Intégrer une nouvelle organisation partenaire
Point de départ: Un nouveau partenaire logistique (exploitant d’entrepôt, transporteur ou partenaire de fulfilment) a signé et doit être configuré sur la plateforme.
- Ouvrez « Partenaires » dans la barre latérale et cliquez sur « Intégrer un partenaire ». L’assistant s’ouvre sur l’étape « Identité ».
- À l’étape « Identité », saisissez le nom du partenaire (obligatoire), l’entité juridique et le type de partenaire, puis cliquez sur « Continuer → ».
- Complétez « Adresse », « Contacts » et « Configuration du service » (domaines de service, devise et règlement). Ces étapes sont facultatives : « Passer à la revue » mène directement à la dernière étape.
- À l’étape « Compte de facturation », décidez s’il faut créer un compte de facturation pour le partenaire ; à l’étape « Unités opérationnelles », ajoutez ses divisions le cas échéant.
- À l’étape « Équipe et accès », ajoutez les premiers comptes utilisateurs du partenaire et leurs rôles ; à l’étape « Grille tarifaire », activez les lignes tarifaires ; à l’étape « Affectation entrepôt », sélectionnez les entrepôts où le partenaire travaille.
- À l’étape « Examiner », contrôlez chaque section, revenez si besoin à une étape avec les boutons de modification, puis cliquez sur « Create Partner ».
- L’écran de confirmation affiche les éventuelles actions de suivi. Cliquez sur « Partenaires » pour revenir à l’annuaire, où le nouveau partenaire figure désormais.
Résultat: L’organisation partenaire existe avec ses contacts, ses services, son éventuel compte de facturation, ses premiers utilisateurs et ses entrepôts, et apparaît dans l’annuaire des partenaires.
Étape suivante: Le Partner Administrator du partenaire prend en charge la configuration courante de son organisation. Vous attribuez ensuite un plan de plateforme au partenaire dans « Économie ».
Créer un compte utilisateur et accorder des accès
Point de départ: Un nouveau collaborateur, un membre d’une équipe partenaire ou un contact client doit se connecter à YSEND.
- Ouvrez « Accès » dans la barre latérale ; l’onglet « Utilisateurs » s’affiche. Cliquez sur « Créer un utilisateur ».
- Saisissez « Prénom », « Nom », l’adresse e-mail et le « Rôle ». Pour les rôles partenaires, sélectionnez le « Partenaire » (obligatoire) et les entrepôts de la personne.
- Cliquez sur « Créer l'utilisateur ». Le compte apparaît dans la liste avec le badge « Actif ».
- Cliquez sur le compte pour ouvrir son détail et vérifiez les onglets « Profil », « Sécurité », « Sessions » et « Journal d'accès ».
- Si la personne a besoin de droits au-delà de son rôle, ouvrez « Contrôle d'accès », onglet « Affectations », choisissez l’utilisateur et le jeu de permissions, puis cliquez sur « Accorder ».
- Lorsque ces droits supplémentaires ne sont plus nécessaires, revenez sur le même onglet et cliquez sur « Révoquer ».
Résultat: La personne dispose d’un compte actif avec le bon rôle, le bon partenaire et les bons entrepôts, ainsi que d’un éventuel jeu de permissions supplémentaire.
Étape suivante: L’utilisateur reçoit ses instructions de connexion et commence à travailler. Au sein de son organisation, le Partner Administrator ou le Client Administrator gère les changements courants.
Facturer aux partenaires leur plan de plateforme
Point de départ: Un nouveau plan doit être proposé, un partenaire s’abonne ou la facturation mensuelle de la plateforme arrive à échéance.
- Ouvrez « Économie » dans la barre latérale et sélectionnez l’onglet « Plans ». Cliquez sur « Nouveau plan ».
- Dans « Nouveau plan plateforme », saisissez le code du plan, le nom, la devise et le mode de facturation des postes, puis cliquez sur « Créer le brouillon ». Le plan apparaît à l’état de brouillon.
- Cliquez sur « Activer » sur la ligne du plan. Le plan devient actif et peut être attribué.
- Ouvrez « Abonnements partenaires », cliquez sur « Attribuer un plan à un partenaire », choisissez le partenaire, le plan et la date de début, puis cliquez sur « Attribuer ». L’abonnement apparaît comme actif.
- Cliquez sur « Aperçu de la facture » sur l’abonnement pour contrôler les lignes et le total dans « Aperçu de la facture (mois dernier) ».
- Cliquez sur « Émettre la facture » et confirmez, ou ouvrez « Factures plateforme » et cliquez sur « Émettre toutes les factures dues » pour facturer en une fois tous les abonnements dus ; un message indique le nombre de factures émises, ignorées ou en échec.
- Pour corriger une facture, cliquez sur « Avoir » sur sa ligne, saisissez le montant (laissez vide pour la totalité du solde) et le motif, puis cliquez sur « Émettre l’avoir ». L’avoir apparaît sous « Avoirs ».
- Revenez à l’onglet « Économie » pour suivre le chiffre d’affaires facturé, les abonnements et la répartition des plans.
Résultat: Chaque partenaire abonné a une facture de plateforme émise pour la période, les corrections sont documentées par des avoirs et les chiffres d’Économie sont à jour.
Étape suivante: L’organisation partenaire reçoit sa facture. Vous suivez le chiffre d’affaires dans l’onglet « Économie » lors de votre prochaine revue.
Surveiller l’état du système et retracer les modifications
Point de départ: Un contrôle quotidien, une alerte ou une question sur l’auteur d’une modification.
- Ouvrez « Système » dans la barre latérale et sélectionnez « État du système ». Dans l’onglet « Santé », vérifiez « Santé de l’API », « Disponibilité » et « Contrôle approfondi » ; chacun affiche « Opérationnel », « Dégradé » ou « Indisponible ».
- Examinez les « Règles d’alerte » et les alertes déclenchées, puis cliquez sur « Prendre en compte » sur une alerte dès qu’une personne la traite.
- Sélectionnez l’onglet « Journal d’audit ». Dans « Audit et intégrité des données », l’onglet « Journal d’audit » indique qui a fait quoi et quand.
- Utilisez « Traçabilité des entités » avec le « Type d’entité » et l’« ID entité » pour suivre tout l’historique d’un enregistrement.
- Dans l’onglet « Intégrité », cliquez sur « Lancer un contrôle d’intégrité » ; chaque contrôle affiche « Conforme » ou « Non conforme ».
- Cliquez sur « Exporter le journal » lorsque vous avez besoin des enregistrements comme preuve pour un audit ou l’analyse d’un incident.
Résultat: Vous connaissez l’état actuel de la plateforme, les alertes ouvertes sont prises en compte et toute modification contestée est rattachée à son auteur et à son horodatage.
Étape suivante: Si un composant reste dégradé ou indisponible, contactez YSEND à contact@ysendgroup.com en joignant votre export. Partagez les constats d’audit avec le Partner Administrator concerné.