Produkte anlegen und Bestand ins Lager senden
Auslöser: Neue Produkte sollen von YSEND gelagert und versendet werden.
- Öffnen Sie «Katalog». Geben Sie im Anlageformular mindestens die «Kanonische SKU», den «Produktname» und das «Gewicht (kg)» ein und klicken Sie auf «Produkt anlegen».
- Um viele Produkte auf einmal zu laden, verwenden Sie die «CSV-Importvorschau» und klicken Sie auf «Import-Vorschau», um die Datei vor dem Import zu prüfen.
- Öffnen Sie «Eingehend» und klicken Sie auf «Wareneingangsplan erstellen».
- Durchlaufen Sie die Schritte «Ziel», «Produkte» (mit «Produkt hinzufügen»), «Kartons & Paletten» und «Anlieferung». Mit «Entwurf speichern» sichern Sie jederzeit; der Plan behält den Status «Entwurf».
- Prüfen Sie im Schritt «Prüfung» die Zusammenfassung und klicken Sie auf «Plan einreichen». Der Status wechselt zu «Übermittelt».
- Verfolgen Sie den Plan unter «Wareneingangspläne». Sobald das Lager die Ware vereinnahmt hat, lautet der Status «Empfangen» und die Mengen erscheinen unter «Bestand».
Ergebnis: Die Produkte sind im Katalog angelegt, und der eingegangene Bestand steht für Aufträge zur Verfügung.
Weiter mit: Das YSEND-Lagerteam nimmt die Ware an und lagert sie ein; anschließend können Sie Aufträge auf diesen Bestand anlegen.
Auftrag anlegen und bis zur Zustellung verfolgen
Auslöser: Ein Kundenauftrag soll aus Ihrem Bestand versendet werden.
- Öffnen Sie «Aufträge» im Navigationsmenü.
- Klicken Sie auf «+ Neuer Auftrag», um das Auftragsformular zu öffnen.
- Füllen Sie die Abschnitte «Kunde & Lagerstandort», «Auftragsdetails» und «Lieferung» mit Name, Adresse, Postleitzahl und Land des Empfängers aus.
- Klicken Sie unter «Auftragspositionen» für jedes Produkt auf «Position hinzufügen», wählen Sie das Produkt und geben Sie die Menge ein.
- Klicken Sie auf «Auftrag anlegen». Der Auftrag erscheint in der Liste «Aufträge».
- Öffnen Sie den Auftrag, um ihn auf den Registerkarten «Übersicht», «Positionen», «Sendungen» und «Verlauf» zu verfolgen.
- Öffnen Sie «Sendungen»: Wählen Sie unter «Ihre Sendungen» die Sendung aus, um die «Sendungsdetails» zu sehen, verfolgen Sie den Status von «Unterwegs» bis «Zugestellt» und nutzen Sie «Öffentliche Sendungsverfolgung öffnen», um die Verfolgung zu teilen.
Ergebnis: Der Auftrag ist zugestellt, und sein vollständiger Verlauf bleibt am Auftrag einsehbar.
Weiter mit: Das YSEND-Lagerteam kommissioniert und verpackt den Auftrag, anschließend stellt der Spediteur ihn dem Empfänger zu.
Wallet aufladen und Rechnungen prüfen
Auslöser: Leistungen werden aus dem Wallet bezahlt, oder eine neue Rechnung wurde ausgestellt.
- Öffnen Sie «Wallet & Abrechnung»; die Seite «Wallet & Zahlungen» zeigt Ihr Guthaben.
- Prüfen Sie unter «Gespeicherte Zahlungsmethoden», dass mindestens eine Zahlungsmethode hinterlegt ist; sie ist Voraussetzung für das Aufladen.
- Klicken Sie auf «Wallet aufladen», geben Sie den «Betrag» ein, wählen Sie die «Zahlungsmethode» und klicken Sie auf «Aufladung bestätigen».
- Prüfen Sie nach der Bestätigung das erfasste Zahlungsergebnis sowie den aktualisierten Kontostand. Ist die Zahlung noch ausstehend oder sind weitere Maßnahmen erforderlich, befolgen Sie die angezeigten Hinweise und prüfen Sie den bestehenden Zahlungsvorgang, bevor Sie eine weitere Aufladung starten.
