Een nieuwe partnerorganisatie onboarden
Start wanneer: Een nieuwe logistieke partner (magazijnbeheerder, vervoerder of fulfilmentpartner) heeft getekend en moet op het platform worden ingericht.
- Open ‘Partners’ in de zijbalk en klik op ‘Partner onboarden’. De wizard opent op de stap ‘Identiteit’.
- Vul bij ‘Identiteit’ de partnernaam (verplicht), de rechtspersoon en het partnertype in en klik op ‘Doorgaan →’.
- Vul ‘Adres’, ‘Contacten’ en ‘Serviceconfiguratie’ (servicedomeinen, valuta en afrekening) in. Deze stappen zijn optioneel: ‘Naar beoordeling springen’ brengt u direct naar de laatste stap.
- Bepaal bij ‘Facturatieaccount’ of er een facturatieaccount voor de partner wordt aangemaakt; voeg bij ‘Bedrijfsonderdelen’ zo nodig de afdelingen van de partner toe.
- Voeg bij ‘Team & toegang’ de eerste gebruikersaccounts van de partner en hun rollen toe; activeer bij ‘Prijzenraster’ de tariefregels; selecteer bij ‘Magazijntoewijzing’ de magazijnen waarin de partner werkt.
- Controleer bij ‘Beoordelen’ elke sectie, ga zo nodig via de bewerkknoppen terug naar een stap en klik daarna op ‘Create Partner’.
- Het bevestigingsscherm toont eventuele vervolgmeldingen. Klik op ‘Partners’ om terug te gaan naar het overzicht, waarin de nieuwe partner nu staat.
Resultaat: De partnerorganisatie bestaat met contacten, diensten, optioneel facturatieaccount, eerste gebruikers en magazijnen, en staat in het partneroverzicht.
Volgende stap: De Partner Administrator van de partner neemt de dagelijkse inrichting van de organisatie over. Daarna wijst u de partner een platformplan toe in ‘Economie’.
Een gebruikersaccount aanmaken en toegang verlenen
Start wanneer: Een nieuwe medewerker, een medewerker van een partner of een klantcontact moet kunnen inloggen in YSEND.
- Open ‘Toegang’ in de zijbalk; het tabblad ‘Gebruikers’ verschijnt. Klik op ‘Nieuwe gebruiker aanmaken’.
- Vul ‘Voornaam’, ‘Achternaam’, het e-mailadres en de ‘Rol’ in. Selecteer bij partnerrollen de ‘Partner’ (verplicht) en de magazijnen van de persoon.
- Klik op ‘Gebruiker aanmaken’. Het account verschijnt in de lijst met de badge ‘Actief’.
- Klik op het account om de details te openen en controleer de tabbladen ‘Profiel’, ‘Beveiliging’, ‘Sessies’ en ‘Toegangslogboek’.
- Heeft de persoon meer rechten nodig dan de rol biedt, open dan ‘Toegangsbeheer’, tabblad ‘Toewijzingen’, kies de gebruiker en de permissieset en klik op ‘Toekennen’.
- Zijn de extra rechten niet meer nodig, ga dan terug naar hetzelfde tabblad en klik op ‘Intrekken’.
Resultaat: De persoon heeft een actief account met de juiste rol, partner en magazijnen, plus eventueel een extra permissieset.
Volgende stap: De gebruiker ontvangt de inloginstructies en gaat aan de slag. Binnen de eigen organisatie regelt de Partner Administrator of Client Administrator de dagelijkse wijzigingen.
Partners hun platformplan factureren
Start wanneer: Er moet een nieuw plan worden aangeboden, een partner neemt een abonnement, of de maandelijkse platformfacturatie staat gepland.
- Open ‘Economie’ in de zijbalk en selecteer het tabblad ‘Plannen’. Klik op ‘Nieuw plan’.
- Vul in ‘Nieuw platformplan’ de plancode, naam, valuta en facturatie per gebruiker in en klik op ‘Concept aanmaken’. Het plan verschijnt als concept.
- Klik op ‘Activeren’ in de rij van het plan. Het plan wordt actief en kan nu worden toegewezen.
- Open ‘Partnerabonnementen’, klik op ‘Partner aan plan toewijzen’, kies partner, plan en startdatum en klik op ‘Toewijzen’. Het abonnement staat als actief vermeld.
- Klik op ‘Factuurvoorbeeld’ bij het abonnement om regels en totaal te controleren in ‘Factuurvoorbeeld (vorige maand)’.
- Klik op ‘Factuur uitgeven’ en bevestig, of open ‘Platformfacturen’ en klik op ‘Alle verschuldigde uitgeven’ om alle verschuldigde abonnementen in één keer te factureren; een melding toont hoeveel facturen zijn uitgegeven, overgeslagen of mislukt.
- Om een factuur te corrigeren klikt u op ‘Creditnota’ in de rij, vult u het bedrag in (leeg laten voor het volledige restant) en de reden, en klikt u op ‘Creditnota uitgeven’. De creditnota verschijnt onder ‘Creditnota’s’.
- Ga terug naar het tabblad ‘Economie’ om gefactureerde omzet, abonnementen en planverdeling te volgen.
Resultaat: Elke geabonneerde partner heeft een uitgegeven platformfactuur voor de periode, correcties zijn vastgelegd als creditnota’s en de cijfers zijn bijgewerkt.
Volgende stap: De partnerorganisatie ontvangt haar factuur. U volgt de omzet op het tabblad ‘Economie’ bij uw volgende controle.
Systeemstatus bewaken en wijzigingen herleiden
Start wanneer: Een dagelijkse routinecontrole, een waarschuwing of een vraag over wie een record heeft gewijzigd.
- Open ‘Systeem’ in de zijbalk en selecteer ‘Systeemstatus’. Controleer op het tabblad ‘Status’ ‘API-status’, ‘Gereedheid’ en ‘Diepgaande controle’; elk toont ‘Gezond’, ‘Verminderd’ of ‘Niet gezond’.
- Bekijk de ‘Waarschuwingsregels’ en de gegenereerde waarschuwingen en klik op ‘Bevestigen’ bij een waarschuwing zodra iemand die oppakt.
- Selecteer het tabblad ‘Auditlogboek’. In ‘Audit & gegevensintegriteit’ toont het tabblad ‘Auditlogboek’ wie wat wanneer heeft gedaan.
- Gebruik ‘Entiteitssporen’ met ‘Entiteitstype’ en ‘Entiteits-ID’ om de volledige geschiedenis van één record te volgen.
- Klik op het tabblad ‘Integriteit’ op ‘Integriteitscontrole uitvoeren’; elke controle toont ‘Geslaagd’ of ‘Mislukt’.
- Klik op ‘Logboek exporteren’ wanneer u de records nodig hebt als bewijs voor een audit of een incidentanalyse.
Resultaat: U kent de actuele status van het platform, openstaande waarschuwingen zijn bevestigd en elke betwiste wijziging is herleid tot auteur en tijdstip.
Volgende stap: Blijft een onderdeel verminderd of niet gezond, neem dan contact op met YSEND via contact@ysendgroup.com en voeg uw export bij. Deel auditbevindingen met de betrokken Partner Administrator.