סקירת הנהלה: מהתמונה הכוללת אל הפירוט
מתחיל כאשר: תחילת שבוע או חודש, או הכנה לישיבת הנהלה.
- פתחו את CEO overview, הגדירו את Reporting window (Period, או From ו-To) ולחצו על Apply.
- בלשונית Overview קראו את הכרטיסים Revenue, Gross margin, Orders shipped ו-On-time shipping מול התקופה הקודמת, וכן את התרשים Financial trend.
- בכרטיס Needs attention כל אות מסומן Urgent או Review; לחצו על הכפתור שליד האות כדי לפתוח את הלשונית שמסבירה אותו.
- ב-Service delivery עיינו ב-Performance by warehouse, ב-Backlog & exceptions וב-Delivery service & carrier mix; ב-Finance & cash עיינו ב-Receivables, ב-Receivables ageing ובטבלת התקציבים.
- השתמשו בקישור בראש המקטע (Open finance, Open pipeline, Open order book, Open workforce או Open client tickets) כדי לראות את הרשומות עצמן לקריאה בלבד.
- חזרו אחורה בדפדפן: CEO overview נפתח שוב באותה לשונית ובאותו חלון דיווח.
תוצאה: אתם יודעים אילו חריגות מאפיינות את התקופה, יחד עם הנתונים והרשומות שמאחוריהן, בלי ששיניתם נתון כלשהו.
השלב הבא: העבירו שאלות או החלטות לבעלי התחום: למנהל המחסן בנושאי תפעול, למומחה הכספים בנושאי חשבוניות וגבייה, ולמנהל משאבי האנוש בנושאי עובדים.
אישור תקציבים, הזמנות רכש ופיצויי לקוחות
מתחיל כאשר: Your sign-offs בלשונית Needs attention מציג ערך Pending גדול מאפס.
- פתחו את הלשונית Needs attention. Your sign-offs מציג את סך Pending, את החלוקה בין Budgets, Purchase orders ו-Indemnities, ואת מספר הימים שבהם ממתין הפריט הוותיק ביותר.
- ברשימה, ליד Budgets awaiting approval, לחצו על Open. המסך Billing & Finance נפתח בלשונית Budgets; אם תתבקשו, בחרו מחסן ב-Warehouse Scope.
- בדקו את התקציבים הנספרים תחת Pending Approval ולחצו על Approve בשורה. ההודעה Budget approved מופיעה והתקציב יוצא מתור האישורים.
- ליד Purchase orders awaiting approval לחצו על Open. סביבת שרשרת האספקה נפתחת בלשונית Procurement; עברו ללשונית Suppliers ולחצו על הזמנת הרכש.
- בדקו את השורות ואת הסכום הכולל, ולאחר מכן לחצו על ✓ Approve כדי לאשר את הזמנת הרכש, או על Reject והזינו את הסיבה.
- לפיצוי ללקוח, בלשונית Customers לחצו על Open client tickets, פתחו את הפנייה ב-Support Tickets, ותחת Client compensation לחצו על Approve ואשרו את Approve this compensation?, או לחצו על Reject עם נימוק.
- חזרו אל CEO overview ורעננו את הדף: ערך Pending ב-Your sign-offs יורד.
תוצאה: תקציבים מאושרים יכולים לקלוט הוצאות, הזמנת הרכש מאושרת מול הספק, והפיצוי המאושר מציג Client compensation approved — now owed to the depositor.
השלב הבא: מנהל המחסן רושם הוצאות על התקציב המאושר ומקבל את הזמנת הרכש; מנהל השירות לאחר מכירה מטפל בפיצוי מול הלקוח.
הכנת חבילת הדירקטוריון
מתחיל כאשר: מתקרבת ישיבה של ועדת בעלי המניות או דיווח לדירקטוריון.
- בתפריט הצד פתחו את Board pack. נפתח הדף Shareholders committee — board pack.
- הגדירו את Reporting window לתקופה שתידון בישיבה ולחצו על Apply.
- קראו את Headline indicators (Revenue, Gross margin, Orders shipped, Overdue receivables); השורה Generated מציינת מתי הופקה החבילה.
- תחת Needs attention השתמשו ב-Review finances או ב-Review governance כדי לפתוח את הלשונית המתאימה.
- בלשונית Overview עיינו בתרשימים Quarterly trend ו-Orders shipped, ולאחר מכן הרחיבו את Workforce ו-Customer base כדי לראות את הנתונים המצרפיים ואת Safety posture.
- השתמשו בסרגל הכלים של התרשים כדי לייצא אותו כ-PNG, לייצא את נתוניו כ-CSV או להגדיל אותו להקרנה.
תוצאה: בידיכם בדיוק הנתונים והתרשימים שהוועדה תראה עבור אותה תקופה, מוכנים למסמכי הישיבה.
השלב הבא: ועדת בעלי המניות קוראת את אותו Board pack מהחשבון שלה ומפנה אליכם את שאלותיה.