- Wählen Sie unter «Automatische Aufladung» die Option «Automatische Aufladung aktivieren», wenn eine automatische Aufladung erforderlich ist. Prüfen Sie die Währung, den Schwellenwert, «Aufladebetrag» sowie die hinterlegte Zahlungsmethode und wählen Sie anschließend «Automatische Aufladung speichern». Überwachen Sie fortlaufend die Zahlungsergebnisse und das verfügbare Guthaben, da die automatische Aufladung fehlschlagen kann.
- Klicken Sie auf «Rechnungen & Reklamationen» und öffnen Sie die Registerkarte «Rechnungen», um jede Rechnung mit ihrem Status zu sehen, zum Beispiel «Ausgestellt», «Bezahlt» oder «Überfällig».
- Verfolgen Sie strittige Beträge auf der Registerkarte «Streitfälle» und laden Sie Ihre Abrechnungsdaten über «Exporte» herunter.
Ergebnis: Das Wallet ist aufgeladen, und jede Rechnung und jeder Streitfall ist nachvollziehbar.
Weiter mit: Das YSEND-Finanzteam bearbeitet Zahlungen und Streitfälle; wenden Sie sich bei Abrechnungsfragen an «Support».
Kollegen Zugang zum Portal geben
Auslöser: Eine Kollegin oder ein Kollege soll im Portal arbeiten, oder eine Person verlässt die Organisation.
- Öffnen Sie «Verwaltung» und wählen Sie die Registerkarte «Benutzer».
- Klicken Sie auf «+ Benutzer hinzufügen»; das Fenster «Portalbenutzer hinzufügen» öffnet sich.
- Geben Sie die «Benutzer-ID» des bestehenden Kontos, den «Anzeigename», die «Bevorzugte Sprache» und die «Zeitzone» ein.
- Klicken Sie auf «Benutzer erstellen». Die Person erscheint in der Liste mit dem Status «Aktiv».
- Benötigt eine Person keinen Zugang mehr, klicken Sie auf «Deaktivieren»; der Status wechselt zu «Inaktiv».
- Prüfen Sie auf der Registerkarte «Integrationen» die Verbindungen zwischen Ihren Systemen und YSEND.
Ergebnis: Nur die richtigen Personen haben aktiven Portalzugang.
Weiter mit: Die Kollegin oder der Kollege meldet sich an und arbeitet mit eigenem Zugang im Portal.
Produktreferenz-Zuordnung vorschlagen und genehmigen
Auslöser: Eine Händler-Produktreferenz oder ein Barcode muss mit einem vorhandenen Produkt verknüpft werden.
- Öffnen Sie «Katalog», wählen Sie das vorhandene Produkt aus und prüfen Sie «Aliasse & Verpackung», um die Duplizierung eines Bezeichners oder Produkts zu vermeiden.
- Wählen Sie bei einer fehlenden Referenz «Kennungstyp» aus, geben Sie «Kennungswert» exakt ein und wählen Sie «Zuordnungsvorschlag einreichen». Dadurch wird ein Vorschlag eingereicht; der Bezeichner wird damit noch nicht genehmigt.
- Prüfen Sie «Zuordnungsfreigaben», ordnen Sie den vorgeschlagenen Bezeichner dem richtigen Produkt zu und wählen Sie «Zuordnung freigeben» erst, nachdem Sie sichergestellt haben, dass der Wert eindeutig ist.
- Aktualisieren Sie das Produkt und vergewissern Sie sich, dass der Alias in «Aliasse & Verpackung» den Status «Freigegeben» aufweist. Fordern Sie bei einer widersprüchlichen Referenz eine Klärung an, anstatt die Genehmigung zu erteilen.
Ergebnis: Der geprüfte Bezeichner ist genehmigt und mit dem richtigen Produkt verknüpft.
Weiter mit: ClientUser und das Lagerteam können die genehmigte Referenz für die weitere Arbeit verwenden.