Faturação de fim de mês
Começa quando: Termina um período de faturação e a atividade dos clientes nesse período tem de ser faturada.
- Em «Faturação e finanças», consulte o «Controlo de faturação de fim de mês» do período e o indicador «Faturas emitidas».
- Abra o separador «Faturas», filtre por «Rascunho» e abra cada rascunho para verificar cliente, linhas, montantes e moeda. Se um item faturável ainda não tiver fatura, utilize «Criar fatura».
- Selecione «Emitir». O estado passa de «Rascunho» para «Emitido» e a fatura torna-se um valor a receber.
- Selecione «Enviar» para remeter a fatura emitida ao cliente.
- Regresse ao «Controlo de faturação de fim de mês» e utilize «Exportar o registro de faturas» e «Exportar resumo em CSV» para a contabilidade.
- Nas semanas seguintes, filtre «Faturas» por «Em atraso» para acompanhar as faturas por pagar.
Resultado: Todas as faturas do período estão emitidas e enviadas e o registo de faturas está exportado.
Passo seguinte: O Client Admin de cada cliente recebe a fatura e paga-a; em seguida, regista o pagamento (ver Cobrança e alocação).
Cobrança e alocação
Começa quando: Chega à conta bancária um pagamento de um cliente.
- Abra o separador «Pagamentos» e selecione «Criar pagamento». Escolha a fatura e introduza o montante recebido.
- Compare o pagamento com o extrato bancário e selecione «Confirmar». O pagamento aparece como «Confirmado».
- Selecione «Alocar». Em «Alocar pagamento», escolha a partida em aberto e o montante e, depois, «Aplicar alocação».
- O saldo em aberto da fatura diminui; quando estiver totalmente coberto, a fatura aparece como «Pago». Para um pagamento liquidado fora do YSEND, abra a fatura e utilize «Marcar como pago».
- Se um pagamento tiver sido registado por engano, selecione «Inverter» nesse pagamento e registe-o novamente de forma correta.
- Abra «Razão geral» e verifique se «Saldo a receber» e «Total em atraso» refletem o pagamento.
Resultado: O pagamento está confirmado e alocado, a fatura está «Pago» e os valores a receber estão atualizados.
Passo seguinte: As faturas que continuam em atraso são acompanhadas junto do Client Admin do cliente; o CEO e o Admin consultam os saldos resultantes.
Liquidação e pagamento a parceiros
Começa quando: A atividade de um parceiro num período tem de ser valorizada, aprovada e paga.
- Abra o separador «Liquidações» e consulte os contadores «Aprovação pendente», «Pronto para faturar» e «Pronto para pagar».
- Selecione «Iniciar valorização» para o intervalo de datas, para que a atividade do período seja valorizada.
- Com o parceiro selecionado no âmbito, selecione «Executar liquidação». A nova liquidação aparece como «Aprovação pendente».
- Verifique os montantes da liquidação e selecione «Aprovar». O estado passa para «Aprovado».
- As liquidações aprovadas aparecem em «Pronto para pagar»; selecione «Criar pagamento a terceiros» para preparar o pagamento ao parceiro.
- Depois da transferência, selecione «Marcar como pago» na liquidação e verifique «Saldo a pagar» no «Razão geral».
Resultado: A liquidação está aprovada e paga e o saldo a pagar é reduzido em conformidade.
Passo seguinte: O Partner Admin do parceiro recebe o pagamento; a reconciliação do período é feita no fecho mensal.