Facturatie bij maandafsluiting
Start wanneer: Een facturatieperiode loopt af en de klantactiviteit van die periode moet worden gefactureerd.
- Bekijk in «Facturatie & financiën» de «Maandafsluitingsfacturatiecontrole» voor de periode en het cijfer «Uitgegeven facturen».
- Open het tabblad «Facturen», filter op «Concept» en open elk concept om klant, regels, bedragen en valuta te controleren. Heeft een factureerbare post nog geen factuur, gebruik dan «Factuur aanmaken».
- Kies «Uitgeven». De status wijzigt van «Concept» naar «Uitgegeven» en de factuur wordt een vordering.
- Kies «Versturen» om de uitgegeven factuur naar de klant te sturen.
- Ga terug naar de «Maandafsluitingsfacturatiecontrole» en gebruik «Factuurregister exporteren» en «Samenvattings-CSV exporteren» voor uw boekhouding.
- Filter in de weken daarna «Facturen» op «Achterstallig» om openstaande facturen op te volgen.
Resultaat: Alle facturen van de periode zijn uitgegeven en verstuurd, en het factuurregister is geëxporteerd.
Volgende stap: De Client Admin van elke klant ontvangt de factuur en betaalt; daarna registreert u de betaling (zie Inning en toewijzing).
Inning en toewijzing
Start wanneer: Er komt een betaling van een klant binnen op de bankrekening.
- Open het tabblad «Betalingen» en kies «Betaling aanmaken». Kies de factuur en voer het ontvangen bedrag in.
- Vergelijk de betaling met het bankafschrift en kies «Bevestigen». De betaling wordt weergegeven als «Bevestigd».
- Kies «Toewijzen». Kies in «Betaling toewijzen» de openstaande post en het bedrag en kies vervolgens «Toewijzing toepassen».
- Het openstaande saldo van de factuur daalt; is het volledig gedekt, dan toont de factuur «Betaald». Voor een betaling die buiten YSEND is voldaan, opent u de factuur en gebruikt u «Als betaald markeren».
- Is een betaling per vergissing geregistreerd, kies dan bij die betaling «Omkeren» en registreer haar opnieuw correct.
- Open «Grootboek» en controleer of «Vorderingensaldo» en «Totaal achterstallig» de betaling weerspiegelen.
Resultaat: De betaling is bevestigd en toegewezen, de factuur staat op «Betaald» en de vorderingen zijn bijgewerkt.
Volgende stap: Facturen die achterstallig blijven, worden opgevolgd met de Client Admin van de klant; de CEO en de Admin raadplegen de resulterende saldi.
Partnerverrekening en uitbetaling
Start wanneer: De activiteit van een partner over een periode moet worden gewaardeerd, goedgekeurd en betaald.
- Open het tabblad «Verrekeningen» en bekijk de tellers «Wacht op goedkeuring», «Klaar voor facturatie» en «Klaar om te betalen».
- Kies «Waardering starten» voor het datumvenster, zodat de activiteit van de periode wordt gewaardeerd.
- Kies, met de partner geselecteerd in het bereik, «Afrekening uitvoeren». De nieuwe verrekening toont «Wacht op goedkeuring».
- Controleer de bedragen van de verrekening en kies «Goedkeuren». De status wijzigt naar «Goedgekeurd».
- Goedgekeurde verrekeningen verschijnen onder «Klaar om te betalen»; kies «Uitbetaling aanmaken» om de betaling aan de partner voor te bereiden.
- Kies na de overboeking «Als betaald markeren» bij de verrekening en controleer daarna «Schuldensaldo» in «Grootboek».
Resultaat: De verrekening is goedgekeurd en betaald, en het schuldensaldo is overeenkomstig verlaagd.
Volgende stap: De Partner Admin van de partner ontvangt de uitbetaling; u stemt de periode af bij de maandafsluiting.