Fatturazione di fine mese
Inizia quando: Un periodo di fatturazione si chiude e l’attività dei clienti di quel periodo deve essere fatturata.
- In «Fatturazione e finanza», esamini il «Controllo fatturazione di fine mese» del periodo e il valore «Fatture emesse».
- Apra la scheda «Fatture», filtri per «Bozza» e apra ogni bozza per controllare cliente, righe, importi e valuta. Se una voce fatturabile non ha ancora una fattura, utilizzi «Crea fattura».
- Selezioni «Emetti». Lo stato passa da «Bozza» a «Emesso» e la fattura diventa un credito.
- Selezioni «Invia» per trasmettere la fattura emessa al cliente.
- Torni al «Controllo fatturazione di fine mese» e utilizzi «Esporta il registro fatture» e «Esporta riepilogo CSV» per la contabilità.
- Nelle settimane successive filtri «Fatture» per «Scaduto» per seguire gli insoluti.
Risultato: Tutte le fatture del periodo sono emesse e inviate e il registro fatture è esportato.
Passo successivo: Il Client Admin di ogni cliente riceve la fattura e la paga; Lei registra poi il pagamento (vedere Incasso e imputazione).
Incasso e imputazione
Inizia quando: Sul conto bancario arriva un pagamento di un cliente.
- Apra la scheda «Pagamenti» e selezioni «Crea pagamento». Scelga la fattura e inserisca l’importo ricevuto.
- Confronti il pagamento con l’estratto conto e selezioni «Conferma». Il pagamento risulta «Confermato».
- Selezioni «Alloca». In «Imputa pagamento» scelga la partita aperta e l’importo, quindi selezioni «Applica allocazione».
- Il saldo aperto della fattura diminuisce; quando è interamente coperto, la fattura risulta «Pagato». Per un pagamento saldato al di fuori di YSEND, apra la fattura e utilizzi «Segna come pagato».
- Se un pagamento è stato registrato per errore, selezioni «Inverti» su quel pagamento e lo registri di nuovo correttamente.
- Apra «Libro mastro» e verifichi che «Saldo crediti» e «Totale scaduto» riflettano il pagamento.
Risultato: Il pagamento è confermato e imputato, la fattura è «Pagato» e i crediti sono aggiornati.
Passo successivo: Le fatture ancora scadute vengono sollecitate al Client Admin del cliente; il CEO e l’Admin consultano i saldi risultanti.
Liquidazione e pagamento ai partner
Inizia quando: L’attività di un partner in un periodo deve essere valorizzata, approvata e pagata.
- Apra la scheda «Liquidazioni» ed esamini i contatori «In attesa di approvazione», «Pronto per la fatturazione» e «Pronto per il pagamento».
- Selezioni «Avvia valorizzazione» per l’intervallo di date, in modo che l’attività del periodo venga valorizzata.
- Con il partner selezionato nel perimetro, selezioni «Esegui liquidazione». La nuova liquidazione risulta «In attesa di approvazione».
- Controlli gli importi della liquidazione e selezioni «Approva». Lo stato passa a «Approvato».
- Le liquidazioni approvate compaiono in «Pronto per il pagamento»; selezioni «Crea liquidazione» per preparare il pagamento al partner.
- Dopo il bonifico, selezioni «Segna come pagato» sulla liquidazione e verifichi «Saldo debiti» nel «Libro mastro».
Risultato: La liquidazione è approvata e pagata e il saldo debiti si riduce di conseguenza.
Passo successivo: Il Partner Admin del partner riceve il pagamento; Lei riconcilia il periodo alla chiusura mensile.