Найти и нанять нового сотрудника
Начинается, когда: Складу нужен дополнительный сотрудник или требуется заменить уходящего.
- Откройте People & workforce > People, выберите представление Recruiting, а затем список Requisitions.
- Нажмите "Новая заявка", укажите должность, площадку, количество сотрудников и диапазон зарплаты, затем сохраните; отметьте "Открыто сейчас", чтобы открыть заявку сразу, иначе она останется черновиком.
- Чтобы открыть черновик заявки и начать принимать кандидатов, используйте кнопку статуса в её строке.
- Нажмите "Воронка" в заявке и используйте "Добавить отклик", чтобы добавить кандидата из вашей базы или создать новую кандидатуру.
- Откройте заявку кандидата и по мере прохождения отбора и собеседований используйте "Перевести на другой этап"; завершите заявку с помощью "Отклонить" или "Отозвать".
- Выбрав кандидата, нажмите "Сделать предложение", укажите условия и нажмите "Направить предложение".
- Запишите ответ кандидата с помощью "Принято" или "Отклонено" и подтвердите.
- Если предложение принято, нажмите "Нанять", укажите код сотрудника, если он есть, оставьте флажок "Начать адаптацию" установленным и подтвердите; новый сотрудник появится в Directory.
Результат: Кандидат принят на работу, его запись появилась в Directory, а заявка показывает число заполненных вакансий.
Далее: Далее процесс продолжает контрольный список адаптации (см. следующий процесс); затем Manager или Team Leader склада планирует первые смены нового сотрудника.
Провести адаптацию или увольнение сотрудника по контрольному списку
Начинается, когда: Новый сотрудник приступает к работе или сотрудник покидает организацию.
- Откройте People & workforce > People и выберите представление Onboarding & offboarding.
- В разделе Templates проверьте наличие подходящего шаблона; если его нет, нажмите "Новый шаблон" и используйте "Добавить задачу", чтобы перечислить задачи, ответственных и сроки в днях.
- Нажмите "Запустить чек-лист", выберите сотрудника и наиболее подходящий шаблон, задайте опорную дату (первый или последний рабочий день) и нажмите "Начало"; список появится как открытый.
- Откройте контрольный список в списке Checklists, чтобы увидеть задачи, ответственных и сроки.
- После выполнения задачи нажмите "Решить"; если задача неприменима, выберите "Пропустить (с комментарием)" и укажите причину.
- Регулярно отмечайте "Только просроченные", чтобы отслеживать просроченные задачи.
Результат: Когда все задачи выполнены или пропущены, контрольный список завершается, а его история остаётся доступной для аудита.
Далее: Ответственные за задачи, например Manager или Team Leader при передаче оборудования, выполняют их; после завершения списка вы закрываете дело.
Принимать решения по запросам на отпуск и регистрировать отсутствие
Начинается, когда: Сотрудник отправляет запрос на отпуск либо требуется зарегистрировать отсутствие от его имени.
- Откройте People & workforce > Leave и нажмите карточку Pending, чтобы показать только запросы, ожидающие решения.
- Нажмите имя сотрудника в запросе, чтобы открыть подробности, и проверьте Leave Balances за указанный год.
- Нажмите "Одобрить", чтобы одобрить запрос; его статус изменится с Pending на Approved.
- Чтобы отказать, нажмите "Отклонить", укажите причину и подтвердите; статус изменится на Rejected.
- Если одобренное отсутствие больше не актуально, откройте его и выберите "Отменить отпуск", указав причину; статус изменится на Cancelled.
- Чтобы самостоятельно внести отпуск сотрудника, нажмите "+ Запросить отпуск" на вкладке Leave, выберите оператора, правила отпуска и даты, затем нажмите "Отправить".
Результат: У каждого запроса есть окончательный статус, остатки отпуска обновлены, а одобренные отсутствия видны планировщикам.
Далее: Managers и Team Leaders видят одобренные отсутствия в Daily presence и Scheduling и соответственно планируют замену.
Проверить и утвердить ежемесячные табели
Начинается, когда: В конце месяца необходимо проверить отработанные сотрудниками часы.
- Откройте People & workforce > Timesheets и выберите организацию-работодателя.
- В разделе Work schedules проверьте договорные графики; создайте график с помощью "Новый график" или назначьте его сотруднику через "Назначить график".
- Выберите человека, чтобы открыть его Monthly timesheet, и укажите месяц.
- Сравните столбцы Worked, Planned и Difference, а также проверьте дни с отметкой Flagged.
- Если месяц заполнен верно, нажмите "Утвердить месяц"; если есть ошибка, выберите "Вернуть на исправление", чтобы исправить и отправить месяц повторно.
- Повторите для каждого человека, затем проверьте вкладку Overtime на предмет сверхурочных за тот же период.
Результат: Месяц каждого сотрудника утверждается или возвращается с ясным запросом на исправление, поэтому отработанные часы надёжны для Labour costing.
Далее: Утверждённые часы передаются в Labour costing; Partner Admin обрабатывает и закрывает период учёта затрат.