माह-अंत बिलिंग
कब शुरू होता है: एक बिलिंग अवधि समाप्त होती है और उस अवधि की ग्राहक गतिविधि का चालान बनाना होता है।
- "बिलिंग और वित्त" पर अवधि का "माह-अंत बिलिंग नियंत्रण" और "जारी इनवॉइस" संकेतक देखें।
- "इनवॉइस" टैब खोलें, "ड्राफ़्ट" से फ़िल्टर करें और हर ड्राफ़्ट खोलकर ग्राहक, पंक्तियाँ, राशियाँ और मुद्रा जाँचें। यदि किसी बिल योग्य मद का अभी चालान नहीं है, तो "चालान बनाएँ" का उपयोग करें।
- "समस्या" चुनें। स्थिति "ड्राफ़्ट" से "जारी किया गया" हो जाती है और चालान प्राप्य राशि बन जाता है।
- जारी चालान ग्राहक को भेजने के लिए "भेजें" चुनें।
- "माह-अंत बिलिंग नियंत्रण" पर लौटें और लेखा अभिलेखों के लिए "चालान रजिस्टर निर्यात करें" तथा "सारांश CSV निर्यात करें" का उपयोग करें।
- अगले सप्ताहों में बकाया चालानों पर नज़र रखने के लिए "इनवॉइस" को "विलंबित" से फ़िल्टर करें।
परिणाम: अवधि के सभी चालान जारी और प्रेषित हो चुके हैं, और चालान रजिस्टर निर्यात हो चुका है।
अगला चरण: प्रत्येक ग्राहक का Client Admin चालान प्राप्त कर भुगतान करता है; इसके बाद आप भुगतान दर्ज करते हैं (देखें "भुगतान वसूली और आवंटन")।
भुगतान वसूली और आवंटन
कब शुरू होता है: किसी ग्राहक का भुगतान बैंक खाते में आता है।
- "भुगतान" टैब खोलें और "भुगतान बनाएँ" चुनें। चालान चुनें और प्राप्त राशि दर्ज करें।
- भुगतान का बैंक विवरण से मिलान करें और "पुष्टि करें" चुनें। भुगतान "पुष्ट" दिखता है।
- "आवंटित करें" चुनें। "भुगतान आवंटित करें" में खुली मद और राशि चुनें, फिर "आवंटन लागू करें" चुनें।
- चालान का खुला शेष घटता है; पूरी तरह कवर होने पर चालान "भुगतान किया गया" दिखता है। YSEND के बाहर निपटाए गए भुगतान के लिए चालान खोलें और "भुगतान किया गया चिह्नित करें" का उपयोग करें।
- यदि कोई भुगतान गलती से दर्ज हुआ है, तो उस भुगतान पर "प्रविष्टि पलटें" चुनें और उसे पुनः सही ढंग से दर्ज करें।
- "सामान्य खाता-बही" खोलें और सुनिश्चित करें कि "प्राप्य शेष" और "कुल अतिदेय राशि" में भुगतान दिखाई दे रहा है।
परिणाम: भुगतान पुष्ट और आवंटित है, चालान "भुगतान किया गया" है और प्राप्य राशियाँ अद्यतन हैं।
अगला चरण: जो चालान अब भी बकाया हैं, उन पर ग्राहक के Client Admin के साथ अनुवर्ती कार्रवाई होती है; CEO और Admin परिणामी शेष देखते हैं।
पार्टनर निपटान और भुगतान
कब शुरू होता है: किसी अवधि में पार्टनर की गतिविधि का मूल्यांकन, स्वीकृति और भुगतान करना होता है।
- "निपटान" टैब खोलें और "अनुमोदन की प्रतीक्षा में", "चालान बनाने के लिए तैयार" तथा "भुगतान के लिए तैयार" काउंटर देखें।
- तिथि सीमा के लिए "शुल्क गणना कतार में जोड़ें" चुनें ताकि अवधि की गतिविधि का मूल्यांकन हो।
- दायरे में पार्टनर चुने होने पर "निपटान चलाएँ" चुनें। नया निपटान "अनुमोदन की प्रतीक्षा में" दिखता है।
- निपटान की राशियाँ जाँचें और "स्वीकृत करें" चुनें। स्थिति "मंज़ूर" हो जाती है।
- स्वीकृत निपटान "भुगतान के लिए तैयार" में दिखते हैं; पार्टनर को भुगतान तैयार करने के लिए "भुगतान वितरण बनाएँ" चुनें।
- अंतरण के बाद निपटान पर "भुगतान किया गया चिह्नित करें" चुनें, फिर "सामान्य खाता-बही" में "देय शेष" जाँचें।
परिणाम: निपटान स्वीकृत और भुगतान हो चुका है, और देय शेष उसी अनुसार घट गया है।
अगला चरण: पार्टनर का Partner Admin भुगतान प्राप्त करता है; आप माह-अंत समापन पर अवधि का मिलान करते हैं।