Direction

Direction générale

En tant que Direction générale, vous pilotez l’entreprise depuis le Tableau de bord du DG : une seule période de reporting réunit chiffre d’affaires, marge, exécution du service, effectifs, clients et gouvernance. Vous consultez en lecture seule le détail de chaque chiffre et validez personnellement les budgets, les bons de commande et les compensations clients.

Se connecterTous les guides par rôle

Guide de démarrage

  1. Ouvrez le lien de connexion reçu dans votre invitation, puis saisissez votre adresse professionnelle et le mot de passe fourni.
  2. Si vous avez oublié votre mot de passe, choisissez « Mot de passe oublié », puis « Envoyer les instructions de récupération ».
  3. Le bouton « Se connecter » ouvre l’application dans la langue de cette page.
  4. Après connexion, le Tableau de bord du DG s’ouvre (entrée Vue de direction dans le menu latéral). L’onglet Vue d’ensemble affiche Chiffre d'affaires, Marge brute, Commandes expédiées et Expéditions à l'heure, comparés à la période précédente.
  5. Vérifiez la Période de reporting en haut de l’écran : la Période est réglée sur Trimestre par défaut. Choisissez Mois ou Année, ou saisissez des dates Du et Au, puis cliquez sur Appliquer. La période reste active lorsque vous changez d’onglet ou revenez d’un lien.
  6. Parcourez les onglets : Vue d’ensemble, À traiter, Finance & trésorerie, Croissance, Exécution du service, Effectifs & sécurité, Clients et Gouvernance & risques. Un chiffre sur un onglet indique le nombre de points à examiner dans ce domaine.
  7. Le menu latéral contient aussi Dossier du conseil, le même dossier que consulte le Comité des actionnaires. Votre accès est en lecture seule, à l’exception des validations listées dans l’onglet À traiter sous Vos validations.

Processus de bout en bout

Revue de direction : de la synthèse au détail

Point de départ: Le début d’une semaine ou d’un mois, ou la préparation d’un comité de direction.

  1. Ouvrez le Tableau de bord du DG, réglez la Période de reporting (Période, ou Du et Au) puis cliquez sur Appliquer.
  2. Dans l’onglet Vue d’ensemble, lisez les cartes Chiffre d'affaires, Marge brute, Commandes expédiées et Expéditions à l'heure par rapport à la période précédente, ainsi que le graphique Tendance financière.
  3. Dans le bloc Points à examiner, chaque signal porte la mention Urgent ou À examiner ; cliquez sur le bouton du signal pour ouvrir l’onglet qui l’explique.
  4. Dans Exécution du service, examinez Performance par entrepôt, Reste à faire et exceptions et Service de livraison & mix transporteurs ; dans Finance & trésorerie, examinez Créances, Balance âgée des créances et le tableau des budgets.
  5. Utilisez le lien en tête de section (Ouvrir la finance, Ouvrir le pipeline, Ouvrir le carnet de commandes, Ouvrir les effectifs ou Ouvrir les tickets clients) pour consulter les enregistrements sous-jacents en lecture seule.
  6. Revenez en arrière avec le navigateur : le Tableau de bord du DG se rouvre sur le même onglet et avec la même période.

Résultat: Vous savez quelles exceptions marquent la période, avec les chiffres et les enregistrements correspondants, sans avoir modifié aucune donnée.

Étape suivante: Adressez vos questions ou décisions aux responsables : le Responsable d’entrepôt pour les opérations, le Spécialiste finance pour la facturation et les encaissements, l’Administrateur RH pour le personnel.

Valider budgets, bons de commande et compensations clients

Point de départ: Vos validations, dans l’onglet À traiter, affiche un nombre En attente supérieur à zéro.

  1. Ouvrez l’onglet À traiter. Vos validations indique le total En attente, sa répartition entre Budgets, Bons de commande et Indemnités, ainsi que l’ancienneté de la plus vieille demande.
  2. Dans la liste, à côté de Budgets en attente de validation, cliquez sur Ouvrir. Facturation & finance s’ouvre sur l’onglet Budgets ; si nécessaire, choisissez un entrepôt dans Périmètre entrepôt.
  3. Examinez les budgets comptés dans En attente d'approbation et cliquez sur Approuver sur la ligne. Le message Budget approuvé s’affiche et le budget quitte la file d’approbation.
  4. À côté de Bons de commande en attente de validation, cliquez sur Ouvrir. L’espace chaîne d’approvisionnement s’ouvre sur l’onglet Approvisionnement ; passez à l’onglet Fournisseurs et cliquez sur le bon de commande.
  5. Contrôlez les lignes et le total, puis cliquez sur ✓ Approuver pour confirmer le bon de commande, ou sur Rejeter en indiquant le motif.
  6. Pour une compensation client, dans l’onglet Clients cliquez sur Ouvrir les tickets clients, ouvrez le ticket dans Tickets d'assistance puis, sous Compensation client, cliquez sur Approuver et confirmez Valider cette compensation ?, ou cliquez sur Rejeter avec un motif.
  7. Revenez au Tableau de bord du DG et rechargez la page : le nombre En attente de Vos validations diminue.

