Neue Partnerorganisation anbinden
Auslöser: Ein neuer Logistikpartner (Lagerbetreiber, Frachtführer oder Fulfillment-Partner) hat unterschrieben und muss auf der Plattform eingerichtet werden.
- Öffnen Sie „Partner“ in der Seitenleiste und klicken Sie auf „Partner onboarden“. Der Assistent öffnet sich mit dem Schritt „Identität“.
- Geben Sie unter „Identität“ den Partnernamen (Pflichtfeld), die juristische Person und den Partnertyp ein und klicken Sie auf „Weiter →“.
- Füllen Sie „Adresse“, „Kontakte“ und „Service-Konfiguration“ (Servicedomänen, Währung und Abrechnung) aus. Diese Schritte sind optional: „Zur Überprüfung springen“ führt direkt zum letzten Schritt.
- Entscheiden Sie unter „Abrechnungskonto“, ob ein Abrechnungskonto für den Partner angelegt wird; fügen Sie unter „Geschäftseinheiten“ bei Bedarf seine Unternehmensbereiche hinzu.
- Fügen Sie unter „Team & Zugriff“ die ersten Benutzerkonten des Partners mit ihren Rollen hinzu, aktivieren Sie unter „Preisraster“ die Tarifzeilen und wählen Sie unter „Lagerzuweisung“ die Lager, in denen der Partner arbeitet.
- Prüfen Sie unter „Prüfen“ jeden Abschnitt, springen Sie bei Bedarf über die Bearbeiten-Schaltflächen zu einem Schritt zurück und klicken Sie dann auf „Create Partner“.
- Die Bestätigungsseite zeigt eventuelle Folgehinweise. Klicken Sie auf „Partner“, um zum Verzeichnis zurückzukehren, in dem der neue Partner jetzt aufgeführt ist.
Ergebnis: Die Partnerorganisation besteht mit Kontakten, Services, optionalem Abrechnungskonto, ersten Benutzern und Lagern und erscheint im Partnerverzeichnis.
Weiter mit: Der Partner Administrator des Partners übernimmt die laufende Einrichtung seiner Organisation. Anschließend weisen Sie den Partner unter „Ökonomie“ einem Plattformplan zu.
Benutzerkonto anlegen und Zugriff gewähren
Auslöser: Ein neuer Mitarbeiter, ein Mitarbeiter eines Partners oder ein Kundenkontakt muss sich bei YSEND anmelden.
- Öffnen Sie „Zugriff“ in der Seitenleiste; der Tab „Benutzer“ erscheint. Klicken Sie auf „Neuen Benutzer anlegen“.
- Geben Sie „Vorname“, „Nachname“, die E-Mail-Adresse und die „Rolle“ ein. Wählen Sie bei Partnerrollen den „Partner“ (Pflichtfeld) und die Lager der Person.
- Klicken Sie auf „Benutzer anlegen“. Das Konto erscheint in der Liste mit dem Abzeichen „Aktiv“.
- Klicken Sie auf das Konto, um die Details zu öffnen, und prüfen Sie die Tabs „Profil“, „Sicherheit“, „Sitzungen“ und „Zugriffsprotokoll“.
- Benötigt die Person Rechte über ihre Rolle hinaus, öffnen Sie „Zugriffssteuerung“, Tab „Zuweisungen“, wählen Benutzer und Berechtigungssatz und klicken auf „Gewähren“.
- Werden die zusätzlichen Rechte nicht mehr benötigt, kehren Sie zum selben Tab zurück und klicken auf „Widerrufen“.
Ergebnis: Die Person hat ein aktives Konto mit der richtigen Rolle, dem richtigen Partner und den richtigen Lagern sowie gegebenenfalls einem zusätzlichen Berechtigungssatz.
Weiter mit: Der Benutzer erhält seine Anmeldeanweisungen und beginnt zu arbeiten. Innerhalb seiner Organisation übernimmt der Partner Administrator oder Client Administrator die laufenden Änderungen.
Partnern ihren Plattformplan in Rechnung stellen
Auslöser: Ein neuer Plan soll angeboten werden, ein Partner abonniert, oder die monatliche Plattformabrechnung ist fällig.
