De dagelijkse locatiereview op het Operatiebord uitvoeren
Start wanneer: Het begin van de werkdag, of een nieuwe melding onder „Waarschuwingen” op het „Operatiebord”.
- Open het „Operatiebord” en zet de keuzelijst „Magazijn” op één locatie of op „Alle magazijnen”; de sectie „Locaties” toont per locatie het openstaande orderboek en de zendingen van vandaag.
- Lees eerst „Waarschuwingen”, gesorteerd van ernstig naar minder ernstig, en daarna „Werkwachtrijen” en „Leeftijd van de achterstand” om het openstaande werk per activiteit en de wachttijd van orders te zien.
- Controleer het „Inbounddok” op ontvangsten die te lang wachten en het „Uitgaand dock” op orders die klaar zijn voor vertrek en wat ze tegenhoudt, inclusief de labelfouten van vandaag.
- Selecteer een bewaargever in de sectie „Bewaargevers” om het hele bord op die klant te filteren; gebruik „Alle merchants tonen” om terug te keren naar het volledige overzicht.
- Is de beloofde verzendtijd van een locatie gewijzigd, pas deze dan aan in „Cut-off en drempels” en klik op „Nu verversen”, zodat „Tempo tot de cutoff” en „Serviceniveau tot de cutoff” opnieuw worden berekend.
Resultaat: Het bord geeft de actuele situatie van elke locatie weer, en te laat werk, geblokkeerde ontvangsten en tegengehouden zendingen zijn in beeld.
Volgende stap: De Manager van de locatie en de Team Leaders verdelen het werk en voeren het uit op de vloer.
De order-cut-off en waarschuwingsdrempels van een magazijn instellen
Start wanneer: Een nieuwe locatie start, of de beloofde verzendtijd of het werkpatroon van een locatie verandert.
- Kies op het „Operatiebord” het magazijn in de keuzelijst „Magazijn”; de instellingen gelden telkens voor één locatie.
- Klik op „Cut-off en drempels”; de vermelding „Standaardinstellingen” betekent dat de locatie nog de standaardwaarden gebruikt.
- Vul de „Order-cut-off” in en vink de „Werkdagen” van de locatie aan.
- Stem de waarschuwingsdrempels, zoals „Doel op tijd (%)”, „Waarschuwing wachttijd dock (min)” en „Waarschuwing niet-toegewezen pickwerk (min)”, af op de praktijk van de locatie.
- Klik op „Opslaan”; het bericht „Bordinstellingen opgeslagen” verschijnt en het bord berekent de waarschuwingen en het tempo tot de cutoff opnieuw.
Resultaat: De locatie heeft een eigen cut-off en eigen drempels, en het bord waarschuwt op het juiste moment voor die locatie.
Volgende stap: De Manager en de Team Leaders van de locatie werken met de nieuwe cut-off; u volgt het effect bij de volgende dagelijkse review.
Een magazijnmedewerker toegang geven tot YSEND
Start wanneer: Een medewerker begint in een van uw magazijnen, wisselt van functie of locatie, of vertrekt.
- Open „Gebruikersbeheer” en zoek de persoon via „Zoeken op naam of e-mail…”; de lijst toont per account de rol, het magazijn en de status „Actief” of „Inactief”.
- Vul voor een nieuwe medewerker het paneel „Nieuwe gebruiker aanmaken” in, kies „Rol” en „Magazijn” en klik op „Gebruiker aanmaken”; het account verschijnt met de status „Actief” en de uitnodiging wordt verstuurd.
- Om rol of locatie te wijzigen selecteert u de gebruiker, klikt u op „Bewerken”, past u de velden aan en klikt u op „Wijzigingen opslaan”.
- Wanneer de persoon vertrekt, klikt u op „Deactiveren”; de status wordt „Inactief” en de persoon kan zich niet meer aanmelden. Gebruik „Reactiveren” bij terugkeer.
- Kan de persoon zich niet aanmelden, vraag dan uw partnerbeheerder om een wachtwoordherstel; die actie is niet beschikbaar voor de partnermanager.
Resultaat: Elke medewerker van uw locaties heeft precies één account met de juiste rol en het juiste magazijn, en vertrokken medewerkers kunnen zich niet meer aanmelden.
Volgende stap: De nieuwe gebruiker meldt zich aan en volgt de handleiding van zijn rol; de partnerbeheerder verzorgt wachtwoordherstel en accounts op partnerniveau.
Beslissen over verlofaanvragen van medewerkers
Start wanneer: Een medewerker dient een verlofaanvraag in, of de wekelijkse bezettingscontrole staat gepland.
- Open het personeelsgebied en kies „Verlof”; nieuwe aanvragen hebben de status „In afwachting”.
- Open een aanvraag en vergelijk de data met de geplande werklast van de locatie en met andere afwezigheden.
- Raadpleeg „Mensen” en „Organisatie” om te zien wie de diensten van de afwezige medewerker kan overnemen.
- Klik op „Goedkeuren”; het bericht „Verlofaanvraag goedgekeurd” verschijnt en de status wordt „Goedgekeurd”.
- Kan het verlof niet worden toegekend, klik dan op „Afwijzen” en vermeld de reden; de status wordt „Afgewezen”.
Resultaat: Elke openstaande aanvraag heeft een beslissing en de bezetting van de locatie voor de periode is bekend.
Volgende stap: De medewerker ziet de beslissing; de Manager en de Team Leaders van de locatie plannen de diensten rond goedgekeurd verlof.