नए कर्मचारी की भर्ती और नियुक्ति करें
कब शुरू होता है: किसी वेयरहाउस को अतिरिक्त कर्मचारी चाहिए या जाने वाले कर्मचारी की जगह किसी को रखना है।
- People & workforce > People खोलें और Recruiting दृश्य, फिर Requisitions सूची चुनें।
- "नया भर्ती अनुरोध" पर क्लिक करें, पद का नाम, साइट, कर्मचारियों की संख्या और वेतन सीमा दर्ज करके सहेजें; इसे तुरंत खोलने के लिए "अभी खुले" चुनें, अन्यथा यह ड्राफ्ट रहेगा।
- ड्राफ्ट requisition खोलकर आवेदक प्राप्त करने के लिए उसकी पंक्ति में status बटन का उपयोग करें।
- Requisition में "पाइपलाइन" पर क्लिक करें और अपने पूल से उम्मीदवार जोड़ने या नया उम्मीदवार बनाने के लिए "आवेदन जोड़ें" का उपयोग करें।
- आवेदन खोलें और स्क्रीनिंग व इंटरव्यू में व्यक्ति की प्रगति के अनुसार "दूसरे चरण में ले जाएँ" का उपयोग करें; आवेदन समाप्त होने पर "अस्वीकार करें" या "वापस लें" चुनें।
- उम्मीदवार चुनने के बाद "प्रस्ताव दें" पर क्लिक करें, प्रस्ताव की शर्तें भरें और "प्रस्ताव भेजें" पर क्लिक करें।
- "स्वीकार किया गया" या "अस्वीकृत" से उम्मीदवार का उत्तर दर्ज करें और पुष्टि करें।
- प्रस्ताव स्वीकार होने पर "नियुक्त करें" पर क्लिक करें, यदि कर्मचारी कोड हो तो दर्ज करें, "ऑनबोर्डिंग शुरू करें" चयनित रहने दें और पुष्टि करें; नया व्यक्ति अब Directory में दिखाई देगा।
परिणाम: उम्मीदवार की नियुक्ति हो जाती है, Directory में कर्मचारी रिकॉर्ड बन जाता है और requisition भरी गई जगहों की संख्या दिखाता है।
अगला चरण: इसके बाद onboarding चेकलिस्ट आगे का काम संभालती है (अगला workflow देखें); फिर वेयरहाउस Manager या Team Leader नए कर्मचारी की पहली शिफ्ट की योजना बनाते हैं।
चेकलिस्ट के साथ कर्मचारी की ऑनबोर्डिंग या ऑफबोर्डिंग करें
कब शुरू होता है: नया कर्मचारी काम शुरू करने वाला है या कोई कर्मचारी संगठन छोड़ रहा है।
- People & workforce > People खोलें और Onboarding & offboarding दृश्य चुनें।
- Templates के अंतर्गत उपयुक्त टेम्पलेट देखें; यदि कोई नहीं है, तो "नया टेम्पलेट" पर क्लिक करें और प्रत्येक कार्य, उसका मालिक और दिनों में देय अवधि सूचीबद्ध करने के लिए "कार्य जोड़ें" का उपयोग करें।
- "चेकलिस्ट शुरू करें" पर क्लिक करें, कर्मचारी और सबसे उपयुक्त टेम्पलेट चुनें, anchor date (पहला या अंतिम कार्य दिवस) निर्धारित करें और "शुरुआत" पर क्लिक करें; चेकलिस्ट खुली दिखाई देगी।
- हर कार्य, उसके मालिक और देय तारीख देखने के लिए Checklists सूची से चेकलिस्ट खोलें।
- कार्य पूरा होने पर "हल करें" पर क्लिक करें; यदि कोई कार्य लागू नहीं होता, तो "छोड़ें (नोट के साथ)" का उपयोग करके कारण बताएँ।
- जिन कार्यों की नियत तारीख बीत चुकी है, उनका नियमित रूप से पालन करने के लिए "केवल समय सीमा पार वाले" चुनें।
