Seleccionar y contratar a una nueva persona
Empieza cuando: Un almacén necesita personal adicional o debe cubrir una salida.
- Abra Personas y plantilla > Personas, seleccione la vista Reclutamiento y, después, la lista Solicitudes de contratación.
- Haga clic en «Nueva solicitud», indique el puesto, el centro, el número de vacantes y la franja salarial, y guarde; marque «Abrirla ya para poder añadir candidaturas de inmediato» para publicarla enseguida. De lo contrario, seguirá como borrador.
- Para abrir una solicitud en borrador y permitir que reciba candidaturas, utilice el botón de estado de su fila.
- Haga clic en «Embudo» en la solicitud y utilice «Añadir candidatura» para vincular a alguien de su grupo de candidatos o crear una candidatura nueva.
- Abra una candidatura y utilice «Mover a otra etapa» a medida que la persona avance por la selección inicial y las entrevistas; use «Descartar» o «Retirar» cuando termine una candidatura.
- Cuando haya elegido a la persona, haga clic en «Hacer una oferta», introduzca las condiciones y pulse «Enviar oferta».
- Registre la respuesta con «Aceptada» o «Rechazada» y confirme.
- Si acepta la oferta, haga clic en «Contratar», introduzca el código de empleado si lo tiene, mantenga marcada la opción «Iniciar la incorporación» y confirme; la persona aparecerá en Directorio.
Resultado: La persona queda contratada, su ficha aparece en Directorio y la solicitud indica cuántas de sus vacantes se han cubierto.
Siguiente paso: La lista de incorporación toma el relevo (consulte el siguiente flujo); después, el Responsable o el Jefe de equipo del almacén planifica los primeros turnos de la nueva persona.
Incorporar o dar de baja a una persona con una lista de tareas
Empieza cuando: Una persona nueva va a empezar o alguien deja la organización.
- Abra Personas y plantilla > Personas y seleccione la vista Incorporaciones y salidas.
- En Plantillas, compruebe que haya una adecuada; si no existe, haga clic en «Nueva plantilla» y use «Añadir tarea» para enumerar cada tarea, su responsable y el plazo en días.
- Haga clic en «Iniciar una lista», elija a la persona y la plantilla más adecuada, defina la fecha de referencia (primer o último día de trabajo) y pulse «Iniciar»; la lista aparecerá abierta.
- Abra la lista desde Listas de tareas para ver las tareas, sus responsables y las fechas límite.
- Cuando termine una tarea, haga clic en «Resolver»; si no corresponde, use «Omitir (con una nota)» y explique el motivo.
- Marque periódicamente «Solo atrasadas» para hacer seguimiento de las tareas vencidas.
Resultado: Al resolver u omitir todas las tareas, la lista queda completada y su historial permanece disponible para auditorías.
Siguiente paso: Los responsables de cada tarea, por ejemplo el Responsable o el Jefe de equipo para la entrega de equipos, las completan; usted cierra el caso cuando termina la lista.
Decidir sobre solicitudes de permiso y registrar ausencias
Empieza cuando: Una persona presenta una solicitud de permiso o es necesario registrar una ausencia en su nombre.
- Abra Personas y plantilla > Permisos y haga clic en la tarjeta «Pendiente» para mostrar solo las solicitudes que esperan una decisión.
- Haga clic en el nombre de la persona para abrir los detalles de la solicitud y revisar los Saldos de permisos del año.
- Haga clic en «Aprobar» para aceptar la solicitud; su estado cambia de «Pendiente» a «Aprobado».
- Para denegarla, haga clic en «Rechazar», indique el motivo y confirme; el estado cambiará a «Rechazado».
- Si una ausencia aprobada deja de ser válida, ábrala y use «Cancelar la ausencia» con un motivo; su estado cambiará a «Cancelado».
- Para registrar usted mismo el permiso de una persona, haga clic en «+ Solicitar permiso» en la pestaña Permisos, elija el operario, la política de permisos y las fechas, y pulse «Enviar».
Resultado: Todas las solicitudes tienen un estado definitivo, los saldos están actualizados y las ausencias aprobadas son visibles para quienes planifican.
Siguiente paso: Los Responsables y los Jefes de equipo ven las ausencias aprobadas en Presencia del día y Planificación y organizan la cobertura.
Revisar y aprobar los partes de horas mensuales
Empieza cuando: Al terminar el mes hay que validar las horas trabajadas por el personal.
- Abra Personas y plantilla > Partes de horas y seleccione la entidad empleadora.
- En Horarios de trabajo, revise los patrones contractuales; cree uno con «Nuevo horario» o asigne uno a una persona con «Asignar un horario».
- Elija a una persona para abrir su Parte de horas mensual y seleccione el mes.
- Compare las columnas Trabajado, Planificado y Diferencia, y revise los días marcados como Marcado.
- Si el mes es correcto, haga clic en «Aprobar el mes»; si hay algún problema, pulse «Devolver para corrección» para que se corrija y se vuelva a enviar.
- Repita el proceso para cada persona y consulte después la pestaña Horas extra para revisar las horas extra registradas en el mismo periodo.
Resultado: El mes de cada persona se aprueba o se devuelve con una solicitud de corrección clara, de modo que las horas sean fiables para los Costes laborales.
Siguiente paso: Las horas aprobadas se incorporan a Costes laborales; el Admin. de socio procesa y cierra el periodo de costeo.