklist dall'elenco Checklist per vedere ogni attività, il responsabile e la data di scadenza.
  5. Quando un'attività è completata, faccia clic su «Completa»; se non è pertinente, usi «Salta (con una nota)» e spieghi il motivo.
  6. Selezioni regolarmente «Solo in ritardo» per seguire le attività che hanno superato la scadenza.

Risultato: Quando tutte le attività sono completate o saltate, la checklist risulta conclusa e la cronologia resta disponibile per gli audit.

Passo successivo: I responsabili delle attività, per esempio il Manager o il Capo squadra per la consegna delle attrezzature, le completano; lei chiude il caso al termine della checklist.

Decidere sulle richieste di congedo e registrare le assenze

Inizia quando: Una persona invia una richiesta di congedo oppure occorre registrare un'assenza per suo conto.

  1. Apra Persone e forza lavoro > Permessi e faccia clic sulla scheda «In attesa» per mostrare solo le richieste da decidere.
  2. Faccia clic sul nome della persona per aprire i dettagli della richiesta e controlli i Saldi ferie relativi all'anno.
  3. Faccia clic su «Approva» per accettare la richiesta; lo stato passa da «In attesa» ad «Approvato».
  4. Per rifiutarla, faccia clic su «Rifiuta», inserisca un motivo e confermi; lo stato diventerà «Respinto».
  5. Se un'assenza approvata non è più valida, la apra e usi «Annulla il congedo» con un motivo; lo stato diventerà «Annullato».
  6. Per inserire direttamente un congedo per una persona, faccia clic su «+ Richiedi ferie» nella scheda Permessi, scelga l'operatore, la policy ferie e le date, quindi faccia clic su «Invia».

Risultato: Ogni richiesta ha uno stato definitivo, i saldi ferie sono aggiornati e le assenze approvate sono visibili a chi pianifica.

Passo successivo: I Responsabili e i Capi squadra vedono le assenze approvate in Presenze giornaliere e Pianificazione e organizzano le coperture necessarie.

Esaminare e approvare i fogli ore mensili

Inizia quando: Alla fine del mese è necessario convalidare le ore lavorate dal personale.

  1. Apra Persone e forza lavoro > Foglio ore e scelga l'entità datrice di lavoro.
  2. In Orari di lavoro, controlli le fasce orarie contrattuali; ne crei una con «Nuovo orario» o ne assegni una a una persona con «Assegna un orario».
  3. Scelga una persona per aprire il suo Cartellino mensile e selezioni il mese.
  4. Confronti le colonne Lavorato, Pianificato e Differenza e controlli i giorni indicati come Segnalato.
  5. Se il mese è corretto, faccia clic su «Approva il mese»; se c'è un problema, faccia clic su «Restituisci per la correzione» affinché il mese venga corretto e inviato di nuovo.
  6. Ripeta per ogni persona, quindi controlli la scheda Ore straordinarie per verificare gli straordinari registrati nello stesso periodo.

Risultato: Il mese di ogni persona viene approvato oppure restituito con una richiesta di correzione chiara, così le ore lavorate sono affidabili per i Costi lavoro.

Passo successivo: Le ore approvate alimentano i Costi lavoro; l'Admin partner elabora e chiude il periodo di costificazione.

Tutte le funzionalità

Intelligence

  • AssistenteConsulta il contesto della pagina corrente, le viste e le azioni disponibili e lo stato di connessione e memoria dell’assistente.

Lavoro

  • Azioni attivitàMostra le code di lavoro e le azioni consentite per ogni attività in base al tuo ruolo.

Operazioni

  • Analisi delle presenzePresenze e analisi lavoro
  • Attrezzature e flottaTracciamento attrezzature e flotte
  • ManutenzionePianificazione manutenzioni e ordini di lavoro
  • Analisi operativeAnalisi operative
  • Ore straordinarieRegistrazione delle ore straordinarie, contatore annuale e grafici di periodo
  • PrestazioniObiettivi di performance e feedback
  • Presenze giornaliereTabellone presenze giornaliere — chi è presente, assente o in permesso
  • TurnazioniTurni e valutazioni di performance
  • SicurezzaSicurezza sul lavoro
  • StatisticheStatistiche di presenza e assenza per periodo
  • Personale per zonaPannello personale per zona — operatori per area magazzino