Résultat: Les budgets approuvés peuvent absorber des dépenses, le bon de commande est confirmé pour le fournisseur et la compensation approuvée affiche Compensation client approuvée — due désormais au déposant.

Étape suivante: Le Responsable d’entrepôt enregistre les dépenses sur le budget approuvé et réceptionne la commande fournisseur ; le Responsable après-vente suit la compensation avec le client.

Préparer le dossier du conseil

Point de départ: Une réunion du Comité des actionnaires ou un rapport au conseil approche.

  1. Dans le menu latéral, ouvrez Dossier du conseil. La page Comité des actionnaires — dossier du conseil s’affiche.
  2. Réglez la Période de reporting sur la période discutée en séance et cliquez sur Appliquer.
  3. Lisez Indicateurs clés (Chiffre d'affaires, Marge brute, Commandes expédiées, Créances échues) ; la mention Généré le indique la date de production du dossier.
  4. Sous Points à examiner, utilisez Examiner les finances ou Examiner la gouvernance pour ouvrir l’onglet correspondant.
  5. Dans l’onglet Vue d’ensemble, examinez les graphiques Tendance trimestrielle et Commandes expédiées, puis dépliez Effectifs et Base clients pour voir les agrégats et la Situation sécurité.
  6. Utilisez la barre d’outils du graphique pour l’exporter en PNG, exporter ses données en CSV ou l’agrandir pour une projection.

Résultat: Vous disposez exactement des chiffres et graphiques que verra le comité pour la même période, prêts pour les documents de séance.

Étape suivante: Le Comité des actionnaires consulte le même Dossier du conseil depuis son propre compte et vous adresse ses questions.

Toutes les fonctionnalités

Audit

  • Activité & notesHistorique des modifications

Commerce

  • Facturation & financeFactures, paiements, avoirs, échéancier
  • ContratsCycle de vie des contrats de service
  • ContratsContrats de facturation
  • TarificationParamétrage des tarifs et prix
  • Listes de prixGestion des listes de prix
  • DevisGestion des devis
  • Grilles tarifairesGestion des grilles tarifaires transporteurs

Clients principaux

  • ContactsContacts et adresses
  • Vue d'ensemble du clientScore santé, KPIs, actions rapides
  • Tarifs & barèmesCatalogues tarifaires, lignes, grilles

Conformité

  • DocumentsSynthèse des documents et conformité
  • ConformitéConformité transport
  • Documents sortantsDocuments d’expédition

Traitement des commandes

  • CommandesHistorique des commandes client

Assistance

  • Tickets d'assistanceGestion des tickets support
  • Service clientFile d’attente service client

Transport

  • TMS & TransporteursTarifs transporteurs, déclencheurs de frais

Finance centrale

  • BudgetsGestion et prévision budgétaires
  • AvoirsGestion des avoirs
  • RelancesSuivez les factures en retard, les dossiers de relance, leur ancienneté et les communications de suivi.
  • Cycles de facturationTraitement par lots des factures
  • FacturesGestion des factures
  • PaiementsSuivi des paiements
  • RèglementsTraitement des règlements
  • RèglementsSuivi des règlements de transport aligné au grand livre

Comptes fournisseurs

  • Comptes fournisseurs transporteursComptes fournisseurs transporteurs

Configuration

  • Déclencheurs de fraisRègles de déclenchement des frais
  • Définitions de compteursDéfinition des compteurs d’usage

Finance & coûts

  • Finance et coûtsPilotage des coûts et rentabilité entrepôt

Trésorerie

  • Taux de changeGestion des taux de change

Comptabilité

  • Grand livreÉcritures comptables
  • Journal comptableÉcritures comptables générales

OMS

  • ReliquatsGestion des reliquats
  • CRM commercialGérez les prospects, les opportunités, les rendez-vous et les activités du client sélectionné.
  • ÉchangesGestion des échanges
  • CommandesGestion des commandes
  • PrécommandesGestion des précommandes
  • RetoursTraitement des retours
  • Ordres de transportGestion des ordres de transport

