Recrutar e contratar uma nova pessoa
Começa quando: Um armazém precisa de mais uma pessoa ou é necessário substituir alguém que vai sair.
- Abra Pessoas e força de trabalho > Pessoas, selecione a vista Recrutamento e, em seguida, a lista Requisições de pessoal.
- Clique em «Nova requisição», introduza o cargo, o local, o número de vagas e o intervalo salarial e guarde; selecione «Abri-la já para poder adicionar candidaturas de imediato» para a abrir de imediato. Caso contrário, fica como rascunho.
- Para abrir uma requisição em rascunho e começar a receber candidaturas, use o botão de estado na respetiva linha.
- Clique em «Pipeline» na requisição e use «Adicionar candidatura» para associar uma pessoa da sua lista ou criar uma nova candidatura.
- Abra uma candidatura e use «Mover para outra etapa» à medida que a pessoa avança pela triagem e pelas entrevistas; use «Recusar» ou «Retirar» quando a candidatura terminar.
- Depois de escolher a pessoa, clique em «Fazer uma proposta», introduza as condições e clique em «Enviar proposta».
- Registe a resposta com «Aceite» ou «Recusada» e confirme.
- Se a proposta for aceite, clique em «Contratar», introduza o código do trabalhador, se existir, mantenha «Iniciar a integração» selecionado e confirme; a nova pessoa passa a aparecer no Diretório.
Resultado: A pessoa é contratada, passa a existir um registo de trabalhador no Diretório e a requisição apresenta o número de vagas preenchidas.
Passo seguinte: A lista de integração assume o processo (consulte o fluxo seguinte); depois, o Gestor ou o Chefe de equipa do armazém planeia os primeiros turnos da nova pessoa.
Integrar ou desligar um trabalhador com uma lista de tarefas
Começa quando: Uma nova pessoa vai começar ou alguém está a sair da organização.
- Abra Pessoas e força de trabalho > Pessoas e selecione a vista Integrações e saídas.
- Em Modelos, confirme que existe um modelo adequado; caso não exista, clique em «Novo modelo» e use «Adicionar tarefa» para listar cada tarefa, o responsável e o prazo em dias.
- Clique em «Iniciar uma lista», escolha o trabalhador e o modelo mais adequado, defina a data de referência (primeiro ou último dia de trabalho) e clique em «Iniciar»; a lista fica aberta.
- Abra a lista a partir de Listas de tarefas para consultar cada tarefa, o responsável e a data-limite.
- Quando uma tarefa estiver concluída, clique em «Resolver»; se não se aplicar, use «Ignorar (com uma nota)» e explique o motivo.
- Assinale regularmente «Só em atraso» para acompanhar as tarefas cujo prazo já terminou.
Resultado: Quando todas as tarefas estiverem resolvidas ou ignoradas, a lista fica concluída e o histórico continua disponível para auditorias.
Passo seguinte: Os responsáveis pelas tarefas, por exemplo o Gestor ou o Chefe de equipa na entrega de equipamento, concluem-nas; encerre o caso quando a lista estiver concluída.
Decidir pedidos de ausência e registar faltas
Começa quando: Um trabalhador envia um pedido de ausência ou é necessário registar uma falta em seu nome.
- Abra Pessoas e força de trabalho > Férias e clique no cartão «Pendente» para mostrar apenas os pedidos que aguardam uma decisão.
- Clique no nome do trabalhador para abrir os detalhes e consulte os Saldos de férias apresentados para esse ano.
- Clique em «Aprovar» para aceitar o pedido; o estado muda de «Pendente» para «Aprovado».
- Para recusar, clique em «Rejeitar», indique o motivo e confirme; o estado passa a «Rejeitado».
- Se uma ausência aprovada deixar de se aplicar, abra-a e use «Cancelar a ausência», indicando um motivo; o estado passa a «Cancelado».
- Para registar uma ausência em nome de um trabalhador, clique em «+ Solicitar folga» no separador Férias, escolha o operador, a política de ausência e as datas, e clique em «Submeter».
Resultado: Todos os pedidos têm um estado final, os saldos estão atualizados e as ausências aprovadas estão visíveis para quem planeia.
Passo seguinte: Os Gestores e os Chefes de equipa veem as ausências aprovadas em Presenças do dia e Planeamento e organizam a cobertura necessária.
Rever e aprovar folhas de ponto mensais
Começa quando: No final do mês, é necessário validar as horas trabalhadas pelos trabalhadores.
- Abra Pessoas e força de trabalho > Folhas de Ponto e escolha a entidade empregadora.
- Em Horários de trabalho, verifique os padrões contratuais; crie um com «Novo horário» ou atribua um padrão a um trabalhador com «Atribuir um horário».
- Escolha uma pessoa para abrir a respetiva Folha de horas mensal e selecione o mês.
- Compare as colunas Trabalhado, Planeado e Diferença e verifique os dias assinalados como Assinalado.
- Se o mês estiver correto, clique em «Aprovar mês»; se houver algum problema, clique em «Devolver para correção» para que o mês seja corrigido e submetido novamente.
- Repita para cada pessoa e, em seguida, consulte o separador Horas extraordinárias para verificar as horas extra registadas no mesmo período.
Resultado: O mês de cada trabalhador é aprovado ou devolvido com um pedido de correção claro, para que as horas trabalhadas sejam fiáveis para os Custos Laborais.
Passo seguinte: As horas aprovadas alimentam os Custos Laborais; o Admin. de parceiro processa e fecha o período de custeio.