לגייס ולהעסיק עובד חדש
מתחיל כאשר: המחסן זקוק לאדם נוסף או שיש להחליף עובד שעוזב.
- פתחו את People & workforce > People ובחרו בתצוגת Recruiting ולאחר מכן ברשימת Requisitions.
- לחצו על "דרישת גיוס חדשה", הזינו את שם המשרה, האתר, מספר העובדים וטווח השכר ושמרו; סמנו "בטיפול כעת" כדי לפתוח אותה מיד, אחרת היא תישאר טיוטה.
- כדי לפתוח דרישת גיוס שנשמרה כטיוטה ולאפשר קבלת מועמדים, השתמשו בלחצן הסטטוס בשורה שלה.
- לחצו על "רצף שלבים" בדרישת הגיוס והשתמשו ב-"הוספת מועמדות" כדי לצרף מועמד ממאגר המועמדים או ליצור מועמד חדש.
- פתחו בקשה והשתמשו ב-"העברה לשלב אחר" כשהמועמד מתקדם בסינון ובראיונות; השתמשו ב-"דחייה" או ב-"משיכה" כשהבקשה מסתיימת.
- לאחר שבחרתם מועמד, לחצו על "הגשת הצעה", הזינו את תנאי ההצעה ולחצו על "שליחת ההצעה".
- תעדו את תשובת המועמד באמצעות "התקבל" או "נדחה" ואשרו.
- לאחר קבלת ההצעה, לחצו על "קליטה לעבודה", הזינו את קוד העובד אם יש כזה, השאירו את "התחלת תהליך הקליטה" מסומן ואשרו; העובד החדש יופיע כעת ב-Directory.
תוצאה: המועמד מתקבל לעבודה, רשומת עובד מופיעה ב-Directory ודרישת הגיוס מציגה כמה מהמשרות אוישו.
השלב הבא: צ'קליסט הקליטה ממשיך את התהליך (ראו את תהליך העבודה הבא); לאחר מכן Manager או Team Leader במחסן מתכננים את המשמרות הראשונות של העובד החדש.
לקלוט עובד או לסיים את העסקתו באמצעות צ'קליסט
מתחיל כאשר: עובד חדש עומד להתחיל או עובד עוזב את הארגון.
- פתחו את People & workforce > People ובחרו בתצוגת Onboarding & offboarding.
- תחת Templates בדקו אם קיימת תבנית מתאימה; אם לא, לחצו על "תבנית חדשה" והשתמשו ב-"הוספת משימה" כדי לפרט כל משימה, את האחראי לה ואת מועד היעד בימים.
- לחצו על "פתיחת רשימת משימות", בחרו את העובד ואת התבנית המתאימה ביותר, הגדירו את תאריך העוגן (יום העבודה הראשון או האחרון) ולחצו על "התחלה"; הצ'קליסט מופיע כפתוח.
- פתחו את הצ'קליסט מרשימת Checklists כדי לראות כל משימה, את האחראי לה ואת תאריך היעד.
- לאחר השלמת כל משימה, לחצו על "פתרון"; אם המשימה אינה רלוונטית, השתמשו ב-"דילוג (עם הערה)" והסבירו מדוע.
- סמנו בקביעות את "באיחור בלבד" כדי לעקוב אחר משימות שמועד היעד שלהן עבר.
תוצאה: לאחר שכל המשימות טופלו או דולגו, הצ'קליסט הושלם וההיסטוריה שלו נשארת זמינה לביקורת.
השלב הבא: האחראים למשימות, למשל Manager או Team Leader בעת מסירת ציוד, משלימים אותן; אתם סוגרים את התיק עם השלמת הצ'קליסט.
להחליט בבקשות חופשה ולתעד היעדרויות
מתחיל כאשר: עובד מגיש בקשת חופשה או שיש לתעד היעדרות בשמו.
- פתחו את People & workforce > Leave ולחצו על כרטיס Pending כדי להציג רק בקשות שממתינות להחלטה.
- לחצו על שם העובד בבקשה כדי לפתוח את הפרטים ולבדוק את Leave Balances המוצגים עבור אותה שנה.
- לחצו על "אישור" כדי לאשר את הבקשה; הסטטוס משתנה מ-Pending ל-Approved.
- כדי לסרב, לחצו על "דחייה", הזינו סיבה ואשרו; הסטטוס משתנה ל-Rejected.
- אם היעדרות שאושרה אינה רלוונטית עוד, פתחו אותה והשתמשו ב-"ביטול חופשה" עם סיבה; הסטטוס משתנה ל-Cancelled.
- כדי להזין חופשה לעובד בעצמכם, לחצו על "+ בקשת חופשה" בכרטיסייה Leave, בחרו את המפעיל, מדיניות החופשה והתאריכים ולחצו על "הגשה".
תוצאה: לכל בקשה יש סטטוס סופי, יתרות החופשה מעודכנות והיעדרויות מאושרות גלויות למתכננים.
השלב הבא: Managers ו-Team Leaders רואים היעדרויות מאושרות ב-Daily presence וב-Scheduling ומתכננים בהתאם את הכיסוי.
לבדוק ולאשר דוחות שעות חודשיים
מתחיל כאשר: בסוף החודש יש לאמת את שעות העבודה של העובדים.
- פתחו את People & workforce > Timesheets ובחרו את הישות המעסיקה.
- תחת Work schedules בדקו את דפוסי העבודה החוזיים; צרו דפוס באמצעות "תבנית עבודה חדשה" או הקצו לעובד דפוס באמצעות "שיוך תבנית עבודה".
- בחרו אדם כדי לפתוח את Monthly timesheet שלו ובחרו את החודש.
- השוו בין העמודות Worked, Planned ו-Difference ובדקו ימים המסומנים כ-Flagged.
- אם החודש תקין, לחצו על "אישור החודש"; אם יש בעיה, לחצו על "החזרה לתיקון" כדי שניתן יהיה לתקן ולהגיש את החודש מחדש.
- חזרו על הפעולה עבור כל אדם, ואז בדקו בכרטיסייה Overtime את השעות הנוספות שתועדו באותה תקופה.
תוצאה: החודש של כל עובד מאושר או מוחזר עם בקשת תיקון ברורה, כך ששעות העבודה אמינות לחישוב Labour costing.
השלב הבא: שעות שאושרו מועברות ל-Labour costing; Partner Admin מעבד וסוגר את תקופת חישוב העלויות.