Directie

Als Directie stuurt u het bedrijf vanuit het CEO-overzicht: één rapportageperiode brengt omzet, marge, dienstverlening, mensen, klanten en governance samen op één scherm. U opent de details achter elk cijfer alleen-lezen en keurt zelf budgetten, inkooporders en klantcompensaties goed.

InloggenAlle rolhandleidingen

Aan de slag

  1. Open de aanmeldlink uit je uitnodiging en voer je zakelijke e-mailadres en het ontvangen wachtwoord in.
  2. Kies bij een vergeten wachtwoord ‘Wachtwoord vergeten’ en daarna ‘Herstelinstructies verzenden’.
  3. De knop ‘Inloggen’ opent de app in de taal van deze pagina.
  4. Na het aanmelden opent het CEO-overzicht (menu-item Directieoverzicht). Het tabblad Overzicht toont Omzet, Brutomarge, Verzonden orders en Op tijd verzonden, telkens vergeleken met de vorige periode.
  5. Controleer bovenaan de Rapportageperiode: Periode staat standaard op Kwartaal. Kies Maand of Jaar, of vul de datums Van en Tot in, en klik op Toepassen. De periode blijft behouden wanneer u van tabblad wisselt of via een link terugkeert.
  6. Bekijk de tabbladen: Overzicht, Aandacht nodig, Financiën & kas, Groei, Dienstverlening, Mensen & veiligheid, Klanten en Governance & risico. Een getal op een tabblad geeft aan hoeveel punten daar aandacht vragen.
  7. Het zijmenu bevat ook Bestuursrapport, hetzelfde rapport dat de Aandeelhouderscommissie leest. Uw toegang is alleen-lezen, behalve voor de goedkeuringen op het tabblad Aandacht nodig onder Uw goedkeuringen.

Processen van begin tot eind

Directiereview: van overzicht naar detail

Start wanneer: Het begin van een week of maand, of de voorbereiding van een directievergadering.

  1. Open het CEO-overzicht, stel de Rapportageperiode in (Periode, of Van en Tot) en klik op Toepassen.
  2. Lees op het tabblad Overzicht de kaarten Omzet, Brutomarge, Verzonden orders en Op tijd verzonden ten opzichte van de vorige periode, en de grafiek Financiële trend.
  3. In het blok Aandacht nodig is elk signaal gemarkeerd als Urgent of Beoordelen; klik op de knop naast het signaal om het tabblad te openen dat het toelicht.
  4. Bekijk onder Dienstverlening Prestaties per magazijn, Achterstand en uitzonderingen en Leverservice & vervoerdersmix; onder Financiën & kas Vorderingen, Ouderdom vorderingen en de budgettabel.
  5. Gebruik de link bovenaan een sectie (Financiën openen, Pipeline openen, Orderboek openen, Personeel openen of Klanttickets openen) om de onderliggende records alleen-lezen te bekijken.
  6. Ga terug met de browser: het CEO-overzicht opent weer op hetzelfde tabblad en met dezelfde periode.

Resultaat: U weet welke uitzonderingen de periode bepalen, met de cijfers en records erachter, zonder gegevens te hebben gewijzigd.

Volgende stap: Leg vragen of besluiten bij de eigenaren: de Magazijnmanager voor de operatie, de Financieel specialist voor facturatie en inning, de Personeelsbeheerder voor personeelszaken.

Budgetten, inkooporders en klantcompensaties goedkeuren

Start wanneer: Uw goedkeuringen op het tabblad Aandacht nodig toont bij In afwachting een waarde boven nul.

  1. Open het tabblad Aandacht nodig. Uw goedkeuringen toont het totaal In afwachting, de verdeling over Budgetten, Inkooporders en Schadevergoedingen, en hoeveel dagen het oudste item wacht.
  2. Klik in de lijst naast Budgetten wachten op goedkeuring op Openen. Facturatie & financiën opent op het tabblad Budgetten; kies zo nodig een magazijn bij Magazijnscope.
  3. Controleer de budgetten onder Wacht op goedkeuring en klik in de rij op Goedkeuren. De melding Budget goedgekeurd verschijnt en het budget verdwijnt uit de goedkeuringswachtrij.
  4. Klik naast Inkooporders wachten op goedkeuring op Openen. De supply-chainwerkruimte opent op het tabblad Inkoop; ga naar het tabblad Leveranciers en klik op de inkooporder.
  5. Controleer regels en totaal en klik op ✓ Goedkeuren om de inkooporder te bevestigen, of op Afwijzen met vermelding van de reden.
  6. Voor een klantcompensatie klikt u op het tabblad Klanten op Klanttickets openen, opent u het ticket in Supporttickets en klikt u onder Klantcompensatie op Goedkeuren en bevestigt u Deze compensatie goedkeuren?, of klikt u op Afwijzen met een reden.
  7. Keer terug naar het CEO-overzicht en laad de pagina opnieuw: de waarde In afwachting bij Uw goedkeuringen daalt.

