ביצוע הסקירה היומית של האתרים ב-Operations board
מתחיל כאשר: תחילת יום העבודה, או רשומה חדשה ב-"התראות" במסך "לוח תפעול".
- פתחו את "לוח תפעול" והגדירו בבורר "מחסן" אתר אחד או "כל המחסנים"; האזור "אתרים" מציג לכל אתר את ההזמנות הפתוחות ואת המשלוחים של היום.
- קראו תחילה את "התראות", הממוינות מהחמורה ביותר, ולאחר מכן את "תורי עבודה" ו-"גיל הצבר" כדי לראות את העבודה הפתוחה לפי פעילות ואת זמן ההמתנה של ההזמנות.
- בדקו ב-"רציף קליטה" קבלות הממתינות זמן רב מדי, וב-"רציף יציאה" הזמנות המוכנות לצאת ומה מעכב אותן, כולל כשלי תוויות של היום.
- בחרו מפקיד באזור "מפקידים" כדי לסנן את כל הלוח לפי לקוח זה; השתמשו ב-"הצג את כל הסוחרים" כדי לחזור לתצוגה המלאה.
- אם מועד המשלוח שהובטח לאתר השתנה, עדכנו אותו ב-"שעת סגירה וספים" ולחצו על "רענון עכשיו" כדי ש-"קצב עד שעת הסגירה" ו-"רמת שירות עד שעת הסגירה" יחושבו מחדש.
תוצאה: הלוח משקף את המצב הנוכחי של כל אתר, והעבודה המאחרת, הקבלות התקועות והמשלוחים המעוכבים מזוהים.
השלב הבא: ה-Manager של האתר וה-Team Leaders מחלקים ומבצעים את העבודה ברצפה.
הגדרת מועד סגירת ההזמנות וספי ההתראה של מחסן
מתחיל כאשר: אתר חדש מתחיל לפעול, או שמועד המשלוח המובטח או לוח העבודה של אתר משתנה.
- במסך "לוח תפעול" בחרו את המחסן בבורר "מחסן"; ההגדרות חלות על אתר אחד בכל פעם.
- לחצו על "שעת סגירה וספים"; הכיתוב "הגדרות ברירת מחדל" מציין שהאתר עדיין משתמש בערכי ברירת המחדל.
- הגדירו את "שעת סגירת הזמנות" וסמנו את "ימי עבודה" של האתר.
- התאימו את ספי ההתראה, כגון "יעד עמידה בזמנים (%)", "התראת המתנה ברציף (דק')" ו-"התראת ליקוט לא משויך (דק')", למציאות של האתר.
- לחצו על "שמירה"; מופיעה ההודעה "הגדרות הלוח נשמרו" והלוח מחשב מחדש את ההתראות ואת הקצב עד מועד הסגירה.
תוצאה: לאתר יש מועד סגירה וספים משלו, והלוח מתריע בזמן הנכון עבור אתר זה.
השלב הבא: ה-Manager וה-Team Leaders של האתר עובדים לפי מועד הסגירה החדש; אתם עוקבים אחר ההשפעה בסקירה היומית הבאה.
מתן גישה ל-YSEND לעובד מחסן
מתחיל כאשר: עובד מצטרף לאחד המחסנים שלכם, מחליף תפקיד או אתר, או עוזב.
- פתחו את "ניהול משתמשים" ואתרו את האדם באמצעות "חיפוש לפי שם או דוא״ל…"; הרשימה מציגה לכל חשבון את התפקיד, המחסן והסטטוס "פעיל" או "לא פעיל".
- לעובד חדש מלאו את הלוח "יצירת משתמש חדש", בחרו "תפקיד" ו-"מחסן" ולחצו על "יצירת משתמש"; החשבון מופיע בסטטוס "פעיל" וההזמנה נשלחת.
- לשינוי תפקיד או אתר בחרו את המשתמש, לחצו על "עריכה", עדכנו את השדות ולחצו על "שמירת שינויים".
- כאשר האדם עוזב, לחצו על "השבתה"; הסטטוס משתנה ל-"לא פעיל" והאדם אינו יכול עוד להתחבר. השתמשו ב-"הפעלה מחדש" אם הוא חוזר.
- אם האדם אינו מצליח להתחבר, בקשו מה-Partner Administrator לאפס את הסיסמה; פעולה זו אינה זמינה ל-Partner Manager.
תוצאה: לכל עובד באתרים שלכם חשבון אחד בלבד עם התפקיד והמחסן הנכונים, ומי שעזב אינו יכול עוד להתחבר.
השלב הבא: המשתמש החדש מתחבר ופועל לפי המדריך של תפקידו; ה-Partner Administrator מטפל באיפוס סיסמאות ובחשבונות ברמת השותף.
החלטה על בקשות חופשה של עובדים
מתחיל כאשר: עובד מגיש בקשת חופשה, או שהגיע מועד בדיקת כוח האדם השבועית.
- פתחו את אזור כוח האדם ובחרו "חופשה"; לבקשות חדשות הסטטוס "בהמתנה".
- פתחו בקשה והשוו את התאריכים לעומס העבודה המתוכנן באתר ולהיעדרויות אחרות.
- עיינו ב-"אנשים" וב-"ארגון" כדי לראות מי יכול לכסות את המשמרות של העובד הנעדר.
- לחצו על "אישור"; מופיעה ההודעה "בקשת החופשה אושרה" והסטטוס משתנה ל-"אושרה".
- אם לא ניתן לאשר את החופשה, לחצו על "דחייה" והזינו סיבה; הסטטוס משתנה ל-"נדחה".
תוצאה: לכל בקשה ממתינה התקבלה החלטה, ואיוש האתר לתקופה ידוע.
השלב הבא: העובד רואה את ההחלטה; ה-Manager וה-Team Leaders של האתר מתכננים את המשמרות בהתאם לחופשות שאושרו.