उत्पाद बनाना और स्टॉक गोदाम भेजना
कब शुरू होता है: नए उत्पादों का भंडारण और शिपमेंट YSEND द्वारा किया जाना है।
- «कैटलॉग» खोलें। निर्माण फ़ॉर्म में कम से कम «मूल SKU», «उत्पाद का नाम» और «वज़न (किग्रा)» भरें, फिर «उत्पाद बनाएँ» पर क्लिक करें।
- एक साथ कई उत्पाद लोड करने के लिए «CSV आयात का पूर्वावलोकन» का उपयोग करें और आयात से पहले फ़ाइल जाँचने हेतु «आयात का पूर्वावलोकन करें» पर क्लिक करें।
- «आवक» खोलें और «माल आगमन योजना बनाएँ» पर क्लिक करें।
- «गंतव्य», «उत्पाद» («उत्पाद जोड़ें» सहित), «कार्टन और पैलेट» और «डिलीवरी» चरण पूरे करें। आप कभी भी «ड्राफ़्ट सहेजें» पर क्लिक कर सकते हैं; योजना «ड्राफ़्ट» स्थिति में रहती है।
- «समीक्षा करें» चरण में सारांश जाँचें और «योजना सबमिट करें» पर क्लिक करें। स्थिति «जमा किया गया» हो जाती है।
- «माल आगमन योजनाएँ» में योजना पर नज़र रखें। गोदाम द्वारा माल प्राप्त होने पर स्थिति «प्राप्त» हो जाती है और मात्राएँ «स्टॉक» में दिखने लगती हैं।
परिणाम: उत्पाद कैटलॉग में दर्ज हैं और प्राप्त स्टॉक ऑर्डर के लिए उपलब्ध है।
अगला चरण: YSEND की गोदाम टीम माल प्राप्त कर उसे रखती है; इसके बाद आप इस स्टॉक पर ऑर्डर बना सकते हैं।
ऑर्डर बनाना और डिलीवरी तक उसकी निगरानी करना
कब शुरू होता है: किसी ग्राहक का ऑर्डर आपके स्टॉक से भेजा जाना है।
- नेविगेशन मेनू में «ऑर्डर» खोलें।
- ऑर्डर फ़ॉर्म खोलने के लिए «+ नया ऑर्डर» पर क्लिक करें।
- «अनुबंधित ग्राहक और गोदाम», «ऑर्डर का विवरण» और «डिलीवरी» अनुभागों में प्राप्तकर्ता का नाम, पता, पिन कोड और देश भरें।
- «ऑर्डर के आइटम» में हर उत्पाद के लिए «आइटम जोड़ें» पर क्लिक करें, उत्पाद चुनें और मात्रा दर्ज करें।
- «ऑर्डर बनाएँ» पर क्लिक करें। ऑर्डर «ऑर्डर» सूची में दिखाई देता है।
- ऑर्डर खोलकर «अवलोकन», «पंक्तियाँ», «शिपमेंट» और «इतिहास» टैब में उसकी प्रगति देखें।
- «शिपमेंट» खोलें: «आपके शिपमेंट» में शिपमेंट चुनकर «शिपमेंट का विवरण» देखें, स्थिति को «रास्ते में» से «डिलीवर किया गया» तक ट्रैक करें, और ट्रैकिंग साझा करने के लिए «सार्वजनिक ट्रैकिंग पेज खोलें» का उपयोग करें।
परिणाम: ऑर्डर डिलीवर हो चुका है और उसका पूरा इतिहास ऑर्डर में उपलब्ध रहता है।
अगला चरण: YSEND की गोदाम टीम ऑर्डर को पिक और पैक करती है, फिर कैरियर उसे प्राप्तकर्ता तक पहुँचाता है।
वॉलेट में राशि जोड़ना और इनवॉइस जाँचना
कब शुरू होता है: सेवाओं का भुगतान वॉलेट से होता है, या नया इनवॉइस जारी हुआ है।
- «वॉलेट और बिलिंग» खोलें; «वॉलेट और भुगतान» पृष्ठ आपका बैलेंस दिखाता है।
- «सहेजे गए भुगतान तरीके» में सुनिश्चित करें कि कम से कम एक भुगतान विधि सहेजी गई है; वॉलेट में राशि जोड़ने के लिए यह आवश्यक है।
- «वॉलेट में पैसे जोड़ें» पर क्लिक करें, «राशि» दर्ज करें, «भुगतान का तरीका» चुनें और «पैसे जोड़ने की पुष्टि करें» पर क्लिक करें।
- पुष्टि के पश्चात, दर्ज किए गए भुगतान परिणाम और अद्यतन वॉलेट शेष की जाँच करें। यदि भुगतान अभी भी लंबित है या उसके लिए अतिरिक्त कार्रवाई आवश्यक है, तो प्रदर्शित निर्देशों का पालन करें और कोई नया टॉप-अप आरंभ करने से पूर्व विद्यमान भुगतान की स्थिति देखें।
