Integrar uma nova organização parceira
Começa quando: Um novo parceiro logístico (operador de armazém, transportador ou parceiro de fulfilment) assinou contrato e tem de ser configurado na plataforma.
- Abra «Parceiros» na barra lateral e clique em «Integrar parceiro». O assistente abre no passo «Identidade».
- Em «Identidade», introduza o nome do parceiro (obrigatório), a entidade jurídica e o tipo de parceiro e clique em «Continuar →».
- Preencha «Morada», «Contactos» e «Configuração do serviço» (domínios de serviço, moeda e liquidação). Estes passos são opcionais: «Saltar para a revisão» leva diretamente ao último passo.
- Em «Conta de faturação», decida se cria uma conta de faturação para o parceiro; em «Unidades de negócio», acrescente as suas divisões, se existirem.
- Em «Equipa e acesso», acrescente as primeiras contas de utilizador do parceiro e as respetivas funções; em «Grade de preços», ative as linhas tarifárias; em «Atribuição de armazém», selecione os armazéns onde o parceiro trabalha.
- Em «Rever», verifique cada secção, volte a um passo com os botões de edição se necessário e clique em «Create Partner».
- O ecrã de confirmação mostra eventuais avisos de seguimento. Clique em «Parceiros» para voltar ao diretório, onde o novo parceiro já aparece.
Resultado: A organização parceira existe com os seus contactos, serviços, conta de faturação opcional, primeiros utilizadores e armazéns, e aparece no diretório de parceiros.
Passo seguinte: O Partner Administrator do parceiro assume a configuração diária da sua organização. Em seguida, atribui ao parceiro um plano de plataforma em «Economia».
Criar uma conta de utilizador e conceder acesso
Começa quando: Um novo colaborador, um elemento da equipa de um parceiro ou um contacto de cliente precisa de iniciar sessão na YSEND.
- Abra «Acesso» na barra lateral; surge o separador «Utilizadores». Clique em «Criar um utilizador».
- Introduza «Nome próprio», «Apelido», o endereço de e-mail e o «Papel». Para funções de parceiro, selecione o «Parceiro» (obrigatório) e os armazéns da pessoa.
- Clique em «Criar utilizador». A conta aparece na lista com o distintivo «Ativo».
- Clique na conta para abrir o detalhe e verifique os separadores «Perfil», «Segurança», «Sessões» e «Registo de acessos».
- Se a pessoa precisar de direitos além da sua função, abra «Controlo de acessos», separador «Atribuições», escolha o utilizador e o conjunto de permissões e clique em «Conceder».
- Quando esses direitos adicionais deixarem de ser necessários, volte ao mesmo separador e clique em «Revogar».
Resultado: A pessoa tem uma conta ativa com a função, o parceiro e os armazéns corretos, além de qualquer conjunto de permissões adicional.
Passo seguinte: O utilizador recebe as instruções de início de sessão e começa a trabalhar. Dentro da sua organização, o Partner Administrator ou o Client Administrator trata das alterações do dia a dia.
Faturar aos parceiros o seu plano de plataforma
Começa quando: É preciso disponibilizar um novo plano, um parceiro subscreve ou chega a data da faturação mensal da plataforma.
- Abra «Economia» na barra lateral e selecione o separador «Planos». Clique em «Novo plano».
- Em «Novo plano de plataforma», introduza o código do plano, o nome, a moeda e a faturação por lugares e clique em «Criar rascunho». O plano aparece como rascunho.
- Clique em «Ativar» na linha do plano. O plano fica ativo e pode ser atribuído.
- Abra «Subscrições de parceiros», clique em «Atribuir parceiro a um plano», escolha o parceiro, o plano e a data de início e clique em «Atribuir». A subscrição aparece como ativa.
- Clique em «Pré-visualizar fatura» na subscrição para verificar as linhas e o total em «Pré-visualização da fatura (mês passado)».
- Clique em «Emitir fatura» e confirme, ou abra «Faturas da plataforma» e clique em «Emitir todas as devidas» para faturar de uma só vez todas as subscrições devidas; uma mensagem indica quantas faturas foram emitidas, ignoradas ou falharam.
- Para corrigir uma fatura, clique em «Nota de crédito» na respetiva linha, introduza o montante (deixe vazio para o restante total) e o motivo e clique em «Emitir nota de crédito». A nota aparece em «Notas de crédito».
- Volte ao separador «Economia» para acompanhar a receita faturada, as subscrições e a distribuição dos planos.
Resultado: Cada parceiro subscritor tem uma fatura de plataforma emitida para o período, as correções ficam documentadas como notas de crédito e os números estão atualizados.
Passo seguinte: A organização parceira recebe a sua fatura. Acompanha a receita no separador «Economia» na próxima revisão.
Monitorizar o estado do sistema e rastrear alterações
Começa quando: Uma verificação diária de rotina, um alerta ou uma pergunta sobre quem alterou um registo.
- Abra «Sistema» na barra lateral e selecione «Estado do sistema». No separador «Estado», verifique «Estado da API», «Prontidão» e «Verificação profunda»; cada um mostra «Íntegro», «Degradado» ou «Indisponível».
- Reveja as «Regras de alerta» e os alertas gerados e clique em «Confirmar» num alerta quando alguém o estiver a tratar.
- Selecione o separador «Registo de auditoria». Em «Auditoria e integridade dos dados», o separador «Registo de auditoria» mostra quem fez o quê e quando.
- Use «Rastos de entidades» com o «Tipo de entidade» e o «ID da entidade» para seguir todo o histórico de um registo.
- No separador «Integridade», clique em «Executar verificação de integridade»; cada verificação mostra «Aprovado» ou «Reprovado».
- Clique em «Exportar registo» quando precisar dos registos como prova para uma auditoria ou a análise de um incidente.
Resultado: Conhece o estado atual da plataforma, os alertas abertos estão confirmados e qualquer alteração contestada fica associada ao seu autor e à sua hora.
Passo seguinte: Se um componente continuar degradado ou indisponível, contacte a YSEND através de contact@ysendgroup.com com a sua exportação. Partilhe as conclusões da auditoria com o Partner Administrator em causa.