Planification

  • CartonnageLogique de colisage
  • Créneaux de livraisonGestion des créneaux de livraison
  • ChargementsConstruction des chargements
  • Planification des routesPlanification des itinéraires
  • TournéesGestion des tournées

CRM

  • Clients CRMBase clients CRM
  • Acheteurs finauxGestion des acheteurs finaux

Gestion des commandes

  • Lignes de commandeDétail des lignes de commande

Approvisionnement

  • Achats opérationnelsApprovisionnement en matériel opérationnel
  • Offres fournisseursComparaison des offres fournisseurs aux prix de vente ; les collaborateurs voient aussi coût, marge et majoration
  • Fournisseurs opérationnelsGestion opérationnelle des fournisseurs (Emballage, MHE, Expédition)

Intelligence

  • AssistantConsultez le contexte de la page affichée, les vues et actions disponibles, ainsi que l’état de connexion et de mémoire de l’assistant.
  • Intelligence logistiqueRoutage IA et suivi carbone
  • Analytique commandes et expéditionsSynthèses transport client et prestataire

Direction

  • Vue de directionVue de direction sur toute l’organisation : finances, exploitation, effectifs, clients et gouvernance au même endroit.
  • Dossier du conseilDossier du conseil pour le comité des actionnaires : indicateurs clés, tendances trimestrielles, gouvernance, agrégats effectifs et base clients.

Catalogue

  • ProduitsCatalogue produits

Analytique

  • RapportsGestion des rapports

Travail

  • Actions de tâcheAffiche les files de travail et les actions autorisées pour chaque tâche selon votre rôle.

Paramètres de la plateforme

  • Discussion d'équipeCommunication d’équipe

Partenaires

  • TransporteursGestion des transporteurs
  • IntégrationIntégration des transporteurs

Hub transport

  • Suivi clientSuivi des expéditions client et portail livraison en self-service
  • Modèles d'étiquettesCréation de modèles d’étiquettes transport
  • Demandes d'expéditionAppels d’offres, soumissions et processus d’attribution

Opérations

  • Demande de transportSaisie des demandes transport, qualité des données et file de correction
  • Exceptions transportConsole dédiée aux exceptions : classement des risques, qualité ETA et reprise
  • Recouvrement de fretRéclamations, contrôle doublons/fraudes, fuites et double validation bancaire
  • Tableau des chargements / SpotPlace de marché pour diffusion des chargements non attribués
  • Opérations colisComparaison tarifs, étiquettes, clôture manifeste et audit facture colis
  • Planification du transportMode explicatif, décisions transporteur, chargement et itinéraire avec validation ou modification
  • AttributionCascade d’appels d’offres, attribution, réservations, dispatch et preuve de livraison
  • Espaces de travail transportEspaces de travail transport par rôle : vos tâches à traiter, pas un mur
  • Analyse des présencesPrésence et analyses de main-d’œuvre
  • Analyse opérationnelleAnalyses opérationnelles
  • Heures supplémentairesSaisie des heures supplémentaires, compteur annuel et graphiques de période
  • PerformanceObjectifs de performance et retours
  • Présence du jourTableau de présence quotidien — présents, absents ou en congé
  • Tableaux de servicePlanning et évaluations de performance
  • SécuritéSécurité au travail
  • StatistiquesStatistiques de présence et d'absence sur une période
  • Affectation par zoneRépartition par zone — opérateurs par zone d’entrepôt

Exécution

  • ExpédierGestion du dispatch
  • Opérations terrainOpérations terrain
  • ÉtiquettesÉtiquettes transport
  • ManifestesManifests d’expédition

Actifs

  • ChauffeursGestion des conducteurs
  • FlotteGestion de flotte
  • Entretien des véhiculesPlanification maintenance préventive et corrective flotte
  • VéhiculesGestion des véhicules

Réseau

  • Traceurs GPSGestion et suivi des appareils GPS Teltonika
  • Données de base transportParties, transporteurs, services, réseau, référentiels et gouvernance
  • PrestatairesIdentifiants prestataires, catalogue et activation clients
  • Évaluation du transportGrilles tarifaires, accessoires, carburant, devis explicable et guide d’acheminement

Emplacements

  • LieuxGestion des emplacements
  • Zones de serviceConfiguration des zones de desserte

Installations

  • Opérations de courOpérations de parc

Système

  • Facturation automatiqueFacturation automatisée

Fret

  • Contrats avec les transporteursGestion des contrats transporteurs
  • Factures des transporteursGestion des factures transporteurs
  • Répartition des coûtsRépartition des coûts
  • Audit de fretContrôle des factures de transport

