فوترة نهاية الشهر
يبدأ عندما: تنتهي فترة فوترة ويجب فوترة نشاط العملاء خلال تلك الفترة.
- في شاشة "الفوترة والشؤون المالية"، راجعوا "التحكم في فوترة نهاية الشهر" للفترة ومؤشر "الفواتير الصادرة".
- افتحوا علامة التبويب "الفواتير"، وصفّوا حسب "مسودة"، وافتحوا كل مسودة للتحقق من العميل والبنود والمبالغ والعملة. إذا لم تكن لبند قابل للفوترة فاتورة بعد، فاستخدموا "إنشاء فاتورة".
- اختاروا "المشكلة". تتغير الحالة من "مسودة" إلى "صادر" وتصبح الفاتورة ذمة مدينة.
- اختاروا "إرسال" لإرسال الفاتورة الصادرة إلى العميل.
- عودوا إلى "التحكم في فوترة نهاية الشهر" واستخدموا "تصدير سجل الفواتير" و"تصدير الملخص بصيغة CSV" لأغراض المحاسبة.
- خلال الأسابيع التالية، صفّوا "الفواتير" حسب "متأخر" لمتابعة الفواتير غير المسددة.
النتيجة: صدرت جميع فواتير الفترة وأُرسلت، وتم تصدير سجل الفواتير.
الخطوة التالية: يتسلم Client Admin لدى كل عميل الفاتورة ويسددها؛ ثم تسجلون الدفعة (انظر "التحصيل والتخصيص").
التحصيل والتخصيص
يبدأ عندما: تصل دفعة من عميل إلى الحساب المصرفي.
- افتحوا علامة التبويب "المدفوعات" واختاروا "إنشاء دفعة". حددوا الفاتورة وأدخلوا المبلغ المستلم.
- قارنوا الدفعة بكشف الحساب المصرفي واختاروا "تأكيد". تظهر الدفعة بالحالة "مؤكد".
- اختاروا "تخصيص". في نافذة "تخصيص دفعة" حددوا البند المفتوح والمبلغ، ثم اختاروا "تطبيق التخصيص".
- ينخفض الرصيد المفتوح للفاتورة؛ وعند تغطيته بالكامل تظهر الفاتورة بالحالة "مدفوع". للدفعات المسددة خارج YSEND، افتحوا الفاتورة واستخدموا "تسجيل السداد".
- إذا سُجلت دفعة عن طريق الخطأ، اختاروا "عكس" على تلك الدفعة ثم سجلوها مجدداً بشكل صحيح.
- افتحوا "دفتر الأستاذ العام" وتأكدوا من أن "رصيد الذمم المدينة" و"إجمالي المتأخرات" يعكسان الدفعة.
النتيجة: تم تأكيد الدفعة وتخصيصها، والفاتورة بالحالة "مدفوع"، والذمم المدينة محدّثة.
الخطوة التالية: تُتابَع الفواتير التي ما زالت متأخرة مع Client Admin لدى العميل؛ ويطّلع CEO وAdmin على الأرصدة الناتجة.
تسوية الشريك والدفع له
يبدأ عندما: يجب تسعير نشاط الشريك خلال فترة ما واعتماده وسداده.
- افتحوا علامة التبويب "التسويات" وراجعوا العدادات "بانتظار الموافقة" و"جاهز للفوترة" و"جاهز للدفع".
- اختاروا "إضافة احتساب الرسوم إلى قائمة الانتظار" لنطاق التواريخ حتى يتم تسعير نشاط الفترة.
- مع تحديد الشريك ضمن النطاق، اختاروا "تشغيل التسوية". تظهر التسوية الجديدة بالحالة "بانتظار الموافقة".
- تحققوا من مبالغ التسوية واختاروا "موافقة". تتغير الحالة إلى "تمت الموافقة".
- تظهر التسويات المعتمدة ضمن "جاهز للدفع"؛ اختاروا "إنشاء دفعة صرف" لتجهيز الدفعة للشريك.
- بعد تنفيذ التحويل، اختاروا "تسجيل السداد" على التسوية، ثم تحققوا من "رصيد الذمم الدائنة" في "دفتر الأستاذ العام".
النتيجة: تم اعتماد التسوية وسدادها، وانخفض رصيد الذمم الدائنة تبعاً لذلك.
الخطوة التالية: يتسلم Partner Admin لدى الشريك الدفعة؛ وتقومون بمطابقة الفترة عند إقفال الشهر.