Fakturowanie na koniec miesiąca
Początek: Kończy się okres rozliczeniowy i aktywność klientów z tego okresu musi zostać zafakturowana.
- Na ekranie «Rozliczenia i finanse» przejrzeć «Kontrola fakturowania na koniec miesiąca» dla danego okresu oraz wskaźnik «Wystawione faktury».
- Otworzyć kartę «Faktury», ustawić filtr «Szkic» i otworzyć każdy szkic, aby sprawdzić klienta, pozycje, kwoty i walutę. Jeżeli pozycja do zafakturowania nie ma jeszcze faktury, użyć «Utwórz fakturę».
- Wybrać «Wystaw». Status zmienia się ze «Szkic» na «Wystawiono», a faktura staje się należnością.
- Wybrać «Wyślij», aby przekazać wystawioną fakturę klientowi.
- Wrócić do «Kontrola fakturowania na koniec miesiąca» i użyć «Eksportuj rejestr faktur» oraz «Eksportuj podsumowanie CSV» na potrzeby księgowości.
- W kolejnych tygodniach filtrować «Faktury» według «Zaległe», aby monitorować nieopłacone faktury.
Wynik: Wszystkie faktury z okresu są wystawione i wysłane, a rejestr faktur jest wyeksportowany.
Następny krok: Client Admin każdego klienta otrzymuje fakturę i ją opłaca; następnie rejestruje się płatność (zob. Windykacja i przypisanie płatności).
Windykacja i przypisanie płatności
Początek: Na rachunek bankowy wpływa płatność od klienta.
- Otworzyć kartę «Płatności» i wybrać «Utwórz płatność». Wskazać fakturę i wpisać otrzymaną kwotę.
- Porównać płatność z wyciągiem bankowym i wybrać «Potwierdź». Płatność ma status «Potwierdzono».
- Wybrać «Przypisz». W oknie «Przypisz płatność» wskazać otwartą pozycję i kwotę, a następnie wybrać «Zastosuj przydział».
- Saldo otwarte faktury maleje; po pełnym pokryciu faktura ma status «Opłacona». W przypadku płatności rozliczonej poza YSEND otworzyć fakturę i użyć «Oznacz jako opłacone».
- Jeżeli płatność zarejestrowano omyłkowo, wybrać przy niej «Odwróć» i zarejestrować ją ponownie prawidłowo.
- Otworzyć «Księga główna» i sprawdzić, czy «Saldo należności» oraz «Łącznie zaległe» uwzględniają płatność.
Wynik: Płatność jest potwierdzona i przypisana, faktura ma status «Opłacona», a należności są aktualne.
Następny krok: Faktury nadal zaległe są wyjaśniane z Client Admin klienta; CEO i Admin analizują uzyskane salda.
Rozliczenie i wypłata dla partnera
Początek: Aktywność partnera w danym okresie musi zostać wyceniona, zatwierdzona i opłacona.
- Otworzyć kartę «Rozliczenia końcowe» i przejrzeć liczniki «Oczekuje na zatwierdzenie», «Gotowe do fakturowania» i «Gotowe do zapłaty».
- Wybrać «Uruchom wycenę» dla zakresu dat, aby wycenić aktywność okresu.
- Przy partnerze wybranym w zakresie wybrać «Uruchom rozliczenie». Nowe rozliczenie ma status «Oczekuje na zatwierdzenie».
- Sprawdzić kwoty rozliczenia i wybrać «Zatwierdź». Status zmienia się na «Zatwierdzone».
- Zatwierdzone rozliczenia pojawiają się w «Gotowe do zapłaty»; wybrać «Utwórz wypłatę», aby przygotować płatność dla partnera.
- Po wykonaniu przelewu wybrać przy rozliczeniu «Oznacz jako opłacone», a następnie sprawdzić «Saldo zobowiązań» w «Księga główna».
Wynik: Rozliczenie jest zatwierdzone i opłacone, a saldo zobowiązań odpowiednio zmniejszone.
Następny krok: Partner Admin partnera otrzymuje wypłatę; okres uzgadnia się przy zamknięciu miesiąca.