Finance du fret

  • NégociationEspace de négociation de fret

Administration RH

  • ConformitéConformité sociale
  • DocumentsDocuments contrôlés : procédures, politiques, approbations et historique
  • Catalogue des postesCatalogue des emplois : postes et effectifs de l’organisation
  • OrganisationOrganigramme : effectifs et hiérarchie
  • Coût de la main-d’œuvreTraitement de la paie
  • PersonnesGestion des opérateurs et du personnel
  • PlanificationPlanification des équipes
  • CompétencesCompétences et certifications
  • Suivi du tempsPointage et présence
  • Feuilles de tempsHoraires contractuels et temps mensuel travaillé/prévu
  • FormationProgrammes de formation

Ce que vous pouvez ouvrir

Les rubriques ci-dessous indiquent les espaces attribués à votre rôle.

  • Clients
  • Commandes
  • Transport
  • Finance
  • Finance transport
  • Personnel
  • Qualité
  • Rapports et assistant
  • Assistant
  • Direction

Tâches courantes

Changer la période de reporting

  1. Dans Période de reporting, choisissez Mois, Trimestre ou Année sous Période.
  2. Pour une plage précise, renseignez Du et Au, ou laissez les deux vides pour la période calendaire en cours.
  3. Cliquez sur Appliquer : tous les onglets utilisent désormais ces dates.

Suivre les objectifs KPI

  1. Ouvrez l’onglet À traiter.
  2. Dans Objectifs KPI, comparez chaque valeur réelle à son objectif ; le statut indique Dans la cible, À risque, Hors cible ou Sans objectif.
  3. Les objectifs sont tenus en finance et non sur cet écran ; demandez au Spécialiste finance si un objectif manque.

Examiner la croissance et les renouvellements

  1. Ouvrez l’onglet Croissance.
  2. Lisez Pipeline par étape et Renouvellements de contrats pour mesurer le chiffre d’affaires en jeu.
  3. Cliquez sur Ouvrir le pipeline pour consulter les opportunités dans CRM commercial en lecture seule.

Vérifier la santé des clients

  1. Ouvrez l’onglet Clients.
  2. Examinez Principaux clients, Clients à risque et Escalades & litiges.
  3. Cliquez sur Ouvrir les tickets clients pour lire, dans Tickets d'assistance, les tickets à l’origine d’une escalade.

Examiner effectifs, sécurité et risques

  1. Ouvrez Effectifs & sécurité pour l’effectif, le coût de main-d’œuvre et la Tendance sécurité ; Ouvrir le registre sécurité affiche les incidents.
  2. Ouvrez Gouvernance & risques pour le Registre des risques, les Constats d'audit, la Conformité, la Situation réglementaire et la Durabilité.
  3. Exportez les graphiques utiles avec la barre d’outils du graphique (PNG ou CSV).

Limites et aide

Votre accès est en lecture seule : vous ne pouvez ni créer ni modifier commandes, factures, campagnes de facturation, prix, opportunités, plannings ou réglages d’entrepôt, et vous ne gérez pas les utilisateurs. Vos seules actions sont les validations de budgets, de bons de commande et de compensations clients. Pour les accès, adressez-vous à l’Administrateur partenaire ; pour la facturation, au Spécialiste finance ; pour les opérations, au Responsable d’entrepôt ; pour le pipeline et les prix, à l’Administrateur commercial ; pour le personnel, à l’Administrateur RH.

contact@ysendgroup.com

Centre d’aide

Questions fréquentes

Pourquoi ne puis-je pas modifier une commande ou une facture ouverte depuis le tableau de bord ?

Le rôle de direction consulte tous les domaines métier sans les exécuter. Demandez la modification à l’équipe propriétaire de l’enregistrement (Responsable d’entrepôt, Spécialiste finance ou Administrateur commercial).

Quelle période couvrent les chiffres ?

La période choisie dans Période de reporting, par défaut le trimestre en cours, comparée à la période précédente. Si un lien partagé contient une période invalide, le message La période de ce lien est invalide. Le trimestre en cours est affiché. apparaît.

Le tableau de bord indique Certains rapports sont indisponibles. Cette synthèse est incomplète. Que faire ?

Un rapport n’a pas pu être chargé. Le domaine concerné propose de réessayer ; relancez après quelques instants et écrivez à contact@ysendgroup.com si le problème persiste.

Le Comité des actionnaires voit-il les mêmes informations que moi ?

Le comité ne voit que le Dossier du conseil, avec des chiffres agrégés. Le Tableau de bord du DG, ses liens de détail et les validations vous sont réservés.