- «अपने-आप पैसे जोड़ना» के अंतर्गत, जब स्वचालित निधिकरण आवश्यक हो तो «अपने-आप पैसे जोड़ना चालू करें» चुनें। मुद्रा, सीमा, «जोड़ने की राशि» और सहेजी गई भुगतान विधि की जाँच करें, तत्पश्चात «अपने-आप पैसे जोड़ने की सेटिंग सहेजें» चुनें। भुगतान परिणामों और उपलब्ध शेष राशि की निरंतर निगरानी करते रहें; स्वचालित निधिकरण विफल हो सकता है।
- «चालान और विवाद» पर क्लिक करें और «इनवॉइस» टैब खोलें; यहाँ हर इनवॉइस और उसकी स्थिति दिखती है, जैसे «जारी किया गया», «भुगतान किया गया» या «विलंबित»।
- विवादित शुल्कों पर नज़र रखने के लिए «विवाद» टैब और बिलिंग डेटा डाउनलोड करने के लिए «निर्यात» टैब का उपयोग करें।
परिणाम: वॉलेट में पर्याप्त राशि है और हर इनवॉइस तथा विवाद का पूरा रिकॉर्ड उपलब्ध है।
अगला चरण: YSEND की वित्त टीम भुगतान और विवादों का निपटारा करती है; बिलिंग से जुड़े किसी भी प्रश्न के लिए «सहायता» का उपयोग करें।
सहकर्मियों को पोर्टल की पहुँच देना
कब शुरू होता है: किसी सहकर्मी को पोर्टल में काम करना है, या कोई व्यक्ति संगठन छोड़ रहा है।
- «प्रशासन» खोलें और «उपयोगकर्ता» टैब चुनें।
- «+ उपयोगकर्ता जोड़ें» पर क्लिक करें; «पोर्टल उपयोगकर्ता जोड़ें» विंडो खुलती है।
- सहकर्मी के मौजूदा खाते का «उपयोगकर्ता ID», «प्रदर्शन नाम», «पसंदीदा भाषा» और «समय क्षेत्र» दर्ज करें।
- «उपयोगकर्ता बनाएँ» पर क्लिक करें। सहकर्मी सूची में «सक्रिय» स्थिति के साथ दिखाई देता है।
- जब किसी व्यक्ति को अब पहुँच की आवश्यकता न हो, तो «अक्षम करें» पर क्लिक करें; स्थिति «निष्क्रिय» हो जाती है।
- अपने सिस्टम और YSEND के बीच कनेक्शन जाँचने के लिए «इंटीग्रेशन» टैब देखें।
परिणाम: पोर्टल की सक्रिय पहुँच केवल सही लोगों के पास है।
अगला चरण: सहकर्मी साइन इन करके अपनी पहुँच से पोर्टल में काम करता है।
उत्पाद संदर्भ मैपिंग का प्रस्ताव करें और अनुमोदित करें
कब शुरू होता है: किसी व्यापारी के उत्पाद संदर्भ या बारकोड को किसी विद्यमान उत्पाद से जोड़ा जाना आवश्यक है।
- «कैटलॉग» खोलें, विद्यमान उत्पाद चुनें और किसी पहचानकर्ता या उत्पाद की पुनरावृत्ति से बचने के लिए «वैकल्पिक पहचान कोड और पैकेजिंग» की जाँच करें।
- यदि संदर्भ अनुपस्थित है, तो «पहचान कोड का प्रकार» चुनें, «पहचान कोड का मान» को यथावत दर्ज करें और «मैपिंग प्रस्ताव सबमिट करें» चुनें। इससे केवल एक प्रस्ताव प्रस्तुत होता है; पहचानकर्ता इस चरण में अनुमोदित नहीं होता।
- «मैपिंग की मंज़ूरी» की समीक्षा करें, प्रस्तावित पहचानकर्ता को सही उत्पाद से मिलाएँ और यह सुनिश्चित करने के पश्चात ही «मैपिंग मंज़ूर करें» चुनें कि मान निर्विवाद है।
- उत्पाद को पुनः लोड करें और «वैकल्पिक पहचान कोड और पैकेजिंग» में पुष्टि करें कि उपनाम की स्थिति «मंज़ूर» दर्शाई जा रही है। किसी विरोधाभासी संदर्भ को अनुमोदित करने के स्थान पर स्पष्टीकरण माँगें।
परिणाम: सत्यापित पहचानकर्ता अनुमोदित हो जाता है और सही उत्पाद से संबद्ध कर दिया जाता है।
अगला चरण: ClientUser और गोदाम दल अनुमोदित संदर्भ का उपयोग आगे के कार्यों के लिए कर सकते हैं।