Producten aanmaken en voorraad naar het magazijn sturen
Start wanneer: Nieuwe producten moeten door YSEND worden opgeslagen en verzonden.
- Open «Catalogus». Vul in het aanmaakformulier ten minste de «Canonieke SKU», de «Productnaam» en het «Gewicht (kg)» in en klik op «Product aanmaken».
- Om veel producten tegelijk te laden, gebruikt u het «CSV-importvoorbeeld» en klikt u op «Importvoorbeeld bekijken» om het bestand vóór de import te controleren.
- Open «Inkomend» en klik op «Inboundplan aanmaken».
- Doorloop de stappen «Bestemming», «Producten» (met «Product toevoegen»), «Dozen & pallets» en «Levering». U kunt op elk moment op «Concept opslaan» klikken; het plan behoudt de status «Concept».
- Controleer in de stap «Controle» de samenvatting en klik op «Plan indienen». De status wordt «Ingediend».
- Volg het plan in «Inboundplannen». Zodra het magazijn de goederen heeft ontvangen, wordt de status «Ontvangen» en verschijnen de aantallen onder «Voorraad».
Resultaat: De producten staan in de catalogus en de ontvangen voorraad is beschikbaar voor orders.
Volgende stap: Het YSEND-magazijnteam ontvangt de goederen en slaat ze op; daarna kunt u orders op deze voorraad aanmaken.
Een order aanmaken en volgen tot de levering
Start wanneer: Een klantorder moet vanuit uw voorraad worden verzonden.
- Open «Orders» in het navigatiemenu.
- Klik op «+ Nieuwe order» om het orderformulier te openen.
- Vul de secties «Klant en magazijn», «Ordergegevens» en «Levering» in met naam, adres, postcode en land van de ontvanger.
- Klik onder «Orderregels» voor elk product op «Regel toevoegen», kies het product en voer de hoeveelheid in.
- Klik op «Order aanmaken». De order verschijnt in de lijst «Orders».
- Open de order om deze te volgen op de tabbladen «Overzicht», «Regels», «Zendingen» en «Geschiedenis».
- Open «Zendingen»: selecteer onder «Uw zendingen» de zending om de «Zendingdetails» te zien, volg de status van «Onderweg» tot «Geleverd» en gebruik «Openbare trackingpagina openen» om de tracking te delen.
Resultaat: De order is geleverd en de volledige geschiedenis blijft zichtbaar bij de order.
Volgende stap: Het YSEND-magazijnteam verzamelt en verpakt de order, waarna de vervoerder deze bij de ontvanger aflevert.
De wallet opwaarderen en facturen controleren
Start wanneer: Diensten worden uit de wallet betaald, of er is een nieuwe factuur uitgegeven.
- Open «Wallet & facturatie»; de pagina «Wallet & betalingen» toont uw saldo.
- Controleer onder «Opgeslagen betaalmethoden» of er ten minste één betaalmethode is vastgelegd; die is vereist om de wallet op te waarderen.
- Klik op «Wallet opwaarderen», voer het «Bedrag» in, kies de «Betaalmethode» en klik op «Opwaardering bevestigen».
- Raadpleeg na bevestiging het vastgelegde betalingsresultaat en het vernieuwde walletsaldo. Als een betaling nog in behandeling is of verdere actie vereist, volg dan de weergegeven instructies en controleer de bestaande betaling voordat u een nieuwe aanvulling start.
- Selecteer onder «Automatische opwaardering» de optie «Automatische opwaardering inschakelen» wanneer automatische aanvulling vereist is. Controleer de valuta, de drempelwaarde, «Opwaardeerbedrag» en de opgeslagen betaalmethode, en kies vervolgens «Automatische opwaardering opslaan». Blijf de betalingsresultaten en het beschikbare saldo bewaken; automatische aanvulling kan mislukken.
- Klik op «Facturen & geschillen» en open het tabblad «Facturen» om elke factuur met haar status te zien, bijvoorbeeld «Uitgegeven», «Betaald» of «Te laat».
- Gebruik het tabblad «Geschillen» om betwiste bedragen te volgen en het tabblad «Exports» om uw facturatiegegevens te downloaden.
Resultaat: De wallet heeft saldo en elke factuur en elk geschil is herleidbaar.
Volgende stap: Het YSEND-financeteam verwerkt betalingen en geschillen; neem voor factuurvragen contact op via «Support».
Collega's toegang tot het portaal geven
Start wanneer: Een collega moet in het portaal werken, of iemand verlaat de organisatie.
- Open «Beheer» en selecteer het tabblad «Gebruikers».
- Klik op «+ Gebruiker toevoegen»; het venster «Portaalgebruiker toevoegen» opent.
- Voer de «Gebruikers-ID» van het bestaande account van de collega in, de «Weergavenaam», de «Voorkeurstaal» en de «Tijdzone».
- Klik op «Gebruiker aanmaken». De collega verschijnt in de lijst met de status «Actief».
- Heeft iemand geen toegang meer nodig, klik dan op «Uitschakelen»; de status wordt «Inactief».
- Bekijk het tabblad «Integraties» om de koppelingen tussen uw systemen en YSEND te controleren.
Resultaat: Alleen de juiste personen hebben actieve toegang tot het portaal.
Volgende stap: De collega meldt zich aan en werkt met een eigen toegang in het portaal.
Een productreferencekoppeling voorstellen en goedkeuren
Start wanneer: Een productreference of barcode van een handelaar moet worden gekoppeld aan een bestaand product.
- Open «Catalogus», selecteer het bestaande product en raadpleeg «Aliassen & verpakking» om te voorkomen dat een identifier of product dubbel wordt aangemaakt.
- Selecteer voor een ontbrekende reference «Type identificatie», voer «Waarde identificatie» exact in en kies «Koppelingsvoorstel indienen». Hiermee wordt een voorstel ingediend; de identifier wordt nog niet goedgekeurd.
- Raadpleeg «Koppelingsgoedkeuringen», koppel de voorgestelde identifier aan het juiste product en kies «Koppeling goedkeuren» uitsluitend nadat u heeft vastgesteld dat de waarde ondubbelzinnig is.
- Vernieuw het product en controleer of de alias de status «Goedgekeurd» weergeeft in «Aliassen & verpakking». Vraag om verduidelijking in plaats van een conflicterende reference goed te keuren.
Resultaat: De gecontroleerde identifier is goedgekeurd en gekoppeld aan het juiste product.
Volgende stap: ClientUser en het magazijnteam kunnen de goedgekeurde reference gebruiken voor vervolgwerkzaamheden.