Risorse umane centrali

  • ConformitàConformità normativa sul lavoro
  • DocumentiDocumenti controllati: procedure, politiche, stato approvazione e storico versioni
  • Catalogo mansioniCatalogo mansioni: ruoli e numero di addetti
  • PermessiGestione permessi e assenze
  • OrganizzazioneOrganigramma: personale e linee di riporto
  • Costi lavoroElaborazione paghe
  • PersoneGestione operatori e personale
  • PianificazionePianificazione turni
  • CompetenzeCompetenze e certificazioni
  • Rilevazione tempiTimbrature entrata/uscita e presenze
  • Foglio oreOrari contrattuali e confronto mensile ore lavorate/pianificate
  • FormazioneProgrammi di formazione

Aree disponibili

Le aree seguenti descrivono l’accesso iniziale previsto per questo ruolo.

  • Personale
  • Assistente

Attività quotidiane

Aggiungere il record di una nuova persona

  1. Apra Persone e forza lavoro > Persone e faccia clic su «Aggiungi operatore».
  2. Inserisca nome e cognome, il codice dipendente se disponibile, il magazzino, il team e la data di inizio.
  3. Se lo desidera, colleghi il record all'account di accesso della persona e faccia clic su «Crea operatore».

Registrare un'assenza

  1. In Persone e forza lavoro > Persone, faccia clic su «Registra assenza».
  2. Scelga l'operatore, il tipo di congedo, la policy ferie, il numero di giorni e le date; aggiunga un motivo se utile.
  3. Faccia clic su «Salva assenza»; l'assenza compare nella vista Assenze.

Pianificare i turni della settimana

  1. Apra Persone e forza lavoro > Pianificazione e selezioni il magazzino.
  2. Faccia clic su «Settimana del piano» per generare i turni della settimana oppure su «Aggiungi assegnazione turno» per aggiungere un singolo turno a un operatore.
  3. Nella timeline, trascini un turno sulla riga di un altro operatore per riassegnarlo.

Iscrivere una persona a un corso di formazione

  1. Apra Persone e forza lavoro > Formazione; se non esiste ancora un programma, lo crei con «Crea programma».
  2. Faccia clic su «+ Iscrivi operatore», scelga l'operatore e il programma e confermi con «Registra».
  3. Quando inizia la formazione, faccia clic su «Avvia» nell'iscrizione; al termine usi «Registra il risultato».

Controllare i costi del lavoro

  1. Apra Persone e forza lavoro > Costi lavoro.
  2. Selezioni un periodo in Periodi di costificazione per vedere le ore totali e gli importi lordi e netti.
  3. Apra le Buste paga per consultare le ore e il dettaglio della retribuzione di un singolo operatore.

Limiti e assistenza

L'accesso è limitato allo spazio Persone e forza lavoro. Non può eseguire operazioni di magazzino, trasporto, ordini o fatturazione, aprire i report aziendali né gestire account di accesso e impostazioni di sicurezza: per queste attività si rivolga all'Admin partner. In Costi lavoro può consultare periodi e buste paga, ma l'elaborazione e la chiusura di un periodo di costificazione spettano all'Admin partner.

contact@ysendgroup.com

Centro assistenza

Domande frequenti

Dove trovo le richieste di congedo che aspettano una mia decisione?

Apra Persone e forza lavoro > Permessi e faccia clic sulla scheda «In attesa», oppure apra la scheda Persone e selezioni «In attesa» nella vista Assenze.

Perché non riesco a vedere la sezione dell'offerta di una candidatura?

Le offerte contengono informazioni retributive e sono visibili solo ai ruoli HR. Se continua a non vederla, verifichi che la candidatura sia attiva e che la richiesta di assunzione sia aperta.

Cosa succede quando faccio clic su «Restituisci per la correzione» in un foglio ore?

Il mese viene rinviato per la correzione. Dopo essere stato corretto e inviato di nuovo, ricompare per la revisione e può essere approvato.

Perché non posso elaborare o chiudere un periodo di costificazione?

L'elaborazione e la chiusura dei periodi di costificazione sono riservate all'Admin partner. Può controllare periodi e buste paga e avvisarlo quando le ore sono pronte.