Resultaat: Goedgekeurde budgetten kunnen uitgaven opnemen, de inkooporder is bevestigd voor de leverancier en de goedgekeurde compensatie toont Klantcompensatie goedgekeurd — nu verschuldigd aan de opdrachtgever.

Volgende stap: De Magazijnmanager boekt uitgaven op het goedgekeurde budget en ontvangt de inkooporder; de After-salesmanager volgt de compensatie op met de klant.

Het bestuursrapport voorbereiden

Start wanneer: Een vergadering van de Aandeelhouderscommissie of een bestuursrapportage staat gepland.

  1. Open in het zijmenu Bestuursrapport. De pagina Aandeelhouderscommissie — bestuursrapport wordt geopend.
  2. Stel de Rapportageperiode in op de periode die in de vergadering besproken wordt en klik op Toepassen.
  3. Lees Kernindicatoren (Omzet, Brutomarge, Verzonden orders, Achterstallige vorderingen); de regel Gegenereerd op toont wanneer het rapport is aangemaakt.
  4. Gebruik onder Aandacht nodig Financiën bekijken of Governance bekijken om het bijbehorende tabblad te openen.
  5. Bekijk op het tabblad Overzicht de grafieken Kwartaaltrend en Verzonden orders en klap Personeel en Klantenbestand open voor de totalen en de Veiligheidssituatie.
  6. Gebruik de grafiekwerkbalk om een grafiek als PNG te exporteren, de gegevens als CSV te exporteren of de grafiek te vergroten voor presentatie.

Resultaat: U beschikt over precies de cijfers en grafieken die de commissie voor dezelfde periode ziet, klaar voor de vergaderstukken.

Volgende stap: De Aandeelhouderscommissie leest hetzelfde Bestuursrapport vanuit haar eigen account en legt haar vragen aan u voor.

Alle functies

Audit

  • Activiteit & notitiesWijzigingsgeschiedenis

Commercieel

  • Facturatie & financiënFacturen, betalingen, creditnota’s, ouderdom
  • ContractenServicecontractbeheer
  • ContractenFacturatiecontracten
  • PrijzenTarief- & prijsinstellingen
  • PrijslijstenPrijslijsten beheren
  • OffertesOffertes beheren
  • TariefkaartenBeheer vervoerderstarieven

Kernklanten

  • ContactenContacten & adressen
  • KlantoverzichtGezondheidsscore, KPI’s, snelle acties
  • Prijzen & tarievenPrijslijsten, tarieflijnen, tabellen

Compliance

  • DocumentenDocumenten & compliance
  • ComplianceTransportcompliance
  • Uitgaande documentenUitgaande documenten

Orderverwerking

  • OrdersKlantordergeschiedenis

Ondersteuning

  • SupportticketsSupporttickets CRUD
  • KlantenserviceKlantenservice wachtrij

Transport

  • TMS & VervoerdersVervoerderstarieven, kostentriggers

Kernfinanciën

  • BudgettenBudgetbeheer & prognoses
  • Creditnota'sCreditnota’s beheren
  • AanmaningenBekijk achterstallige facturen en incassodossiers, volg de ouderdom en leg vervolgcontact vast.
  • FacturatierunsFacturatie in batches
  • FacturenFacturen beheren
  • BetalingenBetalingen volgen
  • VerrekeningenAfrekeningen verwerken
  • VerrekeningenToezicht op vrachtverrekeningen afgestemd op facturatie

Crediteuren

  • Crediteuren vervoerdersCrediteuren vervoerders

Configuratie

  • KostentriggersRegels kostentriggers
  • MeterdefinitiesDefinities gebruiksmeters

Financiën & Kosten

  • Financiën & kostenMagazijnkosten & winstcontrole

Treasury

  • WisselkoersenWisselkoersen beheren

Boekhouding

  • GrootboekGrootboekboekingen
  • GrootboekjournaalGrootboekboekingen

OMS

  • BackordersNaleveringen beheren
  • Commerciële CRMBeheer leads, verkoopkansen, afspraken en activiteiten voor de geselecteerde klant.
  • RuilingenRuilingen afhandelen
  • OrdersOrderbeheer
  • Pre-ordersPre-orders beheren
  • RetourenRetouren verwerken
  • TransportordersTransportopdrachten beheren

