Facturation de fin de mois
Point de départ: Une période de facturation se termine et l’activité client de cette période doit être facturée.
- Dans «Facturation & finance», consultez le «Contrôle de facturation de fin de mois» de la période et vérifiez l’indicateur «Factures émises».
- Ouvrez l’onglet «Factures», filtrez sur «Brouillon» et ouvrez chaque brouillon pour contrôler le client, les lignes, les montants et la devise. Si un élément facturable n’a pas encore de facture, utilisez «Créer la facture».
- Sélectionnez «Émettre». Le statut passe de «Brouillon» à «Émis» et la facture devient une créance.
- Sélectionnez «Envoyer» pour transmettre la facture émise au client.
- Revenez au «Contrôle de facturation de fin de mois» et utilisez «Exporter le registre des factures» et «Exporter le récapitulatif en CSV» pour votre comptabilité.
- Dans les semaines qui suivent, filtrez «Factures» sur «En retard» pour suivre les impayés.
Résultat: Toutes les factures de la période sont émises et envoyées, et le registre des factures est exporté.
Étape suivante: Le Client Admin de chaque client reçoit la facture et la règle ; vous enregistrez ensuite le paiement (voir Encaissement et affectation).
Encaissement et affectation
Point de départ: Un paiement client arrive sur le compte bancaire.
- Ouvrez l’onglet «Paiements» et sélectionnez «Créer un paiement». Choisissez la facture et saisissez le montant reçu.
- Comparez le paiement au relevé bancaire et sélectionnez «Confirmer». Le paiement apparaît comme «Confirmé».
- Sélectionnez «Affecter». Dans «Affecter le paiement», choisissez l’élément ouvert et le montant, puis sélectionnez «Appliquer l'allocation».
- Le solde ouvert de la facture diminue ; une fois entièrement couverte, la facture apparaît comme «Payé». Pour un paiement réglé hors de YSEND, ouvrez la facture et utilisez «Marquer comme payé».
- Si un paiement a été saisi par erreur, sélectionnez «Inverser» sur ce paiement puis saisissez-le à nouveau correctement.
- Ouvrez «Grand livre» et vérifiez que «Solde des créances» et «Total en retard» reflètent le paiement.
Résultat: Le paiement est confirmé et affecté, la facture est «Payé» et les créances sont à jour.
Étape suivante: Les factures encore en retard sont relancées auprès du Client Admin du client ; le CEO et l’Admin consultent les soldes obtenus.
Règlement et versement partenaire
Point de départ: L’activité d’un partenaire sur une période doit être valorisée, approuvée et payée.
- Ouvrez l’onglet «Règlements» et consultez les compteurs «En attente d'approbation», «Prêt à facturer» et «Prêt à payer».
- Sélectionnez «Lancer la valorisation» pour la plage de dates afin de valoriser l’activité de la période.
- Le partenaire étant sélectionné dans le périmètre, sélectionnez «Lancer le règlement». Le nouveau règlement apparaît «En attente d'approbation».
- Contrôlez les montants du règlement et sélectionnez «Approuver». Le statut passe à «Approuvé».
- Les règlements approuvés apparaissent sous «Prêt à payer» ; sélectionnez «Créer un versement» pour préparer le paiement au partenaire.
- Une fois le paiement effectué hors de YSEND, sélectionnez «Marquer comme payé» sur le règlement, puis vérifiez «Solde des dettes» dans «Grand livre».
Résultat: Le règlement est approuvé et payé, et le solde des dettes diminue d’autant.
Étape suivante: Le Partner Admin du partenaire reçoit le versement ; vous rapprochez la période lors de la clôture mensuelle.