- Öffnen Sie „Ökonomie“ in der Seitenleiste und wählen Sie den Tab „Pläne“. Klicken Sie auf „Neuer Plan“.
- Geben Sie unter „Neuer Plattformplan“ Plancode, Name, Währung und Sitzplatzabrechnung ein und klicken Sie auf „Entwurf erstellen“. Der Plan erscheint als Entwurf.
- Klicken Sie in der Planzeile auf „Aktivieren“. Der Plan wird aktiv und kann zugewiesen werden.
- Öffnen Sie „Partnerabonnements“, klicken Sie auf „Partner einem Plan zuweisen“, wählen Sie Partner, Plan und Startdatum und klicken Sie auf „Zuweisen“. Das Abonnement wird als aktiv geführt.
- Klicken Sie beim Abonnement auf „Rechnungsvorschau“, um Positionen und Gesamtbetrag in „Rechnungsvorschau (letzter Monat)“ zu prüfen.
- Klicken Sie auf „Rechnung ausstellen“ und bestätigen Sie, oder öffnen Sie „Plattformrechnungen“ und klicken Sie auf „Alle fälligen ausstellen“, um alle fälligen Abonnements auf einmal abzurechnen; eine Meldung zeigt, wie viele Rechnungen ausgestellt, übersprungen oder fehlgeschlagen sind.
- Um eine Rechnung zu korrigieren, klicken Sie in ihrer Zeile auf „Gutschrift“, geben den Betrag (leer lassen für den gesamten Restbetrag) und den Grund ein und klicken auf „Gutschrift ausstellen“. Die Gutschrift erscheint unter „Gutschriften“.
- Kehren Sie zum Tab „Ökonomie“ zurück, um abgerechneten Umsatz, Abonnements und Planverteilung zu verfolgen.
Ergebnis: Jeder abonnierte Partner hat eine ausgestellte Plattformrechnung für den Zeitraum, Korrekturen sind als Gutschriften dokumentiert, und die Kennzahlen sind aktuell.
Weiter mit: Die Partnerorganisation erhält ihre Rechnung. Den Umsatz verfolgen Sie bei Ihrer nächsten Durchsicht auf dem Tab „Ökonomie“.
Systemzustand überwachen und Änderungen nachverfolgen
Auslöser: Eine tägliche Routineprüfung, ein Alarm oder die Frage, wer einen Datensatz geändert hat.
- Öffnen Sie „System“ in der Seitenleiste und wählen Sie „Systemzustand“. Prüfen Sie auf dem Tab „Zustand“ „API-Zustand“, „Bereitschaft“ und „Tiefenprüfung“; jede Prüfung zeigt „Fehlerfrei“, „Beeinträchtigt“ oder „Fehlerhaft“.
- Prüfen Sie die „Alarmregeln“ und die ausgelösten Alarme und klicken Sie auf „Quittieren“, sobald sich jemand um einen Alarm kümmert.
- Wählen Sie den Tab „Prüfprotokoll“. In „Audit & Datenintegrität“ zeigt der Tab „Audit-Protokoll“, wer wann was getan hat.
- Verwenden Sie „Entitätsverläufe“ mit „Entitätstyp“ und „Entitäts-ID“, um die vollständige Historie eines Datensatzes zu verfolgen.
- Klicken Sie auf dem Tab „Integrität“ auf „Integritätsprüfung starten“; jede Prüfung zeigt „Bestanden“ oder „Nicht bestanden“.
- Klicken Sie auf „Protokoll exportieren“, wenn Sie die Einträge als Nachweis für ein Audit oder eine Störungsanalyse benötigen.
Ergebnis: Sie kennen den aktuellen Zustand der Plattform, offene Alarme sind quittiert, und jede strittige Änderung ist ihrem Urheber und Zeitpunkt zugeordnet.
Weiter mit: Bleibt eine Komponente beeinträchtigt oder fehlerhaft, wenden Sie sich mit Ihrem Export an YSEND unter contact@ysendgroup.com. Teilen Sie Audit-Ergebnisse mit dem betroffenen Partner Administrator.