Planning

  • DoosoptimalisatieDozen inpaklogica
  • BezorgslotsBezorgvensters beheren
  • LadingenLadingopbouw
  • RouteplanningRouteplanning
  • ToursTourbeheer

CRM

  • CRM KlantenCRM-klantendatabase
  • EindkopersEindklanten beheren

Orderbeheer

  • OrderregelsDetails orderregels

Inkoop

  • Operationele inkoopInkoop operationele materialen
  • LeveranciersaanbiedingenVergelijk leveranciers op verkoopprijs; medewerkers zien ook kostprijs, opslag en marge
  • Inkoop LeveranciersBeheer operationele leveranciers (Verpakking, MHE, Verzending)

Intelligentie

  • AssistentBekijk de context van de huidige pagina, beschikbare weergaven en acties, en de verbindings- en geheugenstatus van de assistent.
  • Logistieke intelligentieAI-routering & CO2-tracking
  • Order- & zendingsanalyseTransportoverzichten klant & leverancier

Directie

  • DirectieoverzichtTenantbrede directieweergave: financiën, operatie, personeel, klanten en governance op één plek.
  • BestuursrapportBestuursrapport voor de aandeelhouderscommissie: kern-KPI's, kwartaaltrends, governance en geaggregeerde personeels- en klantcijfers.

Catalogus

  • ProductenProductcatalogus

Analyse

  • RapportenRapportbeheer

Werk

  • TaakactiesToont werkwachtrijen en de acties die je rol per taak toestaat.

Platforminstellingen

  • TeamchatTeamcommunicatie

Partners

  • VervoerdersVervoerdersbeheer
  • OnboardingVervoerder onboarding

Transporthub

  • KlanttrackingKlantportaal voor zendingstracking en levering
  • LabelsjablonenVerzendlabelsjabloon ontwerper
  • VerzendaanvragenAanbestedingen, biedingen en toewijzingen

Operaties

  • TransportvraagTransportaanvragen, datakwaliteit en correcties
  • TransportuitzonderingenException-first console: risicoranking, ETA-kwaliteit en herstel
  • VrachtterugvorderingClaims, fraudecontrole, lekdetectie en dubbele bankcontrole
  • Ladingen / SpotmarktMarktplaats voor openstaande ladingen
  • PakketverwerkingTariefvergelijking, labels, manifestafsluiting en pakketfactuurcontrole
  • TransportplanningToelichtbare keuzes: vervoerder, lading, route (accepteer/overschrijf)
  • TenderingAanbesteding, toewijzing, boeking, verzending en afleverbewijs
  • TransportwerkruimtesRolgebaseerde transportwerkruimtes: uw werk, geen muur
  • AanwezigheidsanalyseAanwezigheid en arbeidsanalyse
  • Operationele analyseOperationele analyse
  • OverurenOveruren vastleggen, jaarteller en periodegrafieken
  • PrestatiesDoelen en feedback
  • Aanwezigheid vandaagDagelijks aanwezigheidsbord — wie is aanwezig, afwezig of met verlof
  • RoostersRoosters en beoordelingen
  • VeiligheidVeiligheid en arbo
  • StatistiekenAanwezigheids- en verzuimstatistiek per periode
  • ZonebezettingZonebezetting — operators per magazijnzone

Uitvoering

  • VerzendenDispatchbeheer
  • VeldoperatiesVeldoperaties
  • EtikettenVerzendlabels
  • ManifestenVerzendmanifesten

Activa

  • ChauffeursChauffeursbeheer
  • VlootVlootbeheer
  • VoertuigonderhoudVlootonderhoud: preventief & correctief plannen
  • VoertuigenVoertuigen beheren

Netwerk

  • GPS-trackersTeltonika GPS-apparaatbeheer en monitoring
  • Transport stamgegevensPartijen, vervoerders, diensten, netwerk, referentie en beheer
  • AanbiedersLeveranciersgegevens, catalogus en klantactivering
  • TransportratingTariefkaarten, toeslagen, brandstof, offertes en routinggids

Locaties

  • LocatiesLocatiebeheer
  • ServicegebiedenServicegebieden instellen

Faciliteiten

  • TerreinoperatiesTerreinbeheer

Systeem

  • Automatische facturatieAutomatische facturatie

Vracht

  • VervoerderscontractenVervoerderscontracten beheren
  • VervoerdersfacturenVervoerdersfacturen beheren
  • KostenallocatieKosten toewijzen
  • VrachtauditControle vrachtfacturen

