مراجعة تنفيذية: من الصورة العامة إلى التفاصيل
يبدأ عندما: بداية أسبوع أو شهر، أو التحضير لاجتماع الإدارة.
- افتحوا CEO overview واضبطوا Reporting window (Period، أو From وTo) ثم انقروا على Apply.
- في تبويب Overview اقرؤوا بطاقات Revenue وGross margin وOrders shipped وOn-time shipping مقارنةً بالفترة السابقة، إضافةً إلى مخطط Financial trend.
- في بطاقة Needs attention يحمل كل مؤشر وسم Urgent أو Review؛ انقروا على الزر المجاور للمؤشر لفتح التبويب الذي يشرحه.
- في Service delivery راجعوا Performance by warehouse وBacklog & exceptions وDelivery service & carrier mix؛ وفي Finance & cash راجعوا Receivables وReceivables ageing وجدول الميزانيات.
- استخدموا الرابط في أعلى القسم (Open finance أو Open pipeline أو Open order book أو Open workforce أو Open client tickets) لعرض السجلات الأصلية للاطلاع فقط.
- عودوا بزر الرجوع في المتصفح: تُفتح شاشة CEO overview مجدداً على التبويب نفسه وبنافذة التقارير نفسها.
النتيجة: تعرفون الاستثناءات التي تميز الفترة، مع الأرقام والسجلات التي تقف وراءها، دون تعديل أي بيانات.
الخطوة التالية: وجّهوا أسئلتكم أو قراراتكم إلى المسؤولين: مدير المستودع للعمليات، والاختصاصي المالي للفوترة والتحصيل، ومسؤول الموارد البشرية لشؤون الموظفين.
اعتماد الميزانيات وأوامر الشراء وتعويضات العملاء
يبدأ عندما: يعرض Your sign-offs في تبويب Needs attention قيمة Pending أكبر من صفر.
- افتحوا تبويب Needs attention. يعرض Your sign-offs إجمالي Pending وتوزيعه بين Budgets وPurchase orders وIndemnities، وعدد أيام انتظار أقدم بند.
- في القائمة، بجوار Budgets awaiting approval، انقروا على Open. تُفتح شاشة Billing & Finance على تبويب Budgets؛ وإذا طُلب منكم، اختاروا مستودعاً في Warehouse Scope.
- راجعوا الميزانيات المحسوبة ضمن Pending Approval وانقروا على Approve في السطر. تظهر رسالة Budget approved وتخرج الميزانية من قائمة الاعتماد.
- بجوار Purchase orders awaiting approval انقروا على Open. تُفتح مساحة سلسلة التوريد على تبويب Procurement؛ انتقلوا إلى تبويب Suppliers وانقروا على أمر الشراء.
- راجعوا البنود والإجمالي، ثم انقروا على ✓ Approve لتأكيد أمر الشراء، أو على Reject مع إدخال السبب.
- لتعويض عميل، انقروا في تبويب Customers على Open client tickets، وافتحوا التذكرة في Support Tickets، ثم ضمن Client compensation انقروا على Approve وأكدوا Approve this compensation?، أو انقروا على Reject مع ذكر السبب.
- عودوا إلى CEO overview وأعيدوا تحميل الصفحة: تنخفض قيمة Pending في Your sign-offs.
النتيجة: يمكن للميزانيات المعتمدة استيعاب النفقات، ويُؤكَّد أمر الشراء للمورد، ويعرض التعويض المعتمد Client compensation approved — now owed to the depositor.
الخطوة التالية: يسجّل مدير المستودع النفقات على الميزانية المعتمدة ويستلم أمر الشراء؛ ويتابع مدير خدمات ما بعد البيع التعويض مع العميل.
إعداد حزمة مجلس الإدارة
يبدأ عندما: اقتراب اجتماع لجنة المساهمين أو تقرير لمجلس الإدارة.
- من القائمة الجانبية افتحوا Board pack. تظهر صفحة Shareholders committee — board pack.
- اضبطوا Reporting window على الفترة التي سيناقشها الاجتماع وانقروا على Apply.
- اقرؤوا Headline indicators (Revenue وGross margin وOrders shipped وOverdue receivables)؛ ويبيّن سطر Generated وقت إعداد الحزمة.
- ضمن Needs attention استخدموا Review finances أو Review governance لفتح التبويب المقابل.
- في تبويب Overview راجعوا مخططَي Quarterly trend وOrders shipped، ثم وسّعوا Workforce وCustomer base لرؤية البيانات المجمّعة وSafety posture.
- استخدموا شريط أدوات المخطط لتصديره بصيغة PNG، أو تصدير بياناته بصيغة CSV، أو تكبيره للعرض.
النتيجة: تتوفر لديكم بالضبط الأرقام والمخططات التي ستراها اللجنة للفترة نفسها، جاهزة لوثائق الاجتماع.
الخطوة التالية: تطّلع لجنة المساهمين على Board pack نفسها من حسابها الخاص وتوجّه إليكم أسئلتها.