Een order volgen tot aan de pakbon
Start wanneer: Een klant of collega vraagt naar de stand van een order, of er verschijnt een nieuwe order onder ‘Recente orders’.
- Bekijk op het Dashboard ‘Recente orders’: elke regel toont het ‘Ordernummer’, de klant, de gevraagde datum en de ‘Status’.
- Klik op een regel om deze onder ‘Geselecteerde order’ te zien, of klik op ‘Alle orders bekijken’ om de ‘Operationele werkruimte’ op het tabblad ‘Orders’ te openen.
- Voor het volledige dossier opent u ‘Orders’ in de navigatie en selecteert u de order; de details openen naast de lijst.
- Open de orderpagina en lees op het tabblad ‘Overzicht’ de huidige status en de leveringsgegevens.
- Open het tabblad ‘Zendingen’ voor de zendingen van de order en daarna ‘Geschiedenis’ voor de vastgelegde gebeurtenissen.
- Controleer de kaart ‘Gefactureerde bedragen’ voor de bedragen die op de order zijn gefactureerd.
- Klik op ‘Pakbon (PDF)’ om de pakbon voor uw klant of uw administratie te downloaden.
Resultaat: U kent de huidige status van de order, de zendingen en de geschiedenis, en u hebt de pakbon als PDF.
Volgende stap: Moet de order worden gewijzigd, aangehouden of geannuleerd, stuur dan het ‘Ordernummer’ en de reden naar de Klantbeheerder.
Orders die aandacht nodig hebben beoordelen en overdragen
Start wanneer: Het Dashboard toont een melding zoals ‘3 orders moeten worden beoordeeld’.
- Lees op het Dashboard de melding met het aantal te beoordelen orders.
- Klik op ‘Orders bekijken’: de ‘Operationele werkruimte’ opent op het tabblad ‘Orders’ met het filter ‘Aandacht nodig’.
- Open elke vermelde order en noteer wat ontbreekt of blokkeert.
- Zet in ‘Orders’ ‘Aandacht nodig’ of ‘Alleen trage of vastgelopen tonen’ aan om dezelfde orders in uw orderboek te vinden.
- Lees het paneel ‘Klantwerk’ op de pagina ‘Orders’; elke kaart beschrijft de beslissing of de ontbrekende gegevens waarop het item wacht.
- Stuur de ordernummers en uw notities naar de Klantbeheerder, die de order corrigeert, aanhoudt of annuleert.
- Keer later terug naar het Dashboard: afgehandelde orders verdwijnen uit ‘Aandacht nodig’ en het aantal in de melding daalt.
Resultaat: Elke gemarkeerde order loopt weer of ligt met de benodigde gegevens bij de Klantbeheerder.
Volgende stap: De Klantbeheerder corrigeert de ordergegevens, houdt de order aan of annuleert deze.
Een voorraadreferentie voor een product voorstellen
Start wanneer: Uw goederen dragen een merchant-SKU of barcode die in Ysend nog niet aan het product is gekoppeld.
- Open ‘Catalogus’ in de navigatie; het scherm ‘Catalogus & SKU-koppeling’ toont uw ‘Producten’.
- Selecteer het product; de details tonen ‘Specificaties’, ‘Traceerbaarheid’ en ‘Aliassen & verpakking’.
- Kies onder ‘Merchant-koppeling voorstellen’ het ‘Type identificatie’: ‘Merchant-SKU’ of ‘Barcode’.
- Voer de ‘Waarde identificatie’ in precies zoals die op de goederen staat.
- Klik op ‘Koppelingsvoorstel indienen’; het voorstel wacht nu op goedkeuring.
- Vraag de Klantbeheerder het voorstel te beoordelen onder ‘Koppelingsgoedkeuringen’. Na goedkeuring verschijnt de referentie onder ‘Aliassen & verpakking’ met de status ‘Goedgekeurd’.
Resultaat: De merchant-SKU of barcode is aan het Ysend-product gekoppeld en staat vermeld met de status ‘Goedgekeurd’.
Volgende stap: De Klantbeheerder keurt het voorstel goed of wijst het af. Staat het op ‘Afgewezen’, controleer dan de waarde en dien een nieuw voorstel in.