Vrachtfinanciën

  • HandelWerkruimte vrachtverhandeling

Kern HR

  • ComplianceArbeidscompliance
  • DocumentenBeheerde documenten: procedures, beleid, goedkeuring en versies
  • FunctiecatalogusFunctieoverzicht: rollen en aantal medewerkers per functie
  • OrganisatieOrganigram: medewerkers en rapportagelijnen
  • ArbeidskostenLoonverwerking
  • MensenBeheer van operators en personeel
  • PlanningDienstroosters
  • VaardighedenVaardigheden en certificaten
  • TijdregistratieIn- en uitklokken en aanwezigheid
  • UrenstatenContracturen en maandelijkse urenregistratie
  • OpleidingOpleidingsprogramma's

Wat je kunt openen

De gebieden hieronder beschrijven de standaardtoegang voor deze rol.

  • Klanten
  • Orders
  • Transport
  • Financiën
  • Vrachtfinanciën
  • Personeel
  • Kwaliteit
  • Rapporten en assistent
  • Assistent
  • Directie

Dagelijkse taken

De rapportageperiode wijzigen

  1. Kies in Rapportageperiode onder Periode Maand, Kwartaal of Jaar.
  2. Vul voor een eigen bereik zowel Van als Tot in, of laat beide leeg om de lopende kalenderperiode te gebruiken.
  3. Klik op Toepassen; alle tabbladen gebruiken nu deze datums.

KPI-doelen volgen

  1. Open het tabblad Aandacht nodig.
  2. Vergelijk onder KPI-doelen elke werkelijke waarde met het doel; de status is Op koers, Risico, Buiten doel of Geen doel.
  3. Doelen worden in financiën beheerd, niet op dit scherm; vraag de Financieel specialist als een doel ontbreekt.

Groei en verlengingen bekijken

  1. Open het tabblad Groei.
  2. Lees Pipeline per fase en Contractverlengingen voor de omzet die op het spel staat.
  3. Klik op Pipeline openen om de kansen in Commerciële CRM alleen-lezen te bekijken.

Klantgezondheid controleren

  1. Open het tabblad Klanten.
  2. Bekijk Grootste klanten, Klanten met risico en Escalaties & geschillen.
  3. Klik op Klanttickets openen om in Supporttickets de tickets achter een escalatie te lezen.

Mensen, veiligheid en risico’s bekijken

  1. Open Mensen & veiligheid voor personeelsbestand, loonkosten en de Veiligheidstrend; Veiligheidsregister openen toont de incidenten.
  2. Open Governance & risico voor het Risicoregister, Auditbevindingen, Compliance, Regelgevende positie en Duurzaamheid.
  3. Exporteer de grafieken die u nodig hebt via de grafiekwerkbalk (PNG of CSV).

Grenzen en hulp

Uw toegang is alleen-lezen: u kunt geen orders, facturen, factuurruns, prijzen, kansen, roosters of magazijninstellingen aanmaken of wijzigen en u beheert geen gebruikers. Uw enige acties zijn de goedkeuringen van budgetten, inkooporders en klantcompensaties. Voor toegang wendt u zich tot de Partnerbeheerder, voor facturatie tot de Financieel specialist, voor de operatie tot de Magazijnmanager, voor pipeline en prijzen tot de Commercieel beheerder en voor personeelszaken tot de Personeelsbeheerder.

contact@ysendgroup.com

Helpcentrum

Veelgestelde vragen

Waarom kan ik een order of factuur die ik vanuit het overzicht open niet wijzigen?

De directierol leest alle bedrijfsdomeinen maar voert ze niet uit. Vraag het team dat eigenaar is van het record (Magazijnmanager, Financieel specialist of Commercieel beheerder) om de wijziging.

Welke periode beslaan de cijfers?

De periode die in Rapportageperiode is gekozen, standaard het lopende kwartaal, vergeleken met de vorige periode. Bevat een gedeelde link een ongeldige periode, dan verschijnt de melding Deze link bevat een ongeldige rapportperiode. Het huidige kwartaal wordt getoond.

Het overzicht meldt Sommige rapporten zijn niet beschikbaar. Dit overzicht is onvolledig. Wat moet ik doen?

Een rapport kon niet worden geladen. Het betrokken onderdeel biedt een nieuwe poging aan; probeer het na een ogenblik opnieuw en mail contact@ysendgroup.com als het probleem blijft.

Ziet de Aandeelhouderscommissie dezelfde informatie als ik?

De commissie ziet alleen het Bestuursrapport, met geaggregeerde cijfers. Het CEO-overzicht, de detaillinks en de goedkeuringen zijn voor u voorbehouden.