परिणाम: सभी कार्य हल या छोड़े जाने के बाद चेकलिस्ट पूरी हो जाती है और उसका इतिहास ऑडिट के लिए उपलब्ध रहता है।
अगला चरण: कार्य-मालिक, जैसे उपकरण सौंपने के लिए Manager या Team Leader, अपने कार्य पूरे करते हैं; चेकलिस्ट पूरी होने पर आप मामला बंद करते हैं।
अवकाश अनुरोधों पर निर्णय लें और अनुपस्थिति दर्ज करें
कब शुरू होता है: कर्मचारी अवकाश अनुरोध भेजता है या उसकी ओर से अनुपस्थिति दर्ज करनी होती है।
- People & workforce > Leave खोलें और केवल निर्णय की प्रतीक्षा वाले अनुरोध दिखाने के लिए Pending कार्ड पर क्लिक करें।
- अनुरोध के विवरण खोलने के लिए कर्मचारी के नाम पर क्लिक करें और उस वर्ष के Leave Balances देखें।
- अनुरोध स्वीकार करने के लिए "स्वीकृत करें" पर क्लिक करें; स्थिति Pending से Approved हो जाती है।
- अस्वीकार करने के लिए "अस्वीकार करें" पर क्लिक करें, कारण दर्ज करें और पुष्टि करें; स्थिति Rejected हो जाती है।
- यदि स्वीकृत अनुपस्थिति अब लागू नहीं होती, तो उसे खोलें और कारण के साथ "छुट्टी रद्द करें" चुनें; स्थिति Cancelled हो जाती है।
- किसी कर्मचारी के लिए स्वयं अवकाश दर्ज करने हेतु Leave टैब में "+ छुट्टी का अनुरोध करें" पर क्लिक करें, operator, leave policy और तारीखें चुनें, फिर "सबमिट करें" पर क्लिक करें।
परिणाम: हर अनुरोध की अंतिम स्थिति होती है, अवकाश शेष अद्यतन रहते हैं और योजनाकार स्वीकृत अनुपस्थिति देख सकते हैं।
अगला चरण: Managers और Team Leaders Daily presence और Scheduling में स्वीकृत अनुपस्थिति देखते हैं और उसी के अनुसार कवरेज की योजना बनाते हैं।
मासिक टाइमशीट की समीक्षा और स्वीकृति करें
कब शुरू होता है: महीने के अंत में कर्मचारियों के काम किए गए घंटों को सत्यापित करना आवश्यक है।
- People & workforce > Timesheets खोलें और नियोक्ता इकाई चुनें।
- Work schedules के अंतर्गत अनुबंधित कार्य पैटर्न जाँचें; "नया कार्य-पैटर्न" से एक पैटर्न बनाएँ या "कार्य-पैटर्न सौंपें" से कर्मचारी को पैटर्न दें।
- किसी व्यक्ति की Monthly timesheet खोलने के लिए उसे चुनें और महीना चुनें।
- Worked, Planned और Difference कॉलम की तुलना करें और Flagged के रूप में चिह्नित दिनों को देखें।
- महीना सही होने पर "महीना स्वीकृत करें" पर क्लिक करें; समस्या होने पर "सुधार के लिए वापस करें" चुनें, ताकि महीने में सुधार करके फिर से जमा किया जा सके।
- हर व्यक्ति के लिए दोहराएँ, फिर उसी अवधि में दर्ज अतिरिक्त घंटों के लिए Overtime टैब देखें।
परिणाम: हर कर्मचारी का महीना स्वीकृत होता है या स्पष्ट सुधार अनुरोध के साथ लौटाया जाता है, जिससे Labour costing के लिए काम किए गए घंटे विश्वसनीय रहते हैं।
अगला चरण: स्वीकृत घंटे Labour costing में जाते हैं; Partner Admin लागत अवधि संसाधित करके बंद करता है।