Mener la revue quotidienne des sites sur le Tableau des opérations
Point de départ: Le début de la journée de travail, ou une nouvelle entrée dans « Alertes » du « Tableau des opérations ».
- Ouvrez le « Tableau des opérations » et réglez le sélecteur « Entrepôt » sur un site ou sur « Tous les entrepôts » ; la section « Sites » présente le carnet ouvert et les expéditions du jour de chaque site.
- Lisez d'abord « Alertes », classées de la plus grave à la moins grave, puis « Files de travail » et « Ancienneté du reste à faire » pour voir le travail ouvert par activité et le temps d'attente des commandes.
- Contrôlez le « Quai de réception » pour les réceptions qui attendent trop longtemps et le « Quai d'expédition » pour les commandes prêtes à partir et ce qui les retient, y compris les échecs d'étiquettes du jour.
- Sélectionnez un déposant dans la section « Déposants » pour filtrer tout le tableau sur ce client ; utilisez « Afficher tous les marchands » pour revenir à la vue complète.
- Si l'heure d'expédition promise d'un site a changé, ajustez-la dans « Coupure et seuils », puis cliquez sur « Actualiser » afin que « Rythme jusqu'à l'heure limite » et « Niveau de service à l'heure limite » soient recalculés.
Résultat: Le tableau reflète la situation actuelle de chaque site, et les travaux en retard, les réceptions bloquées et les expéditions retenues sont identifiés.
Étape suivante: Le Manager du site et les Team Leaders répartissent et exécutent le travail sur le terrain.
Fixer l'heure de coupure et les seuils d'alerte d'un entrepôt
Point de départ: Un nouveau site démarre, ou l'heure d'expédition promise ou le calendrier de travail d'un site change.
- Sur le « Tableau des opérations », choisissez l'entrepôt dans le sélecteur « Entrepôt » ; les réglages s'appliquent à un seul site à la fois.
- Cliquez sur « Coupure et seuils » ; la mention « Réglages par défaut » indique que le site utilise encore les valeurs standard.
- Renseignez la « Coupure des commandes » et cochez les « Jours travaillés » du site.
- Ajustez les seuils d'alerte, par exemple « Objectif de ponctualité (%) », « Alerte d'attente au quai (min) » et « Alerte préparation non affectée (min) », à la réalité du site.
- Cliquez sur « Enregistrer » ; le message « Réglages du tableau enregistrés » s'affiche et le tableau recalcule ses alertes et son rythme jusqu'à la coupure.
Résultat: Le site dispose de sa propre heure de coupure et de ses propres seuils, et le tableau déclenche les alertes au bon moment pour ce site.
Étape suivante: Le Manager et les Team Leaders du site travaillent selon la nouvelle coupure ; vous en suivez l'effet lors de la revue quotidienne suivante.
Donner accès à YSEND à un employé d'entrepôt
Point de départ: Un employé rejoint l'un de vos entrepôts, change de poste ou de site, ou quitte l'entreprise.
- Ouvrez « Gestion des utilisateurs » et retrouvez la personne avec « Rechercher par nom ou e-mail… » ; la liste indique pour chaque compte le rôle, l'entrepôt et le statut « Actif » ou « Inactif ».
- Pour un nouvel employé, remplissez le panneau « Créer un utilisateur », choisissez le « Rôle » et l'« Entrepôt », puis cliquez sur « Créer l'utilisateur » ; le compte apparaît avec le statut « Actif » et l'invitation est envoyée.
- Pour changer de rôle ou de site, sélectionnez l'utilisateur, cliquez sur « Modifier », ajustez les champs puis cliquez sur « Enregistrer les modifications ».
- Au départ de la personne, cliquez sur « Désactiver » ; le statut passe à « Inactif » et la personne ne peut plus se connecter. Utilisez « Réactiver » en cas de retour.
- Si la personne ne parvient pas à se connecter, demandez une réinitialisation du mot de passe à votre administrateur partenaire ; cette action n'est pas disponible pour le responsable partenaire.
Résultat: Chaque employé de vos sites dispose d'un compte unique avec le bon rôle et le bon entrepôt, et les personnes parties ne peuvent plus se connecter.
Étape suivante: Le nouvel utilisateur se connecte et suit le guide de son rôle ; l'administrateur partenaire gère les réinitialisations de mot de passe et les comptes de niveau partenaire.
Statuer sur les demandes de congé des employés
Point de départ: Un employé dépose une demande de congé, ou le contrôle hebdomadaire des effectifs arrive.
- Ouvrez l'espace des effectifs et sélectionnez « Congés » ; les nouvelles demandes portent le statut « En attente ».
- Ouvrez une demande et comparez les dates avec la charge prévue du site et les autres absences.
- Consultez « Personnes » et « Organisation » pour savoir qui peut couvrir les postes de l'employé absent.
- Cliquez sur « Approuver » ; le message « Demande de congé approuvée » s'affiche et le statut passe à « Approuvé ».
- Si le congé ne peut être accordé, cliquez sur « Rejeter » et indiquez le motif ; le statut passe à « Rejeté ».
Résultat: Chaque demande en attente a reçu une décision et les effectifs du site pour la période sont connus.
Étape suivante: L'employé voit la décision ; le Manager et les Team Leaders du site planifient les postes en tenant compte des congés approuvés.