חיוב בסוף החודש
מתחיל כאשר: תקופת חיוב מסתיימת ויש לחייב את פעילות הלקוחות של אותה תקופה.
- במסך "חיוב וכספים" עיינו ב-"בקרת חיוב בסוף חודש" של התקופה ובנתון "חשבוניות שהונפקו".
- פתחו את הלשונית "חשבוניות", סננו לפי "טיוטה" ופתחו כל טיוטה כדי לבדוק לקוח, שורות, סכומים ומטבע. אם לפריט בר-חיוב אין עדיין חשבונית, השתמשו ב-"יצירת חשבונית".
- בחרו "בעיה". הסטטוס משתנה מ-"טיוטה" ל-"הונפק" והחשבונית הופכת לחוב לקוח.
- בחרו "שלח" כדי לשלוח את החשבונית שהונפקה ללקוח.
- חזרו ל-"בקרת חיוב בסוף חודש" והשתמשו ב-"ייצוא מרשם חשבוניות" וב-"ייצוא הסיכום ל־CSV" עבור הנהלת החשבונות.
- בשבועות הבאים סננו את "חשבוניות" לפי "באיחור" כדי לעקוב אחר חשבוניות שלא שולמו.
תוצאה: כל חשבוניות התקופה הונפקו ונשלחו, ומרשם החשבוניות יוצא.
השלב הבא: ה-Client Admin של כל לקוח מקבל את החשבונית ומשלם אותה; לאחר מכן אתם רושמים את התשלום (ראו "גבייה והקצאה").
גבייה והקצאה
מתחיל כאשר: תשלום מלקוח מגיע לחשבון הבנק.
- פתחו את הלשונית "תשלומים" ובחרו "יצירת תשלום". בחרו את החשבונית והזינו את הסכום שהתקבל.
- השוו את התשלום לדף הבנק ובחרו "אישור". התשלום מוצג כ-"אושר".
- בחרו "הקצאה". בחלון "שיוך תשלום" בחרו את הפריט הפתוח ואת הסכום, ולאחר מכן "החלת השיוך".
- היתרה הפתוחה של החשבונית קטנה; כשהיא מכוסה במלואה, החשבונית מוצגת כ-"שולם". עבור תשלום שהוסדר מחוץ ל-YSEND, פתחו את החשבונית והשתמשו ב-"סימון כשולם".
- אם תשלום נרשם בטעות, בחרו "היפוך" באותו תשלום ורשמו אותו מחדש כראוי.
- פתחו את "הספר הראשי" וודאו ש-"יתרה לגבייה" ו-"סך הסכום שמועד פירעונו חלף" משקפים את התשלום.
תוצאה: התשלום אושר והוקצה, החשבונית במצב "שולם" וחובות הלקוחות מעודכנים.
השלב הבא: חשבוניות שנותרו בפיגור מטופלות מול ה-Client Admin של הלקוח; ה-CEO וה-Admin מעיינים ביתרות שהתקבלו.
התחשבנות ותשלום לשותף
מתחיל כאשר: יש לתמחר, לאשר ולשלם את פעילות השותף בתקופה מסוימת.
- פתחו את הלשונית "התחשבנויות" ועיינו במונים "ממתין לאישור", "מוכן להנפקת חשבונית" ו-"מוכן לתשלום".
- בחרו "העברת תמחור לתור" עבור טווח התאריכים כדי לתמחר את פעילות התקופה.
- כשהשותף נבחר בהיקף, בחרו "הרצת התחשבנות". ההתחשבנות החדשה מוצגת כ-"ממתין לאישור".
- בדקו את סכומי ההתחשבנות ובחרו "אישור". הסטטוס משתנה ל-"אושרה".
- התחשבנויות מאושרות מופיעות תחת "מוכן לתשלום"; בחרו "יצירת תשלום יוצא" כדי להכין את התשלום לשותף.
- לאחר ביצוע ההעברה, בחרו "סימון כשולם" בהתחשבנות ובדקו את "יתרה לתשלום" ב-"הספר הראשי".
תוצאה: ההתחשבנות אושרה ושולמה, ויתרת ההתחייבויות קטנה בהתאם.
השלב הבא: ה-Partner Admin של השותף מקבל את התשלום; אתם מבצעים התאמה של התקופה בסגירת החודש.