Créer des produits et envoyer du stock à l'entrepôt
Point de départ: De nouveaux produits doivent être stockés et expédiés par YSEND.
- Ouvrez «Catalogue». Dans le formulaire de création, renseignez au minimum la «Référence produit», le «Nom du produit» et le «Poids (kg)», puis cliquez sur «Créer le produit».
- Pour charger de nombreux produits en une fois, utilisez l'«Aperçu d'import CSV» et cliquez sur «Prévisualiser l'import» afin de contrôler le fichier avant son import.
- Ouvrez «Entrant» et cliquez sur «Créer un plan de réception».
- Parcourez les étapes «Destination», «Produits» (avec «Ajouter un produit»), «Cartons et palettes» et «Livraison». Vous pouvez cliquer à tout moment sur «Enregistrer le brouillon» ; le plan conserve le statut «Brouillon».
- À l'étape «Vérification», contrôlez le récapitulatif et cliquez sur «Soumettre le plan». Le statut passe à «Soumis».
- Suivez le plan dans «Plans de réception». Lorsque l'entrepôt a réceptionné la marchandise, le statut devient «Reçu» et les quantités apparaissent dans «Stocks».
Résultat: Les produits figurent au catalogue et le stock réceptionné est disponible pour les commandes.
Étape suivante: L'équipe entrepôt YSEND réceptionne et range la marchandise ; vous pouvez ensuite créer des commandes sur ce stock.
Créer une commande et la suivre jusqu'à la livraison
Point de départ: Une commande client doit être expédiée depuis votre stock.
- Ouvrez «Commandes» dans le menu de navigation.
- Cliquez sur «+ Nouvelle commande» pour ouvrir le formulaire.
- Complétez les sections «Client et entrepôt», «Détails de la commande» et «Livraison» avec le nom, l'adresse, le code postal et le pays du destinataire.
- Dans «Lignes de commande», cliquez sur «Ajouter une ligne» pour chaque produit, choisissez le produit et indiquez la quantité.
- Cliquez sur «Créer la commande». La commande apparaît dans la liste «Commandes».
- Ouvrez la commande pour la suivre dans les onglets «Vue d'ensemble», «Lignes», «Expéditions» et «Historique».
- Ouvrez «Expéditions» : dans «Vos expéditions», sélectionnez l'envoi pour afficher le «Détail de l'expédition», suivez le statut de «En transit» à «Livré» et utilisez «Ouvrir la page de suivi publique» pour partager le suivi.
Résultat: La commande est livrée et tout son historique reste consultable sur la commande.
Étape suivante: L'équipe entrepôt YSEND prépare et emballe la commande, puis le transporteur la livre au destinataire.
Alimenter le portefeuille et contrôler les factures
Point de départ: Les prestations sont réglées depuis le portefeuille, ou une nouvelle facture a été émise.
- Ouvrez «Portefeuille & facturation» ; la page «Portefeuille & paiements» affiche votre solde.
- Sous «Moyens de paiement enregistrés», vérifiez qu'au moins un moyen de paiement est enregistré ; il est indispensable pour alimenter le portefeuille.
- Cliquez sur «Recharger le portefeuille», saisissez le «Montant», choisissez le «Moyen de paiement» et cliquez sur «Confirmer le rechargement».
- Après confirmation, examinez le résultat du paiement enregistré et le solde du portefeuille actualisé. Si le paiement est toujours en attente ou nécessite une action supplémentaire, suivez les instructions affichées et vérifiez le paiement existant avant d'initier un nouvel approvisionnement.
- Sous «Rechargement automatique», sélectionnez «Activer le rechargement automatique» lorsqu'un approvisionnement automatique est requis. Vérifiez la devise, le seuil, «Montant du rechargement» et le moyen de paiement enregistré, puis choisissez «Enregistrer le rechargement automatique». Continuez à surveiller les résultats des paiements ainsi que le solde disponible ; l'approvisionnement automatique peut échouer.
- Cliquez sur «Factures & litiges» et ouvrez l'onglet «Factures» pour consulter chaque facture et son statut, par exemple «Émise», «Payée» ou «En retard».
- Utilisez l'onglet «Litiges» pour suivre les montants contestés et l'onglet «Exports» pour télécharger vos données de facturation.
Résultat: Le portefeuille est approvisionné et chaque facture ou litige est traçable.
Étape suivante: L'équipe finance YSEND traite les paiements et les litiges ; pour toute question de facturation, passez par «Support».
Donner accès au portail à vos collègues
Point de départ: Un collègue doit travailler dans le portail, ou une personne quitte l'organisation.
- Ouvrez «Administration» et sélectionnez l'onglet «Utilisateurs».
- Cliquez sur «+ Ajouter un utilisateur» ; la fenêtre «Ajouter un utilisateur du portail» s'ouvre.
- Saisissez l'«Identifiant utilisateur» du compte existant du collègue, le «Nom d'affichage», la «Langue préférée» et le «Fuseau horaire».
- Cliquez sur «Créer l'utilisateur». Le collègue apparaît dans la liste avec le statut «Actif».
- Lorsqu'une personne n'a plus besoin d'accès, cliquez sur «Désactiver» ; le statut passe à «Inactif».
- Consultez l'onglet «Intégrations» pour vérifier les connexions entre vos systèmes et YSEND.
Résultat: Seules les bonnes personnes disposent d'un accès actif au portail.
Étape suivante: Le collègue se connecte et travaille dans le portail avec son propre accès.
Proposer et approuver un mappage de référence produit
Point de départ: Une référence produit ou un code-barres marchand doit être associé à un produit existant.
- Ouvrez «Catalogue», sélectionnez le produit existant et consultez «Alias et conditionnement» afin d'éviter de dupliquer un identifiant ou un produit.
- Pour une référence absente, sélectionnez «Type d'identifiant», saisissez «Valeur de l'identifiant» exactement et choisissez «Soumettre la proposition». Cette action soumet une proposition ; elle n'approuve pas encore l'identifiant.
- Examinez «Références en attente de validation», associez l'identifiant proposé au produit correct et choisissez «Approuver la correspondance» uniquement après avoir vérifié que la valeur est sans ambiguïté.
- Actualisez le produit et confirmez que l'alias affiche «Approuvé» dans «Alias et conditionnement». Demandez des éclaircissements plutôt que d'approuver une référence conflictuelle.
Résultat: L'identifiant vérifié est approuvé et associé au produit correct.
Étape suivante: ClientUser et l'équipe entrepôt peuvent utiliser la référence approuvée pour les travaux ultérieurs.